Limbi: English · Čeština · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Polski · Português · Română
Acest document există în zece limbi. Versiunea în engleză este cea de referință.

Politica de confidențialitate cosmetiFULL

Ultima actualizare: 10 septembrie 2026 · Se aplică: platformei cosmetiFULL și tuturor serviciilor furnizate în cadrul acesteia

Versiunea în limba engleză este versiunea de referință și prevalează în caz de divergență între versiuni. Pentru consumatori, versiunea în limba în care ați încheiat contractul prevalează în favoarea dumneavoastră acolo unde cele două diferă, iar acolo unde o clauză este neclară prevalează interpretarea cea mai favorabilă dumneavoastră.

1. Cine suntem și în ce calitate

cosmetiFULL este o platformă de servicii digitale pentru industria cosmetică, operată de:

Nicodemo & Signa Company Srl

Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, România

Cod de înregistrare în scopuri de TVA / cod unic de înregistrare: RO15617609

Număr de ordine în registrul comerțului: J02/809/2003

Email: info@cosmetifull.com

În această politică, „noi" și „al nostru" desemnează Nicodemo & Signa Company Srl.

Nu avem același rol pentru toate datele de pe platformă, iar diferența contează pentru dumneavoastră.

• Suntem operator pentru datele de cont, de autentificare și de acces, pentru datele privind creditele preplătite și achizițiile, pentru datele de facturare și contabile, pentru securitatea platformei și jurnalele tehnice, precum și pentru comunicările noastre cu dumneavoastră.
• Suntem persoană împuternicită de operator pentru conținutul pe care îl încarcă un client și pentru datele cu caracter personal pe care acel conținut le cuprinde. Acolo, clientul este operatorul, iar noi acționăm pe baza instrucțiunilor sale documentate, în temeiul unui acord privind prelucrarea datelor încheiat cu acesta potrivit art. 28 din RGPD. Articolul 4 din prezenta politică explică ce înseamnă acest lucru în practică și cui trebuie să vă adresați.

Avem același rol pentru fiecare serviciu al platformei, prezent și viitor. Astăzi platforma cuprinde LabelCheck (verificarea etichetelor cosmetice în raport cu normele UE, în prezent în faza beta) și ExpertDesk (consultanță profesională generată de un sistem de inteligență artificială, în testare cu un grup restrâns de profesioniști). ExpertDesk are propria politică de confidențialitate, accesibilă în aplicație, iar aceea se aplică în locul acesteia pentru conținutul conversațiilor sale. Alte servicii, printre care PIFBuilder și FormulaArchive, sunt în construcție și nu sunt încă puse în vânzare. Când vor deveni disponibile, vor fi acoperite de aceeași politică, cu excepția cazului în care publicăm o notă de informare specifică pentru vreunul dintre ele.

2. Contactul pentru protecția datelor și responsabilul cu protecția datelor

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât prelucrările noastre nu se încadrează în cazurile enumerate la art. 37 alin. (1) din RGPD: nu suntem o autoritate publică, activitățile noastre principale nu constau în monitorizarea periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date.

Pentru orice întrebare privind această politică sau datele dumneavoastră, scrieți la info@cosmetifull.com. Acesta este punctul nostru public unic de contact în materie de protecție a datelor.

3. Cui i se aplică această politică

Această politică se aplică tuturor persoanelor ale căror date cu caracter personal le prelucrăm și, în special:

• clienților profesionali: societăți, profesioniști și utilizatorii pe care aceștia îi autorizează;
• consumatorilor: persoane fizice care cumpără în scopuri din afara activității lor comerciale, de afaceri sau liberale;
• persoanelor menționate în documentele pe care le încarcă un client, pentru care articolul 4 explică situația.

Acolo unde o regulă se aplică numai consumatorilor, o spunem. Articolul 22 adună punctele care îi privesc în mod specific pe consumatori.

4. Acolo unde suntem persoană împuternicită de operator, nu operator

O mare parte din ceea ce trece prin platformă nu reprezintă datele noastre și nu este prelucrată în scopurile noastre. Când un producător, un consultant sau un evaluator al siguranței încarcă o machetă de etichetă (artwork), o formulă sau un dosar, acel material poate menționa persoane: o persoană responsabilă tipărită pe un ambalaj, un contact tehnic, un evaluator al siguranței care semnează un document.

Pentru aceste date:

• clientul care le încarcă este operatorul. El decide de ce sunt prelucrate și ce se întâmplă cu ele.
• noi suntem persoana împuternicită de operator. Le prelucrăm exclusiv pentru a rula funcțiile pe care clientul le solicită, pe baza instrucțiunilor sale documentate, și niciodată în scopuri proprii.
• Relația este guvernată de Acordul privind prelucrarea datelor anexat Termenilor și condițiilor noastre, care cuprinde ceea ce cere art. 28 alin. (3) din RGPD, inclusiv lista subîmputerniciților și notificarea pe care o primiți înainte ca vreunul dintre ei să se schimbe.

Există mai multe niveluri de persoane implicate: organizația client, personalul propriu al acesteia, utilizatorii pe care îi invită cu acces numai pentru citire și profesioniștii externi cu care alege să partajeze un document. Organizația decide toate acestea în interiorul platformei.

Dacă sunteți menționat într-un document încărcat de unul dintre clienții noștri, obligația de a vă informa potrivit art. 13 și art. 14 din RGPD revine acelei organizații, nu nouă, întrucât organizația este cea care are relația cu dumneavoastră și decide ce face cu datele dumneavoastră. Dacă ne scrieți pentru a exercita un drept asupra acelor date, nu decidem noi asupra cererii: o transmitem organizației fără întârziere nejustificată și o sprijinim să vă răspundă, așa cum cere art. 28 alin. (3) lit. (e) din RGPD. Spuneți-ne cărei societăți îi aparține documentul și îl vom direcționa.

Restul acestei politici descrie datele pentru care noi suntem operatorul, cu excepția cazurilor în care se prevede altfel.

5. Ce date prelucrăm

5.1 Datele de cont

Numele, adresa de email, denumirea companiei acolo unde este cazul, parola stocată sub formă de hash, rolul în cadrul unui cont de companie, preferințele de limbă și de interfață, data înregistrării.

5.2 Conținutul pe care îl transmiteți (aici suntem persoană împuternicită de operator, a se vedea articolul 4)

Machetele de etichetă (artwork), textele, formulele și documentația de produs pe care le transmiteți, analizele și documentele salvate în contul dumneavoastră și mesajele dumneavoastră din chatul de clarificări.

Imaginile pe care le încărcați pentru o analiză sunt prelucrate pentru a produce rezultatul și nu sunt stocate: ce rămâne în contul dumneavoastră este analiza, rezumatul acesteia, versiunile și mesajele dumneavoastră. Documentele pe care le atașați unei declarații și fișierele pe care le atașați unui mesaj de feedback sunt stocate.

Nu solicităm categorii speciale de date cu caracter personal și nu ar trebui să le încărcați.

5.3 Datele de achiziție și de facturare

Această categorie există pentru că platforma se vinde. Prelucrăm:

• pentru clienții profesionali: denumirea companiei, adresa de facturare, țara, codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală;
• pentru consumatori: numele și adresa de facturare;
• rezultatul verificării codului de înregistrare în scopuri de TVA descrise la articolul 15, inclusiv situația în care sistemul nu a putut răspunde;
• dovezile folosite pentru a stabili țara dumneavoastră în scopuri de TVA, adică adresa de facturare pe care ne-o comunicați și adresa IP a achiziției, așa cum cere articolul 24b din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011;
• datele achiziției: data, cantitatea de credite cumpărate, suma, moneda, tratamentul de TVA aplicat;
• soldul de credite și istoricul consumului pe serviciile platformei;
• numărul facturii, data facturii și o copie a facturii;
• identificatorul tranzacției și, dacă este cazul, identificatorul restituirii primit de la Stripe;
• pentru consumatori: evidența cererii exprese de executare imediată și a luării la cunoștință exprimate potrivit articolului 34 din Termenii și condițiile noastre, precum și evidența oricărei declarații de retragere pe care ne-o trimiteți.

Elementele de facturare nu sunt opționale. Ele sunt ceea ce legislația fiscală cere ca o factură să conțină (art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal).

5.4 Datele cardului de plată

Nu prelucrăm datele cardului de plată. A se vedea articolul 6.

5.5 Datele de utilizare și datele tehnice

Jurnalele necesare pentru funcționarea și securizarea platformei: marcaje de timp, adresa IP, user agent, metadate ale cererilor, jurnale de erori, evidențe de utilizare pentru fiecare cont, evenimente de securitate.

5.6 Comunicările

Mesajele pe care ni le trimiteți prin canalul de feedback din aplicație și prin email, inclusiv fișierele pe care le atașați acestora, precum și răspunsurile noastre.

Această categorie cuprinde și datele pe care ni le furnizați atunci când ne cereți să vă contactăm în legătură cu planul Enterprise: numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră, numărul dumneavoastră de telefon și, dacă adăugați unul, mesajul dumneavoastră.

6. Ce se întâmplă cu datele cardului dumneavoastră

Plata se face pe o pagină de plată găzduită de Stripe. Numărul cardului, data expirării și codul de securitate sunt colectate de Stripe direct pe propriile sisteme ale Stripe. Ele nu trec niciodată prin sistemele noastre, nu le vedem niciodată și nu le stocăm niciodată.

Pentru fiecare plată primim exclusiv rezultatul (reușită, eșuată, restituită), identificatorul tranzacției și elementele de care avem nevoie pentru a emite factura.

7. De ce vă prelucrăm datele și în ce temei juridic

7.1 Pentru a furniza platforma și a executa contractul cu dumneavoastră

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (executarea unui contract).

Crearea și gestionarea contului dumneavoastră și a contului dumneavoastră de companie; rularea serviciilor pe care le solicitați; salvarea analizelor și a documentelor în contul dumneavoastră; funcționarea chatului și a traducerilor pe care le cereți; vânzarea și înscrierea în cont a creditelor preplătite; încasarea prețului; scăderea creditelor pe măsură ce utilizați serviciile; gestionarea restituirilor pentru creditele neconsumate; mesajele privind serviciul legate de achiziția dumneavoastră, precum confirmarea contractului.

7.2 Pentru a emite facturi, a ține contabilitatea și a raporta administrației fiscale

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale), cu obligația identificată nominal:

• emiterea facturii și conținutul obligatoriu al acesteia: art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal;
• ținerea registrelor contabile și a documentelor justificative: art. 23 și art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991;
• păstrarea copiilor facturilor emise și primite: art. 319 alin. (31)-(35) din Legea nr. 227/2015;
• transmiterea facturii prin sistemul național RO e-Factura pentru operațiunile cu locul prestării în România: OUG nr. 120/2021, astfel cum a fost extinsă la B2B prin Legea nr. 296/2023 și la B2C prin OUG nr. 69/2024;
• păstrarea dovezii că informațiile precontractuale au fost furnizate și că un consumator a solicitat în mod expres executarea imediată, dovadă pe care trebuie să o putem prezenta potrivit legislației privind protecția consumatorilor.

Această prelucrare continuă chiar dacă vă închideți contul. A se vedea articolul 17.

7.3 Pentru a stabili tratamentul dumneavoastră din perspectiva TVA și a verifica codul dumneavoastră de înregistrare în scopuri de TVA

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (îndeplinirea unei obligații legale).

Obligația este de a stabili locul prestării și tratamentul din perspectiva TVA al tranzacției și de a deține dovada calității dumneavoastră de persoană impozabilă și a țării dumneavoastră: articolele 44 și 59c din Directiva 2006/112/CE și articolul 24b din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011, transpuse în Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. A se vedea articolul 15 pentru modul în care funcționează verificarea.

7.4 Pentru a preveni frauda la plată și abuzul asupra creditelor preplătite

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim, enunțat explicit așa cum cere art. 13 alin. (1) lit. (d) din RGPD, este prevenirea plăților frauduloase, a utilizării neautorizate a cardului altei persoane și a abuzului asupra creditelor preplătite, în protecția noastră și în protecția clienților noștri. Aceasta include controlul automat asupra unei achiziții descris la articolul 9. Verificările antifraudă asupra tranzacției de plată în sine sunt efectuate de Stripe cu propriile instrumente și după propriile reguli, așa cum se explică la articolul 12.

7.5 Pentru a menține platforma sigură și funcțională

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este de a menține serviciul disponibil, sigur și funcțional: jurnale de securitate, prevenirea abuzurilor, diagnosticarea erorilor și planificarea capacității.

7.6 Pentru a produce statistici agregate privind utilizarea platformei

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este înțelegerea problemelor de reglementare cele mai frecvente, pentru a îmbunătăți serviciile și pentru a publica raportări la nivel de sector. Ce păstrăm în acest scop și în ce mod este descris la articolul 19. Vă puteți opune acestei prelucrări potrivit articolului 21, iar clienții profesionali ne pot cere de asemenea excluderea contului lor din aceasta.

7.7 Pentru a clasifica feedbackul pe care ni-l trimiteți

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interes legitim).

Interesul nostru legitim este de a ne asigura că o corecție reală de reglementare semnalată de un utilizator nu se pierde printre mesaje. Cum funcționează acest lucru și care este rolul furnizorului nostru de AI în cadrul lui este descris la articolul 8.

7.8 Pentru a ne îmbunătăți baza de cunoștințe de reglementare pornind de la conținutul transmis

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD (consimțământ).

Acolo unde o organizație ne dă un consimțământ scris distinct, putem reutiliza conținutul etichetelor și al dosarelor pe care le-a transmis pentru a ne îmbunătăți baza de cunoștințe de reglementare, curatoriată de noi. Fără acel consimțământ, conținutul nu este reutilizat în acest scop. Consimțământul poate fi retras oricând, scriind la info@cosmetifull.com, fără efect asupra prelucrării efectuate înainte de retragere (art. 7 alin. (3) din RGPD), iar retragerea lui nu are nicio consecință asupra serviciului.

7.9 Pentru a vă răspunde

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) și art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.

Răspunsurile la mesajele și la feedbackul dumneavoastră, precum și comunicările operaționale privind serviciul.

Atunci când ne cereți să vă contactăm în legătură cu planul Enterprise, folosim acele date numai pentru a vă suna sau a vă răspunde în scris cu privire la acea cerere. Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD (demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract) și, atunci când acționați în numele unei companii, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD (interesul nostru legitim de a răspunde unei solicitări comerciale): vă puteți opune acestei prelucrări potrivit articolului 21. Nu folosim acele date în scopuri de marketing.

Cu excepția scopului de la articolul 7.8, nu folosim consimțământul ca temei juridic. În particular, nu îl folosim pentru facturare, contabilitate sau prevenirea fraudei, întrucât acele prelucrări nu se pot opri la cerere: ele ne sunt impuse de lege ori sunt necesare pentru protejarea serviciului.

8. Prelucrarea prin inteligență artificială și transparența privind IA

Analizele, proiectele de document și răspunsurile produse de platformă sunt generate de un sistem de inteligență artificială. Când folosiți chatul sau orice funcție asistată, interacționați cu un sistem de inteligență artificială, nu cu un operator uman. Precizăm acest lucru și în interfață, în acord cu obligația de transparență prevăzută la articolul 50 din Regulamentul (UE) 2024/1689, aplicabil de la 2 august 2026.

Conținutul pe care îl transmiteți este prelucrat prin API-ul furnizorului nostru de AI (Anthropic) pentru a produce rezultatele dumneavoastră. În temeiul condițiilor comerciale care guvernează utilizarea de către noi a acestui API, conținutul transmis nu este folosit pentru antrenarea modelelor furnizorului.

Folosim același furnizor și pentru a clasifica feedbackul pe care ni-l trimiteți, astfel încât o corecție reală de reglementare să nu se piardă printre mesaje. Mesajul, un scurt extras din analiza la care se referă și clasificarea sunt păstrate, propunerea care rezultă din acestea este întotdeauna verificată de o persoană înainte ca ceva să se schimbe, iar aceeași excludere contractuală de la antrenare se aplică.

Furnizorul nostru de AI păstrează conținutul transmis și rezultatele cel mult 30 de zile de la primire sau de la generare, cu excepția perioadei mai lungi pe care furnizorul o aplică în cazurile de încălcare a politicii sale de utilizare, pentru monitorizarea abuzurilor, și în niciun alt scop. Nu autorizăm nicio altă utilizare.

Rezultatele au caracter informativ și pot conține erori. Ele asistă verificarea profesională, nu înlocuiesc judecata unui profesionist calificat și nu certifică conformitatea. Răspunderea pentru conformitatea unui produs cosmetic rămâne în sarcina operatorului economic și a persoanei responsabile, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1223/2009.

9. Verificări automate asupra achizițiilor și conturilor

Nu vă creăm profiluri.

Există un control automat asupra achiziției și el se limitează la un singur lucru: o achiziție ale cărei date sunt anormale, de exemplu o cantitate neobișnuit de mare de credite sau un cont pe care nu îl putem asocia, este pusă automat în așteptare și verificată de o persoană înainte ca creditele să fie adăugate. Decizia de a suspenda un cont sau de a refuza o achiziție este luată întotdeauna de o persoană, niciodată de sistem. Ne puteți cere să reanalizăm rezultatul, scriind la info@cosmetifull.com.

Plata în sine poate fi de asemenea refuzată sau blocată automat de sistemele antifraudă ale Stripe, potrivit criteriilor proprii ale Stripe. Acea evaluare este făcută de Stripe, nu de noi. Dacă o plată a dumneavoastră este refuzată, ne puteți scrie și puteți contacta și direct Stripe.

10. Ce se întâmplă dacă nu furnizați datele

Unele date sunt cerute de lege, altele de contract:

• Cerute de legislația fiscală: denumirea companiei sau numele, adresa de facturare și, pentru persoanele impozabile, codul de înregistrare în scopuri de TVA. Fără acestea nu putem emite o factură și, prin urmare, nu vă putem vinde credite.
• Cerute de contract: adresa de email și parola, fără de care nu putem crea și securiza un cont.
• Opționale: tot restul, de exemplu un contact administrativ suplimentar. Nefurnizarea lor nu are nicio consecință dincolo de pierderea acelei facilități.

11. Cine primește datele dumneavoastră

Menținem lanțul de furnizori scurt. Destinatarii se împart în trei grupuri diferite, iar diferența contează, întrucât ei nu au aceleași obligații față de dumneavoastră.

11.1 Grupul A: persoane împuternicite care acționează pe baza instrucțiunilor noastre (art. 28 din RGPD)

Nu folosim o persoană împuternicită de operator fără un acord privind prelucrarea datelor conform cu art. 28 din RGPD. Fiecare dintre destinatarii de mai sus prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor noastre documentate și nu le poate folosi în scopuri proprii.

11.2 Telegram: un canal intern, prezentat ca atare

Folosim un canal Telegram, strict intern echipei noastre, pentru a fi alertați imediat atunci când sosește un mesaj de feedback. Acea notificare poartă numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră și textul mesajului pe care ni l-ați trimis, inclusiv un scurt extras din analiza la care se referă un feedback. Ea nu poartă niciodată conținutul documentelor pe care le încărcați. Folosim acest canal și pentru a fi alertați atunci când sosește o cerere de a fi contactat în legătură cu planul Enterprise: acea alertă poartă numai un text fix și niciuna dintre datele dumneavoastră.

Telegram nu pune la dispoziție un acord privind prelucrarea datelor pentru boți. Spunem acest lucru deschis, în loc să invocăm o garanție pe care nu o avem, și acesta este motivul pentru care limităm acest canal la alerte interne și ținem conținutul documentelor dumneavoastră în afara lui. Telegram este stabilit în afara Spațiului Economic European.

11.3 Grupul B: destinatari care decid singuri cum prelucrează datele

Acești destinatari decid singuri cum prelucrează datele pe care le primesc. Ei acționează în calitate de operatori independenți, fiecare în temeiul propriei politici de confidențialitate și al propriilor obligații legale:

11.4 Stripe: un rol mixt

Stripe este tratat separat pentru că rolul său este mixt. A se vedea articolul 12.

12. De ce Stripe are un rol mixt

Stripe are un rol mixt și preferăm să o spunem deschis, în loc să simplificăm:

• Stripe este persoana noastră împuternicită de operator pentru partea în care încasează plata pe baza instrucțiunilor noastre și ne raportează rezultatul.
• Stripe este operator independent pentru partea în care decide, ori legea decide în locul său, ce face cu datele dumneavoastră. Stripe este un prestator de servicii de plată reglementat, supus în nume propriu normelor privind combaterea spălării banilor, identificarea clientelei și serviciile de plată. Acele scopuri sunt determinate de lege și de Stripe, nu de noi. Nu putem instrui Stripe cu privire la ce date să colecteze, cât timp să le păstreze sau cui să le divulge.

Stripe primește numele dumneavoastră, adresa dumneavoastră de email, denumirea companiei dumneavoastră, adresa dumneavoastră de facturare, codul dumneavoastră de înregistrare în scopuri de TVA acolo unde este cazul, precum și suma și identificatorul tranzacției. Pentru partea de operator, transmiterea datelor dumneavoastră către Stripe este o divulgare între doi operatori distincți. Nu suntem operatori asociați cu Stripe.

13. De ce SmartBill este persoană împuternicită de operator

SmartBill este cazul opus, iar motivul merită enunțat.

SmartBill este programul informatic pe care noi îl folosim pentru a emite factura noastră. El primește denumirea companiei dumneavoastră, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA pentru că i le transmitem noi, le prelucrează potrivit instrucțiunilor noastre și nu are o obligație profesională proprie cu privire la conținutul facturii. Prin urmare, este persoană împuternicită de operator potrivit art. 28 din RGPD, ținută de un acord privind prelucrarea datelor.

Contabilul sau auditorul nostru extern, care primește aceleași documente, este în schimb operator independent, întrucât acel rol este reglementat de lege, iar contabilul decide singur de ce anume are nevoie și pentru cât timp.

14. ANAF și e-Factura

Pentru clienții a căror operațiune are locul prestării în România, factura se transmite administrației fiscale române prin sistemul național RO e-Factura.

ANAF nu este furnizorul nostru și nu acționează în numele nostru. Este o autoritate care primește datele în temeiul unei obligații legale și le prelucrează în calitate de operator distinct. Această transmitere nu necesită consimțământul dumneavoastră și nu poate fi dezactivată. Același lucru este valabil pentru o factură de storno emisă după o restituire.

15. Verificarea codului de înregistrare în scopuri de TVA (VIES)

Înainte de a aplica sau de a nu aplica taxarea inversă, verificăm codul de înregistrare în scopuri de TVA pe care ni-l comunicați în VIES, sistemul Comisiei Europene, pentru codurile emise în Uniunea Europeană. VIES este un sistem al unei instituții a UE, iar interogarea nu implică un transfer în afara Spațiului Economic European.

Ca răspuns primim dacă respectivul cod este valabil ori faptul că sistemul nu a putut răspunde, care se înregistrează ca rezultat distinct, și, acolo unde sistemul le furnizează, numele și adresa asociate acelui cod. Păstrăm dovada verificării, inclusiv data și rezultatul acesteia, ca document justificativ pentru tratamentul de TVA pe care l-am aplicat achiziției dumneavoastră.

În cazul unei persoane fizice autorizate, codul de înregistrare în scopuri de TVA este dată cu caracter personal, motiv pentru care declarăm această verificare, deși pare o informație despre societate.

16. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii dintre furnizorii noștri sunt stabiliți în afara Spațiului Economic European ori aparțin unor grupuri stabilite acolo. Pentru fiecare dintre ei indicăm țara și garanția aplicată efectiv:

Ne puteți cere o copie a garanțiilor pe care le deținem, scriind la info@cosmetifull.com.

17. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră

Date diferite au perioade de păstrare diferite. Nu folosim o formulă generică unică.

17.1 Perioada contabilă, explicată

Legea română (art. 23 și art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 36/2023, în vigoare de la 15 ianuarie 2023) cere ca registrele contabile obligatorii și documentele justificative care stau la baza lor, inclusiv facturile, să fie păstrate cinci ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. În practică, pentru o factură emisă în 2026 termenul curge de la 1 iulie 2027 și se împlinește la 30 iunie 2032.

Acea perioadă corespunde termenului de prescripție fiscală: potrivit art. 110 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de cinci ani, care curge de la 1 iulie a anului următor celui căruia i se referă obligația fiscală. Cifra este preluată din lege, nu este o estimare a noastră.

17.2 Închiderea contului nu vă șterge facturile

Acesta este punctul care îi surprinde cel mai des pe clienți, așa că îl spunem din timp. Închiderea contului dumneavoastră vă șterge contul, analizele și conținutul pe care l-ați transmis, potrivit calendarului din tabelul de mai sus. Ea nu șterge factura și datele de facturare din spatele acesteia, pe care trebuie să le păstrăm până la împlinirea termenului legal de mai sus. O cerere de ștergere nu poate scurta acel termen (art. 17 alin. (3) lit. (b) din RGPD).

O ștergere elimină datele din sistemele active potrivit calendarului de mai sus. Copiile de rezervă care încă le conțin sunt rotite în termen de 30 de zile, după care copia însăși nu mai există.

18. Securitate

Traficul se desfășoară prin HTTPS, iar datele sunt criptate în tranzit. Parolele nu sunt stocate niciodată în clar: ele sunt stocate ca derivare PBKDF2-SHA256, cu o sare (salt) unică pentru fiecare utilizator și 100.000 de iterații. Fiecare cont vede exclusiv propriile analize, iar conturile de companie partajează exclusiv între membrii lor aprobați. Accesul administrativ este restricționat la persoanele care au nevoie de el. Datele cardului nu ajung niciodată în sistemele noastre, așa cum se explică la articolul 6.

19. Metadate statistice și statistici agregate

Pentru fiecare analiză păstrăm o evidență de metadate statistice, niciodată de conținut: tipul și gravitatea problemelor identificate, piețele, limbile și scorul. Acea evidență este legată de un cod ireversibil derivat din adresa dumneavoastră de email, nu de numele dumneavoastră, și rămâne pseudonimizată: nu sunt date anonime, așa că le tratăm ca date cu caracter personal, iar dumneavoastră vă păstrați drepturile asupra lor.

Folosim acele evidențe exclusiv în formă agregată, pentru a vedea ce tipuri de probleme de etichetare sunt cele mai frecvente și unde, în scopul îmbunătățirii serviciilor și, în viitor, pentru raportări la nivel de sector. Un agregat este utilizat sau publicat numai dacă acoperă cel puțin 20 de analize și cel puțin 5 conturi distincte. Agregatele nu includ niciodată conținutul documentelor dumneavoastră, denumirile produselor, identitatea dumneavoastră sau vreun element care ar putea identifica compania dumneavoastră.

Ele sunt derivate exclusiv din metadate. Nu sunt derivate din substanța documentelor pe care le transmiteți, din denumirile produselor sau din formule. Clienții profesionali ne pot cere la info@cosmetifull.com excluderea contului lor din această prelucrare, gratuit și fără vreun efect asupra serviciului.

20. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul:

• de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și de a obține o copie;
• la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• la ștergerea datelor dumneavoastră, în limitele articolului 17.2;
• la restricționarea prelucrării în cazurile prevăzute de lege;
• la portabilitatea datelor pentru datele pe care ni le-ați furnizat și pe care le prelucrăm prin mijloace automate în temeiul contractului sau al consimțământului dumneavoastră;
• la opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul nostru legitim, așa cum se arată la articolul 21;
• de a vă retrage consimțământul oricând, pentru unicul scop care se întemeiază pe consimțământ, descris la articolul 7.8, fără a afecta prelucrarea efectuată înainte de retragere;
• de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

Pentru a exercita aceste drepturi, scrieți la info@cosmetifull.com. Răspundem în termenele stabilite de RGPD, ca regulă în termen de o lună. Autoritatea noastră de supraveghere principală este ANSPDCP, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România (Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, dataprotection.ro). Vă puteți adresa și autorității de supraveghere din țara în care locuiți sau lucrați.

Dacă cererea dumneavoastră privește date cuprinse într-un document încărcat de unul dintre clienții noștri, articolul 4 explică ce facem cu ea.

21. Dreptul dumneavoastră la opoziție

Acest drept este prezentat separat, pentru că merită atenția dumneavoastră.

Acolo unde vă prelucrăm datele în temeiul interesului nostru legitim (articolele 7.4, 7.5, 7.6, 7.7 și 7.9), aveți dreptul de a vă opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Scrieți la info@cosmetifull.com, spuneți-ne cărei prelucrări vă opuneți și de ce. Oprim acea prelucrare, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră ori a cazului în care avem nevoie de date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Două precizări făcute pe față:

• o opoziție nu poate elimina datele pe care avem obligația să le păstrăm în temeiul obligațiilor contabile și fiscale descrise la articolul 7.2 și la articolul 17;
• prevenirea fraudei asupra plății în sine este efectuată de Stripe în calitate de operator independent, așa că o opoziție adresată nouă nu poate dezactiva verificările proprii ale Stripe. Vă puteți adresa direct Stripe pe acest punct.

22. Dacă sunteți consumator

Acest articol se aplică exclusiv persoanelor fizice care cumpără în scopuri din afara activității lor comerciale, de afaceri sau liberale. El se adaugă restului acestei politici și, acolo unde intră în conflict, prevalează asupra lui.

• Vă cerem mai puține informații de facturare. Pentru o achiziție făcută de un consumator avem nevoie de numele dumneavoastră și de adresa dumneavoastră de facturare. Nu cerem un cod de înregistrare în scopuri de TVA.
• Nu vă cerem și nu vă păstrăm codul numeric personal (CNP). Factura se emite cu numele și adresa dumneavoastră. Acolo unde sistemul e-Factura cere un cod al beneficiarului, iar dumneavoastră nu vă identificați cu un cod fiscal, se folosește codul generic prevăzut de specificațiile tehnice ANAF. Am făcut această alegere în mod deliberat, pentru a menține colectarea de date la minimum.
• Păstrăm evidența drepturilor dumneavoastră de retragere. Păstrăm evidența cererii exprese de executare imediată și a luării la cunoștință exprimate la finalizarea comenzii, precum și evidența oricărei declarații de retragere pe care ne-o trimiteți, întrucât legea ne cere să putem dovedi că informațiile au fost furnizate. Acea evidență urmează perioada de păstrare contabilă.
• Restituiri. Dacă vă retrageți în termen de 14 zile de la achiziție, procesăm restituirea creditelor pe care nu le-ați consumat. Datele cu caracter personal folosite pentru acea operațiune (datele achiziției, identificatorul tranzacției, identificatorul restituirii) sunt prelucrate pentru executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD, iar factura de storno care urmează intră sub incidența obligațiilor contabile de la articolul 7.2.
• Reclamații. Puteți depune o plângere la ANSPDCP din România sau la autoritatea de supraveghere din țara în care locuiți.

23. Cookie-uri și stocare locală

Platforma folosește exclusiv stocare tehnică strict necesară pe dispozitivul dumneavoastră: tokenul de sesiune care vă menține autentificat, adresa dumneavoastră de email și denumirea companiei dumneavoastră, pentru ca interfața să le poată afișa fără o nouă cerere, o evidență a faptului că ați consultat notele legale, precum și preferințe precum limba, tema și modul de afișare a arhivei dumneavoastră.

Unul singur dintre aceste elemente este un cookie, iar acesta este plasat de noi:

Furnizorul nostru de infrastructură nu setează niciunul astăzi, iar noi nu am presupus-o: am măsurat-o. La 23 august 2026 am deschis cu un browser real cele patru suprafețe publice (aplicația LabelCheck, pagina ei de prezentare, ExpertDesk și site-ul) și am numărat cookie-urile prezente: zero, pe toate patru. Dacă într-o zi vom activa o funcție Cloudflare care setează unul (de exemplu detectarea boților), acest tabel o va spune înainte să se întâmple.

În stocarea locală a browserului, care nu este un cookie și nu călătorește cu cererile, păstrăm jetonul care te ține conectat la aplicație, adresa ta de email, denumirea companiei, limba și tema. Dispare dacă golești datele site-ului.

Nu folosim cookie-uri de publicitate, servicii de analiză ale terților sau instrumente de urmărire. Cookie-urile tehnice strict necesare sunt exceptate de la consimțământ potrivit art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004, motiv pentru care site-ul nu afișează un banner de cookie-uri. Această concluzie se menține numai atât timp cât tabelul de mai sus nu conține nimic dincolo de ceea ce este strict necesar.

Pagina de plată este găzduită de Stripe pe propriul domeniu al Stripe. Orice stocare sau citire de informații pe dispozitivul dumneavoastră care are loc pe acea pagină este efectuată de Stripe în temeiul propriei politici de confidențialitate și se află în afara paginilor noastre.

24. Modificări ale acestei politici

Dacă modificăm această politică, actualizăm data de la început, iar pentru modificările substanțiale vă notificăm în interiorul platformei. Când o modificare privește un scop nou sau un destinatar nou, vă informăm înainte de începerea acelei prelucrări, nu după.

Această politică, în versiunea în vigoare la momentul respectiv, se aplică fiecărei achiziții efectuate pe platformă.

Versiunea în limba engleză a acestei politici este versiunea de referință și prevalează în caz de divergență între versiuni. Pentru consumatori se aplică precizarea de la începutul documentului.

Nicodemo & Signa Company Srl · Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, România · CUI RO15617609 · Reg. J02/809/2003 · info@cosmetifull.com

Termeni și condiții