Limbi: English · Čeština · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Polski · Português · Română
Acest document există în zece limbi. Versiunea în engleză este cea de referință.

Politica de confidențialitate cosmetiFULL

Ultima actualizare: 31 octombrie 2026 · Se aplică: platformei cosmetiFULL și tuturor serviciilor furnizate în cadrul acesteia

Versiunea în limba engleză este versiunea de referință și prevalează în caz de divergență între versiuni. Pentru consumatori, versiunea în limba în care ați încheiat contractul prevalează în favoarea dumneavoastră acolo unde cele două diferă, iar acolo unde o clauză este neclară prevalează interpretarea cea mai favorabilă dumneavoastră.

1. Cine suntem și în ce calitate

cosmetiFULL este o platformă de servicii digitale pentru industria cosmetică, operată de:

Nicodemo & Signa Company Srl

Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, România

Cod de înregistrare în scopuri de TVA / cod unic de înregistrare: RO15617609

Număr de ordine în registrul comerțului: J02/809/2003

Email: info@cosmetifull.com

În această politică, „noi" și „al nostru" desemnează Nicodemo & Signa Company Srl.

Nu avem același rol pentru toate datele de pe platformă, iar diferența contează pentru dumneavoastră.

• Suntem operator pentru datele de cont, de autentificare și de acces, pentru datele privind creditele preplătite și achizițiile, pentru datele de facturare și contabile, pentru securitatea platformei și jurnalele tehnice, precum și pentru comunicările noastre cu dumneavoastră.
• Suntem persoană împuternicită de operator pentru conținutul pe care îl încarcă un client și pentru datele cu caracter personal pe care acel conținut le cuprinde. Acolo, clientul este operatorul, iar noi acționăm pe baza instrucțiunilor sale documentate, în temeiul unui acord privind prelucrarea datelor încheiat cu acesta potrivit art. 28 din RGPD. Articolul 4 din prezenta politică explică ce înseamnă acest lucru în practică și cui trebuie să vă adresați. La instrucțiunea clientului (Acordul privind prelucrarea datelor, clauza 17), derivăm de asemenea din acel conținut cunoștințe agregate, fără elemente de identificare: a se vedea articolul 19.

Avem același rol pentru fiecare serviciu al platformei, prezent și viitor. Astăzi platforma cuprinde LabelCheck (verificarea etichetelor cosmetice în raport cu normele UE, în prezent în faza beta), ExpertDesk (consultanță profesională generată de un sistem de inteligență artificială) și PIFBuilder (întocmirea și verificarea dosarului cu informații despre produs prevăzut de Regulamentul (CE) nr. 1223/2009, în prezent în fază de test și doar pe bază de invitație). ExpertDesk are propria politică de confidențialitate, accesibilă în aplicație, iar aceea se aplică în locul acesteia pentru conținutul conversațiilor sale. Și PIFBuilder are propria politică de confidențialitate, accesibilă în aplicație, iar aceea se aplică în locul acesteia pentru ceea ce se întâmplă în interiorul său. FormulaArchive este în construcție și nu este încă pus în vânzare. Când va deveni disponibil, va fi acoperit de aceeași politică, cu excepția cazului în care publicăm o notă de informare specifică pentru el.

2. Contactul pentru protecția datelor și responsabilul cu protecția datelor

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât prelucrările noastre nu se încadrează în cazurile enumerate la art. 37 alin. (1) din RGPD: nu suntem o autoritate publică, activitățile noastre principale nu constau în monitorizarea periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date.

Pentru orice întrebare privind această politică sau datele dumneavoastră, scrieți la info@cosmetifull.com. Acesta este punctul nostru public unic de contact în materie de protecție a datelor.

3. Cui i se aplică această politică

Această politică se aplică tuturor persoanelor ale căror date cu caracter personal le prelucrăm și, în special:

• clienților profesionali: societăți, profesioniști și utilizatorii pe care aceștia îi autorizează;
• consumatorilor: persoane fizice care cumpără în scopuri din afara activității lor comerciale, industriale sau de producție, artizanale ori liberale;
• persoanelor menționate în documentele pe care le încarcă un client, pentru care articolul 4 explică situația;
• autorilor cosmetiLEARN, pentru care articolul 7.12 explică ce prelucrăm despre pagina lor publică;
• persoanelor care semnalează o pagină cosmetiLEARN, pentru care articolul 7.13 explică ce facem cu notificarea lor.

Acolo unde o regulă se aplică numai consumatorilor, o spunem. Articolul 22 adună punctele care îi privesc în mod specific pe consumatori.

4. Acolo unde suntem persoană împuternicită de operator, nu operator

O mare parte din ceea ce trece prin platformă nu reprezintă datele noastre și nu este prelucrată în scopurile noastre. Când un producător, un consultant sau o persoană responsabilă de evaluarea siguranței încarcă o machetă de etichetă (artwork), o formulă sau un dosar, acel material poate menționa persoane: o persoană responsabilă tipărită pe un ambalaj, un contact tehnic, o persoană responsabilă de evaluarea siguranței care semnează un document.

Pentru aceste date:

• clientul care le încarcă este operatorul. El decide de ce sunt prelucrate și ce se întâmplă cu ele.
• noi suntem persoana împuternicită de operator. Le prelucrăm exclusiv pentru a rula funcțiile pe care clientul le solicită, pe baza instrucțiunilor sale documentate și, dincolo de acestea, numai pentru a deriva cunoștințele agregate pe care clientul le autorizează în clauza 17 din Acordul privind prelucrarea datelor (articolul 19).
• Relația este guvernată de Acordul privind prelucrarea datelor anexat Termenilor și condițiilor noastre, care cuprinde ceea ce cere art. 28 alin. (3) din RGPD, inclusiv lista subîmputerniciților și notificarea pe care o primiți înainte ca vreunul dintre ei să se schimbe.

Persoanele implicate sunt organizația client și membrii pe care aceasta îi autorizează în contul său de companie, potrivit rolurilor disponibile în platformă (Termenii și condițiile noastre, articolul 6). Organizația decide, în interiorul platformei, cine intră și cu ce rol.

Dacă sunteți menționat într-un document încărcat de unul dintre clienții noștri, obligația de a vă informa potrivit art. 13 și art. 14 din RGPD revine acelei organizații, nu nouă, întrucât organizația este cea care are relația cu dumneavoastră și decide ce face cu datele dumneavoastră. Dacă ne scrieți pentru a exercita un drept asupra acelor date, nu decidem noi asupra cererii: o transmitem organizației fără întârziere nejustificată și o sprijinim să vă răspundă, așa cum cere art. 28 alin. (3) lit. (e) din RGPD. Spuneți-ne cărei societăți îi aparține documentul și îl vom direcționa.

Restul acestei politici descrie datele pentru care noi suntem operatorul, cu excepția cazurilor în care se prevede altfel.

5. Ce date prelucrăm

5.1 Datele de cont

Numele, adresa de email, denumirea companiei acolo unde este cazul, parola stocată sub formă de hash, rolul în cadrul unui cont de companie, preferințele de limbă și de interfață, alegerea dumneavoastră privind cunoștințele derivate (articolul 19), data înregistrării.

Dacă titularul unui cont de companie vă adaugă în echipa companiei, numele și adresa dumneavoastră de email le primim de la acel titular, nu de la dumneavoastră. Le folosim pentru a vă trimite invitația (articolul 7.11) și, după ce vă alegeți o parolă, ca date de cont descrise mai sus.

Dacă introduceți un cod atunci când solicitați accesul (de exemplu, un cod tipărit într-o carte sau un cod deja completat de linkul pe care l-ați urmat), codul introdus. Dacă sunteți titularul unui cod, codul însuși, al cărui text poate fi numele dumneavoastră.

Dacă solicitați accesul de pe site-ul nostru, pagina de pe site-ul nostru de la care ați inițiat cererea; iar dacă linkul pe care l-ați urmat conține datele unei campanii, de exemplu pentru că provine din una dintre reclamele noastre, aceste date: sursa, mediul, campania și reclama.

5.2 Conținutul pe care îl transmiteți (aici suntem persoană împuternicită de operator, a se vedea articolul 4)

Machetele de etichetă (artwork), textele, formulele și documentația de produs pe care le transmiteți, analizele și documentele salvate în contul dumneavoastră și mesajele dumneavoastră din chatul de clarificări.

Imaginile pe care le încărcați pentru o analiză sunt prelucrate pentru a produce rezultatul și nu sunt stocate: ce rămâne în contul dumneavoastră este analiza, rezumatul acesteia, versiunile și mesajele dumneavoastră. Documentele pe care le atașați unei declarații sunt și ele prelucrate pentru a produce rezultatul și în prezent nu sunt stocate: vor fi păstrate numai începând din momentul în care funcția de atașare este activă în serviciu, iar de atunci până când le ștergeți sau până la ștergerea contului. Fișierele pe care le atașați unui mesaj de feedback sunt stocate.

Nu solicităm categorii speciale de date cu caracter personal și nu ar trebui să le încărcați.

5.3 Datele de achiziție și de facturare

Această categorie există pentru că platforma se vinde. Prelucrăm:

• pentru clienții profesionali: denumirea companiei, adresa de facturare, țara, codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală;
• pentru consumatori: numele și adresa de facturare;
• rezultatul verificării codului de înregistrare în scopuri de TVA descrise la articolul 15, inclusiv situația în care sistemul nu a putut răspunde;
• dovezile folosite pentru a stabili țara dumneavoastră în scopuri de TVA, adică adresa de facturare pe care ne-o comunicați și adresa IP a achiziției, așa cum cere articolul 24b din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011;
• datele achiziției: data, cantitatea de credite cumpărate, suma, moneda, tratamentul de TVA aplicat;
• soldul de credite și istoricul consumului pe serviciile platformei;
• numărul facturii, data facturii și o copie a facturii;
• identificatorul tranzacției și, dacă este cazul, identificatorul restituirii primit de la Stripe;
• pentru consumatori: evidența cererii exprese de executare imediată și a luării la cunoștință exprimate potrivit articolului 34 din Termenii și condițiile noastre, precum și evidența oricărei declarații de retragere pe care ne-o trimiteți.

Elementele de facturare nu sunt opționale. Ele sunt ceea ce legislația fiscală cere ca o factură să conțină (art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal).

5.4 Datele cardului de plată

Nu prelucrăm datele cardului de plată. A se vedea articolul 6.

5.5 Datele de utilizare și datele tehnice

Jurnalele necesare pentru funcționarea și securizarea platformei: marcaje de timp, adresa IP, user agent, metadate ale cererilor, jurnale de erori, evidențe de utilizare pentru fiecare cont, evenimente de securitate.

Dacă ați acceptat pixelul Meta pe site-ul nostru, pașii descriși la articolul 7.14 pleacă din browserul dumneavoastră către Meta atunci când folosiți pagina noastră de înscriere. Noi nu primim niciunul dintre ei.

5.6 Comunicările

Mesajele pe care ni le trimiteți prin canalul de feedback din aplicație și prin email, inclusiv fișierele pe care le atașați acestora, precum și răspunsurile noastre.

Această categorie cuprinde și datele pe care ni le furnizați atunci când ne cereți să vă contactăm în legătură cu planul Enterprise: numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră, numărul dumneavoastră de telefon și, dacă adăugați unul, mesajul dumneavoastră.

6. Ce se întâmplă cu datele cardului dumneavoastră

Plata se face pe o pagină de plată găzduită de Stripe. Numărul cardului, data expirării și codul de securitate sunt colectate de Stripe direct pe propriile sisteme ale Stripe. Ele nu trec niciodată prin sistemele noastre, nu le vedem niciodată și nu le stocăm niciodată.

Pentru fiecare plată primim exclusiv rezultatul (reușită, eșuată, restituită), identificatorul tranzacției și elementele de care avem nevoie pentru a emite factura.

7. De ce vă prelucrăm datele și în ce temei juridic

7.1 Pentru a furniza platforma și a executa contractul cu dumneavoastră

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea unui contract).

Crearea și gestionarea contului dumneavoastră și a contului dumneavoastră de companie; rularea serviciilor pe care le solicitați; salvarea analizelor și a documentelor în contul dumneavoastră; funcționarea chatului și a traducerilor pe care le cereți; vânzarea și înscrierea în cont a creditelor preplătite; încasarea prețului; scăderea creditelor pe măsură ce utilizați serviciile; gestionarea restituirilor pentru creditele neconsumate; mesajele privind serviciul legate de achiziția dumneavoastră, precum confirmarea contractului.

7.2 Pentru a emite facturi, a ține contabilitatea și a raporta administrației fiscale

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale), cu obligația identificată nominal:

• emiterea facturii și conținutul obligatoriu al acesteia: art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal;
• ținerea registrelor contabile și a documentelor justificative: art. 23 și art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991;
• păstrarea copiilor facturilor emise și primite: art. 319 alin. (31)-(35) din Legea nr. 227/2015;
• transmiterea facturii prin sistemul național RO e-Factura pentru operațiunile cu locul prestării în România: OUG nr. 120/2021, astfel cum a fost extinsă la B2B prin Legea nr. 296/2023 și la B2C prin OUG nr. 69/2024;
• păstrarea dovezii că informațiile precontractuale au fost furnizate și că un consumator a solicitat în mod expres executarea imediată, dovadă pe care trebuie să o putem prezenta potrivit legislației privind protecția consumatorilor.

Această prelucrare continuă chiar dacă vă închideți contul. A se vedea articolul 17.

7.3 Pentru a stabili tratamentul dumneavoastră din perspectiva TVA și a verifica codul dumneavoastră de înregistrare în scopuri de TVA

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale).

Obligația este de a stabili locul prestării și tratamentul din perspectiva TVA al tranzacției și de a deține dovada calității dumneavoastră de persoană impozabilă și a țării dumneavoastră: articolele 44 și 59c din Directiva 2006/112/CE și articolul 24b din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011, transpuse în Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. A se vedea articolul 15 pentru modul în care funcționează verificarea.

7.4 Pentru a preveni frauda la plată și abuzul asupra creditelor preplătite

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim, enunțat explicit așa cum cere art. 13 alin. (1) lit. (d) din RGPD, este prevenirea plăților frauduloase, a utilizării neautorizate a cardului altei persoane și a abuzului asupra creditelor preplătite, în protecția noastră și în protecția clienților noștri. Aceasta include controlul automat asupra unei achiziții descris la articolul 9. Verificările antifraudă asupra tranzacției de plată în sine sunt efectuate de Stripe cu propriile instrumente și după propriile reguli, așa cum se explică la articolul 12.

7.5 Pentru a menține platforma sigură și funcțională

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este de a menține serviciul disponibil, sigur și funcțional: jurnale de securitate, prevenirea abuzurilor, diagnosticarea erorilor și planificarea capacității.

7.6 Pentru a deriva cunoștințe agregate din utilizarea platformei

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este creșterea preciziei verificărilor, dezvoltarea bazei noastre de cunoștințe și, în viitor, publicarea de raportări la nivel de sector. Ce derivăm, din ce date și în ce limite este descris la articolul 19. Puteți renunța printr-un singur clic în preferințele contului dumneavoastră și vă puteți, de asemenea, opune potrivit articolului 21.

7.7 Pentru a clasifica feedbackul pe care ni-l trimiteți

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este de a ne asigura că o corecție reală de reglementare semnalată de un utilizator nu se pierde printre mesaje. Cum funcționează acest lucru și care este rolul furnizorului nostru de AI în cadrul lui este descris la articolul 8.

7.8 Pentru a ne construi biblioteca de cazuri complete

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Un extras dintr-un dosar cu informații despre produs intră în bibliotecă numai atunci când o persoană responsabilă de evaluarea siguranței aprobă acel extras anume pentru bibliotecă, după ce au fost eliminate numele, datele de contact și orice element care permite recunoașterea produsului, și după verificarea de către un expert independent. Interesul nostru legitim este o bibliotecă de cazuri reale, verificate, care face serviciile mai fiabile pentru toți. Dacă într-un extras aprobat mai rămâne o dată cu caracter personal reziduală, o eliminăm de îndată ce o observăm. Conținutul reutilizat înainte de 3 octombrie 2026 se întemeiază pe consimțămintele scrise distincte date în faza beta, care pot fi retrase în continuare scriind la info@cosmetifull.com.

7.9 Pentru a vă răspunde

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) și art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.

Răspunsurile la mesajele și la feedbackul dumneavoastră, precum și comunicările operaționale privind serviciul.

Atunci când ne cereți să vă contactăm în legătură cu planul Enterprise, folosim acele date numai pentru a vă suna sau a vă răspunde în scris cu privire la acea cerere. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract) și, atunci când acționați în numele unei companii, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interesul nostru legitim de a răspunde unei solicitări comerciale): vă puteți opune acestei prelucrări potrivit articolului 21. Nu folosim acele date în scopuri de marketing.

Nu folosim consimțământul ca temei juridic, cu excepția consimțămintelor scrise date în faza beta pentru conținutul reutilizat înainte de 3 octombrie 2026 (articolul 7.8) și a pixelului Meta de pe pagina noastră de înscriere, care pornește numai dacă l-ați acceptat pe site-ul nostru (articolul 7.14). În particular, nu îl folosim pentru facturare, contabilitate sau prevenirea fraudei, întrucât acele prelucrări nu se pot opri la cerere: ele ne sunt impuse de lege ori sunt necesare pentru protejarea serviciului.

7.10 Pentru a aplica codurile pe care le introduceți și pentru a ști ce canale ne aduc clienți

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract și executarea contractului) pentru aplicarea promoției asociate unui cod pe care ați ales să îl introduceți (articolul 23 din Termenii și condițiile noastre); art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim) pentru restul prelucrării descrise aici.

Interesul nostru legitim este să știm ce autori, parteneri și campanii ne aduc clienți, să urmărim relația cu fiecare companie client și să acordăm titularului unui cod creditele convenite cu acesta. Înregistrăm codul cu care a intrat compania dumneavoastră, la nivel de companie și nu de persoană, precum și dacă acea companie a folosit sau a cumpărat ulterior credite. Înregistrăm, de asemenea, campania și reclama care au adus compania dumneavoastră la noi, precum și pagina de pe site-ul nostru de la care ați inițiat cererea, așa cum sunt indicate în linkul pe care l-ați urmat. Examinăm codul sau campania companie cu companie, pentru a urmări relația cu fiecare client, și în ansamblu, pentru a măsura cât valorează fiecare cod și fiecare campanie. Examinăm, de asemenea, modul în care fiecare companie folosește platforma (când s-a înregistrat, tipul de activitate pe care îl notăm pentru ea, prima sa analiză, cât de mult folosește serviciile, cât a plătit), pentru a urmări relația cu fiecare client și pentru a înțelege ce canale ne aduc clienți care găsesc valoare în ea. Atunci când o cerere făcută cu un cod este aprobată, titularul acelui cod poate primi credite. Titularului nu îi comunicăm numele, compania sau adresa dumneavoastră de email și nici nimic din ceea ce faceți pe platformă, însă titularul poate vedea când sosesc acele credite. Dacă sunteți titularul unui cod, textul acestuia poate fi numele dumneavoastră: retragem codul și îi ștergem textul la închiderea contului dumneavoastră de companie sau mai devreme, dacă ne cereți acest lucru. Vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interesul nostru legitim potrivit articolului 21, independent de comutatorul descris la articolul 19.

7.11 Pentru a vă trimite invitația unei companii care vă adaugă în echipa sa

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim, care este și al companiei, este de a permite unui client să ofere persoanelor care lucrează cu el acces la serviciul pe care îl folosește. Numai titularul contului de companie poate adăuga pe cineva și tot el ne comunică numele și adresa de email ale acelei persoane. Le folosim exclusiv pentru a trimite invitația, care menționează compania și persoana care v-a adăugat. Dacă nu vă alegeți o parolă în termen de 30 de zile de la ultima invitație, vă ștergem numele și adresa de email. După ce vă alegeți parola, contul dumneavoastră este tratat ca orice alt cont descris în această politică. Puteți ignora invitația, întrucât fără parola dumneavoastră niciun cont nu este activat, și vă puteți opune potrivit articolului 21.

7.12 cosmetiLEARN, dacă sunteți autor

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea unui contract, adică acordul încheiat cu dumneavoastră în calitate de autor, și, până la aprobarea confirmării dumneavoastră, demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract) pentru publicarea paginii dumneavoastră, pentru prezentarea dumneavoastră în alte părți ale cosmetiLEARN și pe canalele noastre, pentru modificările pe care le faceți manual sau cu asistentul, pentru cererile de adăugare a unei cărți noi, pentru versiunile în celelalte limbi și pentru înregistrarea confirmării prin care acceptați acordul; art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim) pentru prima versiune a paginii dumneavoastră și previzualizarea dinaintea acceptării acordului, verificările automate, istoricul versiunilor, rezumatul zilnic, postările care rămân online după încetarea acordului, amprenta unei pagini șterse, păstrarea înregistrării confirmării dumneavoastră după încetarea acordului sau după ce o respingem, numărarea clicurilor pe linkurile de cumpărare de pe pagina dumneavoastră și invitația de a confirma acordul.

cosmetiLEARN prezintă pe site-ul nostru, în zece limbi, autori de cărți de știință cosmetică. Dacă v-am invitat ca autor, prelucrăm datele paginii dumneavoastră: numele, rolul, biografia, canalele dumneavoastră, fotografia dumneavoastră, datele cărților dumneavoastră (descrieri, ISBN, editură, număr de pagini, dată, linkuri de cumpărare, coperte și legende), modificările pe care le faceți și istoricul acestora, precum și cererile dumneavoastră de adăugare a unei cărți noi. Prima versiune a paginii dumneavoastră o pregătim noi, din ceea ce ne furnizați și din ceea ce colectăm de pe paginile dumneavoastră publice și din alte surse accesibile online, și v-o arătăm într-o previzualizare, împreună cu invitația de a confirma acordul; primul mesaj pe care vi-l trimitem și previzualizarea conțin linkul către prezenta politică. Până când acceptați acordul, pregătim pagina și v-o arătăm în temeiul interesului nostru legitim de a v-o propune. Sursele sunt, de exemplu, site-ul dumneavoastră, paginile editurilor dumneavoastră și paginile publice ale cărților dumneavoastră; la cerere, vă spunem de unde provine fiecare element. Dacă ne spuneți că nu vă interesează sau dacă pagina nu ajunge online, o ștergem din fișierele site-ului nostru, împreună cu imaginile și textele colectate, în termen de o lună de la răspunsul dumneavoastră sau de la expirarea linkului de previzualizare; dacă în acel moment confirmarea dumneavoastră așteaptă încă decizia noastră, în termen de o lună de la decizie sau, dacă nu luăm niciodată o decizie, de la expirarea înregistrării acesteia. O copie rămâne în istoricul depozitului privat al codului site-ului nostru pe GitHub, pe care o ștergem în termen de o lună de la cererea dumneavoastră. Contul dumneavoastră este un cont obișnuit al platformei (articolul 5.1); accesul la pagina dumneavoastră îl activăm și îl dezactivăm noi.

• Confirmarea acordului. Acceptați acordul cu autorii, precum și Termenii și condițiile la care acesta face trimitere, prin butonul cu care vă confirmați pagina, pe pagina pe care vă autentificați în contul dumneavoastră sau vă creați unul, așa cum vă indicăm lângă buton. Invitația poate conține deja numele și adresa dumneavoastră de email, pentru a precompleta formularul: aceste date rămân în invitație doar cât timp aceasta este deschisă, iar dacă ne cereți să vă ștergem datele sau contul, le ștergem mai devreme. Când acceptați, înregistrăm cine a confirmat (numele, adresa de email, contul și identificatorul paginii), când, ce versiune a fiecăruia dintre cele trei texte și, atunci când veniți de la butonul din previzualizare, amprenta (hash) paginii pe care ați văzut-o, inclusiv imaginile: această înregistrare este dovada acordului nostru. Dacă vă creați un cont nou, vă trimitem un email cu un link valabil 72 de ore: un clic confirmă că sunteți dumneavoastră, iar în acel moment înregistrăm acceptarea dumneavoastră; până atunci păstrăm numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, țara, compania, dacă ați indicat-o, și ceea ce este necesar pentru înregistrarea confirmării. Parola o alegeți când pagina dumneavoastră este online, prin linkul valabil 72 de ore din emailul care vă anunță acest lucru; după aceea, prin „Ai uitat parola?" pe pagina de autentificare. Îi anunțăm pe administratorii noștri printr-o alertă cu text fix (articolul 11.2) și printr-un email trimis în căsuța noastră de email, prin intermediul Amazon SES, care conține numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, identificatorul paginii dumneavoastră și starea contului dumneavoastră și care rămâne în căsuță până când îl ștergem manual, inclusiv la cererea dumneavoastră; apoi unul dintre administratori aprobă sau respinge publicarea paginii. După încetarea acordului sau dacă respingem confirmarea, păstrăm înregistrarea în temeiul interesului nostru legitim pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, pe perioadele de păstrare prevăzute la articolul 17 din prezenta politică. Dacă ne cereți să vă ștergem datele sau contul, din înregistrare se șterg numele, adresa de email, legătura cu contul și identificatorul paginii, iar până la aceleași termene rămân în ea doar amprentele (hash) adresei dumneavoastră de email, ale identificatorului paginii și ale paginii pe care ați văzut-o, astfel cum permite art. 17 alin. (3) lit. (e) din RGPD: o amprentă nu conține datele în sine, dar cineva care ar putea citi baza noastră de date și ar cunoaște deja datele ar putea-o recunoaște. Dacă respingem confirmarea, notăm în înregistrare și motivul: acesta se păstrează până la aceleași termene și se șterge odată cu numele dumneavoastră dacă ne cereți să vă ștergem datele sau contul.
• Contul creat din formular. Contul pe care îl creați din formular nu poate fi folosit până când nu vă aprobăm confirmarea. Dacă nu are altă utilizare (un serviciu cosmetiFULL solicitat separat, o companie care v-a adăugat în echipa sa sau o altă confirmare), îl ștergem împreună cu cererea sa de acces, dacă este încă deschisă: la respingere, imediat; la 13 luni de la acceptarea dumneavoastră, dacă nu luăm niciodată o decizie asupra confirmării; în termen de 7 zile de la ultimul link de confirmare pe care vi l-am trimis (când trimiteți formularul sau cereți un link nou), dacă nu vă confirmați adresa de email prin acel link sau dacă confirmarea nu poate fi înregistrată (de exemplu, pentru că între timp invitația s-a închis sau a expirat); în acest caz nu înregistrăm nicio confirmare și ștergem, în aceleași 7 zile, și datele pe care le-ați completat în formular (numele, țara, compania), chiar dacă contul rămâne. La respingere ștergem cererea de acces creată odată cu confirmarea, chiar dacă contul rămâne. Registrul de trimitere al serviciului nostru de email păstrează adresa căreia i-am scris timp de 12 luni de la data trimiterii, ca pentru orice email pe care îl trimitem (articolul 17). Înregistrarea confirmării dumneavoastră se păstrează pe perioadele prevăzute la articolul 17.
• Unde vă prezentăm. Pe lângă pagina dumneavoastră, folosim numele, fotografia, biografia și cărțile dumneavoastră ca să vă prezentăm în alte părți ale cosmetiLEARN pe site-ul nostru, de exemplu pe pagina principală, și pe canalele noastre: postări, newslettere și evenimente, întotdeauna ca să vorbim despre cosmetiLEARN. Platformele pe care publicăm postările prelucrează ceea ce publicăm acolo în calitate de operatori independenți, potrivit propriilor reguli.
• Modificările, manual sau cu asistentul. Vă modificați pagina manual, câmp cu câmp, sau scriindu-i unui asistent, care este un sistem de inteligență artificială, nu o persoană. Dacă folosiți asistentul, mesajele dumneavoastră și valorile paginii ajung la furnizorul nostru de AI (Anthropic), în condițiile descrise la articolul 8; adresa dumneavoastră de email și datele contului dumneavoastră nu ajung la el. Conversația nu o păstrăm: ea rămâne în browserul dumneavoastră cât timp țineți pagina deschisă. Pentru fiecare modificare, făcută manual sau cu asistentul, păstrăm propunerea de modificare, adică valoarea dinainte și cea de după, de unde provine, rezultatul verificărilor și momentul. Pentru fiecare modificare a paginii păstrăm și cine a propus-o (identificatorul contului dumneavoastră, nu numele sau adresa de email) și dacă a pornit de la asistent sau de la creion, adică manual. Propunerile neconfirmate se șterg după 24 de ore; cele confirmate rămân în istoricul paginii cât timp pagina există și se șterg odată cu ea.
• Publicare automată, după verificări. Când confirmați o modificare, ea apare online singură dacă trece verificările automate: forma și lungimea, linkuri numai către site-uri permise, cifra de control a ISBN-ului, nicio formulare care să prezinte cosmetiFULL drept garant al dumneavoastră sau al cărții, nicio promisiune de sănătate sau de rezultate și numai teme de cosmetică. Ultima verificare, inclusiv la modificările făcute manual, o face un clasificator al furnizorului nostru de AI, iar dacă clasificatorul nu răspunde, modificarea nu apare online. Interesul nostru legitim este ca paginile publice să rămână corecte, legale și dedicate cosmeticii.
• O carte nouă. Ne puteți cere să adăugăm o carte de-a dumneavoastră, cu titlul, subtitlul, limba, ISBN-ul, editura, linkul către pagina cărții la editură și linkurile de cumpărare. Cererea nu apare online: ajunge la administratorii noștri, care verifică cartea și fișa ei la editură și acceptă sau refuză cererea. Când decidem, vă trimitem un email la adresa contului dumneavoastră, cu rezultatul și, dacă o refuzăm, cu motivul; rezultatul îl vedeți și în contul dumneavoastră, unde puteți corecta și retrimite o cerere refuzată. Dacă o acceptăm, pregătim noi cartea pentru pagina dumneavoastră: când este online, o vedeți în contul dumneavoastră de autor și de acolo o modificați ca pe celelalte cărți. Păstrăm cererea, împreună cu decizia noastră, cel mult 13 luni de la decizie (de la cerere, dacă nu s-a luat nicio decizie); o ștergem mai devreme dacă ne cereți să vă ștergem pagina de autor sau contul.
• Celelalte limbi. Versiunile în celelalte nouă limbi sunt scrise automat de un sistem de inteligență artificială, iar o verificare automată controlează termenii tehnici și juridici. Până când o limbă trece această verificare, în limba respectivă rămâne versiunea anterioară.
• Istoricul versiunilor. Păstrăm fiecare versiune a fiecărui câmp pe durata existenței paginii. Interesul nostru legitim este să putem reveni la o versiune anterioară dacă ceva nu este corect și să putem explica ce s-a publicat și de ce.
• Rezumatul zilnic. O dată pe zi, administratorii platformei primesc pe email, prin intermediul Amazon SES, lista modificărilor publicate, cu un scurt extras din varianta dinainte și din cea de după, cu indicația dacă fiecare a fost făcută manual sau cu asistentul și cu linkul prin care se poate repune versiunea anterioară. Este o informare, nu o aprobare. Interesul nostru legitim este să știm ce a fost publicat fără să fi fost văzut mai întâi de o persoană. Același rezumat cuprinde cererile de adăugare a unei cărți noi aflate în așteptare, cu identificatorul paginii dumneavoastră, titlul și limba cărții așa cum le-ați scris, momentul în care a fost trimisă cererea și linkul către panoul de administrare: sunt acolo ca să le putem da curs și nu conțin nici datele contului dumneavoastră, nici ISBN-ul, linkurile sau editura.
• Clicurile pe linkurile de cumpărare. Pe pagina dumneavoastră numărăm de câte ori se dă clic pe fiecare link de cumpărare: pentru fiecare zi, carte și magazin, doar numărul. Despre cititor nu înregistrăm nimic: nicio adresă IP, niciun cookie, niciun identificator. Numărătorile sunt doar pentru uzul nostru intern și nu le vedeți în zona dumneavoastră. Interesul nostru legitim este să știm dacă linkurile de pe pagina dumneavoastră aduc cititori la magazine.
• Moderare, expunere de motive și contestare. Verificările și clasificatorul sunt instrumente automate utilizate în scopul moderării conținutului, în sensul art. 14 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2022/2065 (Regulamentul privind serviciile digitale), iar administratorii noștri le completează prin verificarea de către o persoană: pot repune versiunea anterioară a unui câmp într-o limbă sau pot suspenda un câmp ori întreaga pagină. Suspendarea vă îngheață modificările: cât timp durează, modificările dumneavoastră la acel câmp sau la pagină nu apar online, iar site-ul afișează versiunea inițială, cea pe care am pregătit-o noi pentru site. Suspendarea nu elimină pagina de pe site: eliminarea unei pagini de pe site este o decizie separată, care produce efecte în momentul în care republicăm site-ul fără pagina respectivă. Dacă o verificare oprește o modificare, vă spune imediat de ce. Dacă restricționăm un conținut deja publicat, vă trimitem o expunere de motive în temeiul art. 17 din același regulament: ce am făcut, de ce, pe baza căror fapte, dacă am folosit mijloace automate și cum o puteți contesta. Pentru a o contesta, scrieți la info@cosmetifull.com, iar decizia este reexaminată de o persoană. Semnalările cititorilor privind pagina dumneavoastră ajung mai întâi la noi (articolul 7.13), iar noi vă informăm despre ele fără datele de contact ale persoanei care le-a făcut.
• Eliminarea paginii. Ne puteți cere să eliminăm pagina dumneavoastră sau tot ce o privește, scriind la info@cosmetifull.com. Retragem pagina în toate limbile, republicând site-ul fără ea și fără să mai apăreți în celelalte părți ale cosmetiLEARN, ștergem valorile, istoricul lor, propunerile, cererile de adăugare a unei cărți noi, traducerile în așteptare și măsurătorile operaționale legate de pagină și cerem motoarelor de căutare să își actualizeze rezultatele. O copie a paginii, instantaneul din care se construiește site-ul, este păstrată împreună cu istoricul ei și în depozitul privat al codului site-ului nostru pe GitHub: o ștergem de acolo și rescriem acel istoric în termen de o lună. La cerere, ștergem manual din căsuțele de email ale administratorilor emailurile de rezumat care vă privesc. Înregistrarea eliminării, cu un pseudonim în locul numelui dumneavoastră, se șterge în termen de 13 luni. Timp de 13 luni păstrăm și o amprentă (hash) a identificatorului paginii dumneavoastră: ne împiedică să o recreăm din greșeală și, până când site-ul este republicat fără această pagină, face ca site-ul să răspundă, în fiecare limbă, că pagina a fost eliminată. Când site-ul ne solicită acea pagină, notăm împreună cu amprenta doar data ultimei solicitări. Dacă, la împlinirea celor 13 luni, site-ul ne-a solicitat pagina în ultimele 30 de zile, amprenta și data rămân cât timp site-ul continuă să o solicite, iar noi le ștergem la 30 de zile după ultima solicitare. Amprenta nu conține numele dumneavoastră, dar cineva care ar putea citi baza noastră de date și ar ghici identificatorul, format din numele dumneavoastră de familie, ar afla că pagina a fost ștearsă. Păstrăm amprenta și data în temeiul interesului nostru legitim de a duce la capăt cererea dumneavoastră de ștergere și de a împiedica republicarea paginii. Emailurile pe care vi le-am trimis rămân în registrul de trimitere timp de 12 luni (articolul 17). Copiile de rezervă încetează să existe în termen de 30 de zile, la fel și ceea ce păstrează furnizorul nostru de AI, cu excepția perioadei mai lungi pe care furnizorul o aplică în cazurile de încălcare a politicii sale de utilizare (articolul 8). După retragerea paginii, numele, fotografia și cărțile dumneavoastră nu mai intră în materiale noi. Postările în care v-am prezentat deja le eliminăm dacă ne cereți acest lucru; cât timp rămân online, interesul nostru legitim este să nu fim nevoiți să rescriem ceea ce am publicat deja. Un newsletter deja trimis nu mai poate fi retras.

Vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interesul nostru legitim potrivit articolului 21.

7.13 Dacă ne transmiteți o notificare privind o pagină cosmetiLEARN

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale): art. 16 din Regulamentul (UE) 2022/2065 (Regulamentul privind serviciile digitale) ne obligă să primim notificările privind conținutul paginilor pe care le găzduim și să acționăm în urma lor; art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim) pentru amprenta împotriva trimiterilor repetate.

Oricine ne poate semnala, prin formularul accesibil printr-un link de pe fiecare pagină cosmetiLEARN, un conținut pe care îl consideră ilegal sau neconform cu regulile paginii. Operatorul este Nicodemo & Signa Company Srl (articolul 1), pe care îl puteți contacta la info@cosmetifull.com (articolul 2).

• Ce colectăm. Pagina, limba și, dacă o indicați, partea din pagină pe care o semnalați; motivul, sub forma unei categorii și în propriile dumneavoastră cuvinte; declarația dumneavoastră că notificarea este făcută cu bună-credință; și, numai dacă alegeți să ni le furnizați, numele și adresa dumneavoastră de email. Numele și adresa de email sunt opționale: puteți face notificarea și fără ele.
• De ce. Pentru a evalua notificarea, a decide asupra ei și, dacă ne-ați dat adresa de email, a vă trimite o confirmare de primire și apoi decizia noastră, cu informații despre căile de atac posibile, astfel cum prevede art. 16 alin. (4) și (5) din același regulament.
• Cine o vede. Echipa noastră, care decide asupra notificării. Autorul paginii primește notificarea fără numele și adresa dumneavoastră de email, iar adresele de email, numerele de telefon și linkurile din textul dumneavoastră sunt mascate. Textul notificării dumneavoastră nu este trimis niciodată furnizorului nostru de AI. Formularul și notificările sunt găzduite de Cloudflare, iar emailurile pe care vi le trimitem trec prin Amazon SES (articolul 11.1).
• Cât timp. În cosmetiLEARN, numele și adresa dumneavoastră de email sunt șterse la închiderea notificării sau imediat ce emailul nostru către dumneavoastră se dovedește imposibil de livrat și, în orice caz, la 90 de zile după notificare, chiar dacă aceasta nu a fost încă închisă. Registrul de trimitere al serviciului nostru de email păstrează adresa căreia i-am scris timp de 12 luni de la data trimiterii, ca pentru orice email pe care îl trimitem (articolul 17). Dacă emailul nostru se dovedește imposibil de livrat sau îl marcați ca spam, adresa rămâne și pe lista noastră de adrese excluse de la trimitere, timp de 12 luni de la ultimul dintre aceste semnale, pentru a respecta acest semnal. Restul notificării este șters la 13 luni după decizie sau mai devreme, dacă pagina la care se referă este eliminată.
• Împotriva trimiterilor repetate. Când faceți o notificare, păstrăm timp de o zi o amprentă (hash) a adresei dumneavoastră IP, calculată cu o cheie secretă și legată de pagină și de zi (nu adresa în sine): astfel, un singur expeditor nu poate epuiza limita paginii și bloca notificările celorlalți. A doua zi se șterge. Fără cheie, adresa nu poate fi aflată, iar amprenta nu este legată de notificare. Numai pentru această amprentă, temeiul juridic este interesul nostru legitim de a menține formularul disponibil pentru toți (art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD), iar dumneavoastră vă puteți opune conform articolului 21.
• Drepturile dumneavoastră. Se aplică drepturile de la articolul 20. Dreptul la opoziție de la articolul 21 nu se aplică notificării, deoarece această prelucrare este impusă de lege (se aplică însă amprentei descrise mai sus); din același motiv, cât timp durează această obligație, ștergerea notificării poate fi limitată (art. 17 alin. (3) lit. (b) din RGPD).

7.14 Pentru a măsura reclamele noastre, numai dacă acceptați

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD (consimțământul dumneavoastră), pe care art. 5 alin. (3) din Directiva 2002/58/CE, transpus în România prin art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004, îl cere și pentru stocarea de informații pe dispozitivul dumneavoastră și accesul la ele.

Reclamele noastre de pe Facebook și Instagram duc la pagina LabelCheck de pe site-ul nostru, unde o casetă vă întreabă dacă acceptați pixelul Meta. Cele două butoane, Accept și Refuz, au aceeași mărime. Răspunsul dumneavoastră este păstrat în cookie-ul `cf_consenso` (articolul 23) și este valabil și pentru pagina noastră de înscriere de pe app.cosmetifull.com: un singur răspuns este valabil pentru site și pentru acea pagină.

Numai dacă ați acceptat, pagina de înscriere încarcă pixelul Meta, iar browserul dumneavoastră îi spune lui Meta când deschideți pagina, că formularul de înscriere este deschis și când îl trimiteți. Cu fiecare pas pleacă adresa paginii și a celei de unde veniți, adresa dumneavoastră IP, datele browserului dumneavoastră și identificatorii din cookie-urile Meta. Am oprit citirea automată a butoanelor și a formularelor de către pixel, iar potrivirea automată a câmpurilor din formular este oprită, așa că ce scrieți în formular nu este trimis la Meta; în fiecare noapte rulează o verificare care ne avertizează dacă această setare este pornită. Meta poate lega acești pași de contul dumneavoastră de Facebook sau Instagram, dacă aveți unul, ca noi să vedem ce reclame aduc oameni care se înscriu, iar Meta să poată arăta reclamele noastre unor oameni asemănători lor. Acești pași pleacă din browserul dumneavoastră direct la Meta: noi nu păstrăm nimic din ei, iar ce citim sunt rapoartele Meta despre cum merg reclamele noastre.

Pentru colectarea și transmiterea acestor date, Meta Platforms Ireland Limited și compania noastră sunt operatori asociați (art. 26 din RGPD). Meta publică esența acordului nostru, Controller Addendum, la facebook.com/legal/controller_addendum, iar drepturile privind această parte vi le puteți exercita la oricare dintre cele două: la noi, la info@cosmetifull.com, sau la Meta, prin datele de contact din Politica sa de confidențialitate. Când măsoară reclamele noastre pentru noi, Meta acționează ca persoană împuternicită de operator, pentru noi, conform propriilor sale Data Processing Terms (art. 28 din RGPD); ce face Meta după aceea cu datele în scopuri proprii decide Meta, ca operator independent, conform acestei Politici de confidențialitate.

Dacă nu ați răspuns în casetă sau ați refuzat, pagina de înscriere nu încarcă nimic de la Meta și funcționează exact la fel. Vă puteți retrage consimțământul oricând din Setări cookie-uri, în josul fiecărei pagini a site-ului nostru: pixelul se oprește atunci, pe site și pe pagina de înscriere, iar cookie-urile Meta de pe domeniul nostru se șterg. Retragerea produce efecte din acel moment, așa că ce a plecat înainte rămâne legal.

8. Prelucrarea prin inteligență artificială și transparența privind IA

Analizele, proiectele de document și răspunsurile produse de platformă sunt generate de un sistem de inteligență artificială. Când folosiți chatul sau orice funcție asistată, interacționați cu un sistem de inteligență artificială, nu cu un operator uman. Precizăm acest lucru și în interfață, în acord cu obligația de transparență prevăzută la articolul 50 din Regulamentul (UE) 2024/1689, aplicabil de la 2 august 2026.

Conținutul pe care îl transmiteți este prelucrat prin API-ul furnizorului nostru de AI (Anthropic) pentru a produce rezultatele dumneavoastră. În temeiul condițiilor comerciale care guvernează utilizarea de către noi a acestui API, conținutul transmis nu este folosit pentru antrenarea modelelor furnizorului.

Folosim același furnizor și pentru a clasifica feedbackul pe care ni-l trimiteți, astfel încât o corecție reală de reglementare să nu se piardă printre mesaje. Mesajul, un scurt extras din analiza la care se referă și clasificarea sunt păstrate, propunerea care rezultă din acestea este întotdeauna verificată de o persoană înainte ca ceva să se schimbe, iar aceeași excludere contractuală de la antrenare se aplică.

Furnizorul nostru de AI păstrează conținutul transmis și rezultatele cel mult 30 de zile de la primire sau de la generare, cu excepția perioadei mai lungi pe care furnizorul o aplică în cazurile de încălcare a politicii sale de utilizare, pentru monitorizarea abuzurilor, și în niciun alt scop. Nu autorizăm nicio altă utilizare.

Rezultatele au caracter informativ și pot conține erori. Ele asistă verificarea profesională, nu înlocuiesc judecata unui profesionist calificat și nu certifică conformitatea. Răspunderea pentru conformitatea unui produs cosmetic rămâne în sarcina operatorului economic și a persoanei responsabile, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1223/2009.

9. Verificări automate asupra achizițiilor și conturilor

Noi nu vă creăm profiluri. Dacă acceptați pixelul Meta, Meta poate folosi pentru serviciile sale de publicitate pașii pe care îi colectează pe pagina noastră de înscriere, așa cum este descris la articolul 7.14.

Există un control automat asupra achiziției și el se limitează la un singur lucru: o achiziție ale cărei date sunt anormale, de exemplu o cantitate neobișnuit de mare de credite sau un cont pe care nu îl putem asocia, este pusă automat în așteptare și verificată de o persoană înainte ca creditele să fie adăugate. Decizia de a suspenda un cont sau de a refuza o achiziție este luată întotdeauna de o persoană, niciodată de sistem. Ne puteți cere să reanalizăm rezultatul, scriind la info@cosmetifull.com.

Plata în sine poate fi de asemenea refuzată sau blocată automat de sistemele antifraudă ale Stripe, potrivit criteriilor proprii ale Stripe. Acea evaluare este făcută de Stripe, nu de noi. Dacă o plată a dumneavoastră este refuzată, ne puteți scrie și puteți contacta și direct Stripe.

10. Ce se întâmplă dacă nu furnizați datele

Unele date sunt cerute de lege, altele de contract:

• Cerute de legislația fiscală: denumirea companiei sau numele, adresa de facturare și, pentru persoanele impozabile, codul de înregistrare în scopuri de TVA. Fără acestea nu putem emite o factură și, prin urmare, nu vă putem vinde credite.
• Cerute de contract: adresa de email și parola, fără de care nu putem crea și securiza un cont.
• Opționale: tot restul, de exemplu un contact administrativ suplimentar. Nefurnizarea lor nu are nicio consecință dincolo de pierderea acelei facilități.

11. Cine primește datele dumneavoastră

Menținem lanțul de furnizori scurt. Destinatarii se împart în patru grupuri diferite, iar diferența contează, întrucât ei nu au aceleași obligații față de dumneavoastră.

11.1 Grupul A: persoane împuternicite care acționează pe baza instrucțiunilor noastre (art. 28 din RGPD)

Nu folosim o persoană împuternicită de operator fără un acord privind prelucrarea datelor conform cu art. 28 din RGPD. Fiecare dintre destinatarii de mai sus prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor noastre documentate și nu le poate folosi în scopuri proprii.

11.2 Telegram: un canal intern, prezentat ca atare

Folosim un canal Telegram, strict intern echipei noastre, pentru a fi alertați imediat atunci când sosește o cerere de acces la platformă (trimisă fie de pe pagina de prezentare a unui serviciu, fie de pe pagina de autentificare a platformei), un feedback, un răspuns la un feedback, o cerere de a fi contactat în legătură cu planul Enterprise sau confirmarea acordului de către un autor cosmetiLEARN. Începând cu 16 septembrie 2026, fiecare dintre aceste alerte poartă numai un text fix, același pentru toți, fără numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră sau textul mesajului dumneavoastră. Detaliile rămân în panoul nostru de administrare și, pentru cererile de acces la platformă și pentru cele privind planul Enterprise, în căsuța de email a companiei noastre. La fel se întâmplă în cazul confirmării acordului de către un autor cosmetiLEARN (articolul 7.12). Celelalte alerte pe care le primim pe acest canal privesc funcționarea platformei și nu conțin date cu caracter personal.

Telegram nu pune la dispoziție un acord privind prelucrarea datelor pentru boți. Spunem acest lucru deschis, în loc să invocăm o garanție pe care nu o avem, și acesta este motivul pentru care limităm acest canal la alerte interne și ținem conținutul documentelor dumneavoastră în afara lui. Telegram este stabilit în afara Spațiului Economic European.

11.3 Grupul B: destinatari care decid singuri cum prelucrează datele

Acești destinatari decid singuri cum prelucrează datele pe care le primesc. Ei acționează în calitate de operatori independenți, fiecare în temeiul propriei politici de confidențialitate și al propriilor obligații legale:

11.4 Stripe: un rol mixt

Stripe este tratat separat pentru că rolul său este mixt. A se vedea articolul 12.

11.5 Meta: operator asociat, numai dacă acceptați

Dacă ați acceptat pixelul Meta pe site-ul nostru, Meta Platforms Ireland Limited (Irlanda) primește din browserul dumneavoastră pașii descriși la articolul 7.14. Pentru colectarea și transmiterea lor, Meta și compania noastră sunt operatori asociați (art. 26 din RGPD); pentru măsurarea reclamelor noastre, Meta acționează ca persoană împuternicită de operator, pentru noi, conform propriilor sale Data Processing Terms (art. 28 din RGPD); pentru ce face Meta cu ei după aceea în scopuri proprii, Meta este operator independent, în temeiul propriei Politici de confidențialitate. Dacă nu ați acceptat, Meta nu primește nimic de pe pagina noastră de înscriere.

12. De ce Stripe are un rol mixt

Stripe are un rol mixt și preferăm să o spunem deschis, în loc să simplificăm:

• Stripe este persoana noastră împuternicită de operator pentru partea în care încasează plata pe baza instrucțiunilor noastre și ne raportează rezultatul.
• Stripe este operator independent pentru partea în care decide, ori legea decide în locul său, ce face cu datele dumneavoastră. Stripe este un prestator de servicii de plată reglementat, supus în nume propriu normelor privind combaterea spălării banilor, identificarea clientelei și serviciile de plată. Acele scopuri sunt determinate de lege și de Stripe, nu de noi. Nu putem instrui Stripe cu privire la ce date să colecteze, cât timp să le păstreze sau cui să le divulge.

Stripe primește numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră, adresa dumneavoastră de facturare, codul dumneavoastră de înregistrare în scopuri de TVA acolo unde este cazul, precum și suma și identificatorul tranzacției. Pentru partea de operator, transmiterea datelor dumneavoastră către Stripe este o divulgare între doi operatori distincți. Nu suntem operatori asociați cu Stripe.

13. De ce SmartBill este persoană împuternicită de operator

SmartBill este cazul opus, iar motivul merită enunțat.

SmartBill este programul informatic pe care noi îl folosim pentru a emite factura noastră. El primește denumirea companiei dumneavoastră, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA pentru că i le transmitem noi, le prelucrează potrivit instrucțiunilor noastre și nu are o obligație profesională proprie cu privire la conținutul facturii. Prin urmare, este persoană împuternicită de operator potrivit art. 28 din RGPD, ținută de un acord privind prelucrarea datelor.

Contabilul sau auditorul nostru extern, care primește aceleași documente, este în schimb operator independent, întrucât acel rol este reglementat de lege, iar contabilul decide singur de ce anume are nevoie și pentru cât timp.

14. ANAF și e-Factura

Pentru clienții a căror operațiune are locul prestării în România, factura se transmite administrației fiscale române prin sistemul național RO e-Factura.

ANAF nu este furnizorul nostru și nu acționează în numele nostru. Este o autoritate care primește datele în temeiul unei obligații legale și le prelucrează în calitate de operator distinct. Această transmitere nu necesită consimțământul dumneavoastră și nu poate fi dezactivată. Același lucru este valabil pentru o factură de storno emisă după o restituire.

15. Verificarea codului de înregistrare în scopuri de TVA (VIES)

Înainte de a aplica sau de a nu aplica taxarea inversă, verificăm codul de înregistrare în scopuri de TVA pe care ni-l comunicați în VIES, sistemul Comisiei Europene, pentru codurile emise în Uniunea Europeană. VIES este un sistem al unei instituții a UE, iar interogarea nu implică un transfer în afara Spațiului Economic European.

Ca răspuns primim dacă respectivul cod este valabil ori faptul că sistemul nu a putut răspunde, care se înregistrează ca rezultat distinct, și, acolo unde sistemul le furnizează, numele și adresa asociate acelui cod. Păstrăm dovada verificării, inclusiv data și rezultatul acesteia, ca document justificativ pentru tratamentul de TVA pe care l-am aplicat achiziției dumneavoastră.

În cazul unei persoane fizice autorizate, codul de înregistrare în scopuri de TVA este dată cu caracter personal, motiv pentru care declarăm această verificare, deși pare o informație despre societate.

16. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii dintre furnizorii noștri sunt stabiliți în afara Spațiului Economic European ori aparțin unor grupuri stabilite acolo. Pentru fiecare dintre ei indicăm țara și garanția aplicată efectiv:

Ne puteți cere o copie a garanțiilor pe care le deținem, scriind la info@cosmetifull.com.

17. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră

Date diferite au perioade de păstrare diferite. Nu folosim o formulă generică unică.

17.1 Perioada contabilă, explicată

Legea română (art. 23 și art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 36/2023, în vigoare de la 15 ianuarie 2023) cere ca registrele contabile obligatorii și documentele justificative care stau la baza lor, inclusiv facturile, să fie păstrate cinci ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. În practică, pentru o factură emisă în 2026 termenul curge de la 1 iulie 2027 și se împlinește la 30 iunie 2032.

Acea perioadă corespunde termenului de prescripție fiscală: potrivit art. 110 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de cinci ani, care curge de la 1 iulie a anului următor celui căruia i se referă obligația fiscală. Cifra este preluată din lege, nu este o estimare a noastră.

17.2 Închiderea contului nu vă șterge facturile

Acesta este punctul care îi surprinde cel mai des pe clienți, așa că îl spunem din timp. Închiderea contului dumneavoastră vă șterge contul, analizele și conținutul pe care l-ați transmis, potrivit calendarului din tabelul de mai sus. Ea nu șterge factura și datele de facturare din spatele acesteia, pe care trebuie să le păstrăm până la împlinirea termenului legal de mai sus. O cerere de ștergere nu poate scurta acel termen (art. 17 alin. (3) lit. (b) din RGPD).

O ștergere elimină datele din sistemele active potrivit calendarului de mai sus. Copiile de rezervă care încă le conțin sunt rotite în termen de 30 de zile, după care copia însăși nu mai există.

18. Securitate

Traficul se desfășoară prin HTTPS, iar datele sunt criptate în tranzit. Parolele nu sunt stocate niciodată în clar: ele sunt stocate ca derivare PBKDF2-SHA256, cu o sare (salt) unică pentru fiecare utilizator și 100.000 de iterații. Fiecare cont vede exclusiv propriile analize, iar conturile de companie partajează exclusiv între membrii lor aprobați. Accesul administrativ este restricționat la persoanele care au nevoie de el. Datele cardului nu ajung niciodată în sistemele noastre, așa cum se explică la articolul 6.

19. Cunoștințe derivate: evidențe și agregate

Pe măsură ce utilizați serviciile, păstrăm evidențe de metadate ale verificărilor, niciodată de conținut: de exemplu tipul și gravitatea problemelor identificate, dispoziția legală pe care se întemeiază acestea, piețele, limbile și scorul unei analize sau, pentru un dosar cu informații despre produs, obligațiile care rămân deschise, sub formă de coduri închise. Fiecare evidență este legată de un cod ireversibil derivat din adresa dumneavoastră de email, nu de numele dumneavoastră, și rămâne pseudonimizată: nu sunt date anonime, așa că le tratăm ca date cu caracter personal, iar dumneavoastră vă păstrați drepturile asupra lor.

Din aceste evidențe derivăm cunoștințe agregate, pe care le folosim pentru a îmbunătăți serviciile și baza noastră de cunoștințe, inclusiv după încetarea contractului, și, în viitor, pentru raportări la nivel de sector. Un agregat este utilizat sau publicat numai dacă acoperă cel puțin 20 de evenimente și cel puțin 5 conturi distincte. El este comunicat numai într-o formă care nu vă identifică nici pe dumneavoastră, nici compania dumneavoastră, nici produsele dumneavoastră.

Cunoștințele derivate exclud documentele originale, formulele, compozițiile din care un produs ar putea fi recunoscut, denumirile produselor și numele companiilor și ale persoanelor. ExpertDesk descrie în propria politică ce derivă din utilizarea chatului său.

Puteți renunța printr-un singur clic. În preferințele contului dumneavoastră, comutatorul „Contribuție la cunoștințele cosmetiFULL" este activat de la început. Dacă îl dezactivați sau ne scrieți la info@cosmetifull.com, din acel moment nu mai derivăm nimic din activitatea dumneavoastră, gratuit și fără vreun efect asupra serviciului. Ceea ce face deja parte dintr-un agregat nu mai poate fi separat de acesta; evidențele existente sunt desprinse de contul dumneavoastră la ștergerea contului și ne puteți cere să le desprindem mai devreme.

Cunoștințele derivate se aplică datelor generate începând cu 3 octombrie 2026. Ceea ce s-a făcut înainte se întemeiază pe descrierea în vigoare la acel moment și, pentru reutilizarea conținutului, pe consimțămintele scrise date în faza beta.

20. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul:

• de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și de a obține o copie;
• la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• la ștergerea datelor dumneavoastră, în limitele articolului 17.2;
• la restricționarea prelucrării în cazurile prevăzute de lege;
• la portabilitatea datelor pentru datele pe care ni le-ați furnizat și pe care le prelucrăm prin mijloace automate în temeiul contractului sau al consimțământului dumneavoastră;
• la opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul nostru legitim, așa cum se arată la articolul 21;
• de a vă retrage consimțământul dat în faza beta pentru reutilizarea conținutului descrisă la articolul 7.8, precum și consimțământul pentru pixelul Meta descris la articolul 7.14, din Setări cookie-uri, în josul fiecărei pagini a site-ului nostru, oricând, fără a afecta prelucrarea efectuată înainte de retragere;
• de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

Pentru a exercita aceste drepturi, scrieți la info@cosmetifull.com. Răspundem în termenele stabilite de RGPD, ca regulă în termen de o lună. Autoritatea noastră de supraveghere principală este ANSPDCP, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România (Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, dataprotection.ro). Vă puteți adresa și autorității de supraveghere din țara în care locuiți sau lucrați.

Dacă cererea dumneavoastră privește date cuprinse într-un document încărcat de unul dintre clienții noștri, articolul 4 explică ce facem cu ea.

21. Dreptul dumneavoastră la opoziție

Acest drept este prezentat separat, pentru că merită atenția dumneavoastră.

Acolo unde vă prelucrăm datele în temeiul interesului nostru legitim (articolele 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12 și, numai pentru amprenta împotriva trimiterilor repetate, 7.13), aveți dreptul de a vă opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Scrieți la info@cosmetifull.com, spuneți-ne cărei prelucrări vă opuneți și de ce. Oprim acea prelucrare, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră ori a cazului în care avem nevoie de date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Două precizări făcute pe față:

• o opoziție nu poate elimina datele pe care avem obligația să le păstrăm în temeiul obligațiilor contabile și fiscale descrise la articolul 7.2 și la articolul 17;
• prevenirea fraudei asupra plății în sine este efectuată de Stripe în calitate de operator independent, așa că o opoziție adresată nouă nu poate dezactiva verificările proprii ale Stripe. Vă puteți adresa direct Stripe pe acest punct.

22. Dacă sunteți consumator

Acest articol se aplică exclusiv persoanelor fizice care cumpără în scopuri din afara activității lor comerciale, industriale sau de producție, artizanale ori liberale. El se adaugă restului acestei politici și, acolo unde intră în conflict, prevalează asupra lui.

• Vă cerem mai puține informații de facturare. Pentru o achiziție făcută de un consumator avem nevoie de numele dumneavoastră și de adresa dumneavoastră de facturare. Nu cerem un cod de înregistrare în scopuri de TVA.
• Nu vă cerem și nu vă păstrăm codul numeric personal (CNP). Factura se emite cu numele și adresa dumneavoastră. Acolo unde sistemul e-Factura cere un cod al beneficiarului, iar dumneavoastră nu vă identificați cu un cod fiscal, se folosește codul generic prevăzut de specificațiile tehnice ANAF. Am făcut această alegere în mod deliberat, pentru a menține colectarea de date la minimum.
• Păstrăm evidența drepturilor dumneavoastră de retragere. Păstrăm evidența cererii exprese de executare imediată și a luării la cunoștință exprimate la finalizarea comenzii, precum și evidența oricărei declarații de retragere pe care ne-o trimiteți, întrucât legea ne cere să putem dovedi că informațiile au fost furnizate. Acea evidență urmează perioada de păstrare contabilă.
• Restituiri. Dacă vă retrageți în termen de 14 zile de la achiziție, procesăm restituirea creditelor pe care nu le-ați consumat. Datele cu caracter personal folosite pentru acea operațiune (datele achiziției, identificatorul tranzacției, identificatorul restituirii) sunt prelucrate pentru executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD, iar factura de storno care urmează intră sub incidența obligațiilor contabile de la articolul 7.2.
• Reclamații. Puteți depune o plângere la ANSPDCP din România sau la autoritatea de supraveghere din țara în care locuiți.

23. Cookie-uri și stocare locală

Platforma folosește exclusiv stocare tehnică strict necesară pe dispozitivul dumneavoastră: tokenul de sesiune care vă menține autentificat, adresa dumneavoastră de email și denumirea companiei dumneavoastră, pentru ca interfața să le poată afișa fără o nouă cerere, o evidență a faptului că ați consultat notele legale, precum și preferințe precum limba, tema și modul de afișare a arhivei dumneavoastră. Singura excepție depinde de dumneavoastră: dacă ați acceptat pixelul Meta pe site-ul nostru, pagina noastră de înscriere citește acel răspuns și încarcă pixelul, care stochează atunci pe dispozitivul dumneavoastră ce este descris mai jos (articolul 7.14).

Cinci dintre aceste elemente sunt cookie-uri, iar acestea sunt plasate de noi:

PIFBuilder enumeră de asemenea cookie-ul său, precum și ceea ce păstrează în stocarea locală a browserului, în propria politică de confidențialitate.

Alte trei cookie-uri privesc pixelul Meta (articolul 7.14). Primul este plasat de site-ul nostru atunci când răspundeți în caseta sa și este citit de pagina noastră de înscriere; celelalte două sunt plasate de pixelul Meta, pe domeniul nostru, numai dacă ați acceptat:

Cu fiecare pas, browserul dumneavoastră îi poate trimite lui Meta și cookie-urile pe care Meta le ține pe facebook.com, și așa vă recunoaște Meta contul. Pixelul Meta poate scrie și câteva intrări în stocarea locală a browserului pe domeniul nostru, de exemplu `lastExternalReferrer`, care notează dacă ați venit de pe Facebook, de pe Instagram sau de pe alt site. Dacă vă retrageți consimțământul, pixelul se oprește, iar `_fbp` și `_fbc` se șterg; acele intrări din stocarea locală nu mai sunt citite și nici trimise și dispar dacă ștergeți datele site-ului.

Furnizorul nostru de infrastructură nu setează niciunul astăzi, iar noi nu am presupus-o: am măsurat-o. La 23 august 2026 am deschis cu un browser real cele patru suprafețe publice (aplicația LabelCheck, pagina ei de prezentare, ExpertDesk și site-ul) și am numărat cookie-urile prezente: zero, pe toate patru. Dacă într-o zi vom activa o funcție Cloudflare care setează unul (de exemplu detectarea boților), acest tabel o va spune înainte să se întâmple.

În stocarea locală a browserului, care nu este un cookie și nu este transmisă odată cu cererile, păstrăm tokenul de sesiune care vă menține autentificat în aplicație, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei, limba și tema. Dispare dacă ștergeți datele site-ului. În cosmetiLEARN păstrăm acolo doar limba, tema și locul în care preferați asistentul, lângă pagină sau într-un panou: niciodată nimic din ce ați scris și nici conversația.

În afară de pixelul Meta, care pornește numai cu consimțământul dumneavoastră, așa cum este descris mai sus, nu folosim cookie-uri de publicitate, servicii de analiză ale terților sau instrumente de urmărire de la un site la altul; campania indicată într-un link pe care îl urmați este înregistrată numai așa cum este descris la articolul 5.1. Cookie-urile proprii ale platformei sunt strict necesare și exceptate de la consimțământ potrivit art. 4 alin. (6) din Legea nr. 506/2004, motiv pentru care platforma nu afișează un banner de cookie-uri propriu: singura alegere de făcut privește pixelul Meta, iar pe aceasta o faceți pe site-ul nostru, unde o puteți schimba oricând din Setări cookie-uri, în josul fiecărei pagini. Această concluzie se menține numai atât timp cât primul tabel de mai sus nu conține nimic dincolo de ceea ce este strict necesar.

Pagina de plată este găzduită de Stripe pe propriul domeniu al Stripe. Orice stocare sau citire de informații pe dispozitivul dumneavoastră care are loc pe acea pagină este efectuată de Stripe în temeiul propriei politici de confidențialitate și se află în afara paginilor noastre.

24. Modificări ale acestei politici

Dacă modificăm această politică, actualizăm data de la început, iar pentru modificările substanțiale vă notificăm în interiorul platformei. Când o modificare privește un scop nou sau un destinatar nou, vă informăm înainte de începerea acelei prelucrări, nu după. Cunoștințele derivate (articolul 19) se aplică numai datelor generate începând cu 3 octombrie 2026.

Această politică, în versiunea în vigoare la momentul respectiv, se aplică fiecărei achiziții efectuate pe platformă.

Versiunea în limba engleză a acestei politici este versiunea de referință și prevalează în caz de divergență între versiuni. Pentru consumatori se aplică precizarea de la începutul documentului.

Nicodemo & Signa Company Srl · Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, România · CUI RO15617609 · Reg. J02/809/2003 · info@cosmetifull.com

Termeni și condiții

Acordul privind prelucrarea datelor cosmetiFULL