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Politique de confidentialité de cosmetiFULL

Dernière mise à jour : 31 octobre 2026 · S'applique à : la plateforme cosmetiFULL et à tous les services qui y sont fournis

La version anglaise est la version de référence et prévaut en cas de divergence entre les versions. Pour les consommateurs, la version rédigée dans la langue dans laquelle vous avez conclu le contrat prévaut en votre faveur lorsque les deux divergent, et lorsqu'une clause n'est pas claire, c'est l'interprétation la plus favorable pour vous qui prévaut.

1. Qui nous sommes, et à quel titre

cosmetiFULL est une plateforme de services numériques pour le secteur cosmétique, exploitée par :

Nicodemo & Signa Company Srl

Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, Roumanie

Numéro d'identification TVA / code unique d'enregistrement : RO15617609

Numéro au registre du commerce : J02/809/2003

Email : info@cosmetifull.com

Dans la présente politique, « nous », « notre » et « nos » désignent Nicodemo & Signa Company Srl.

Nous n'avons pas le même rôle pour l'ensemble des données présentes sur la plateforme, et cette différence compte pour vous.

• Nous sommes responsable du traitement pour les données de compte, d'authentification et d'accès, pour les données relatives aux crédits prépayés et aux achats, pour les données de facturation et les données comptables, pour les journaux techniques et de sécurité de la plateforme et pour nos échanges avec vous.
• Nous sommes sous-traitant pour les contenus qu'un client dépose et pour les données à caractère personnel qu'ils contiennent. Le responsable du traitement est alors le client et nous agissons sur son instruction documentée, en vertu d'un contrat de sous-traitance conclu avec lui conformément à l'art. 28 du RGPD. L'article 4 de la présente politique explique ce que cela signifie en pratique et à qui vous devez vous adresser. Sur instruction du client (contrat de sous-traitance, clause 17), nous tirons également de ces contenus des connaissances agrégées et désidentifiées : voir l'article 19.

Nous conservons le même rôle pour chaque service de la plateforme, présent et futur. Aujourd'hui, la plateforme comprend LabelCheck (contrôle des étiquettes cosmétiques au regard des règles de l'UE, actuellement en version bêta), ExpertDesk (recommandations professionnelles produites par un système d'intelligence artificielle) et PIFBuilder (préparation et contrôle du dossier d'information sur le produit prévu par le règlement (CE) n° 1223/2009, actuellement en phase d'essai et uniquement sur invitation). ExpertDesk dispose de sa propre politique de confidentialité, accessible à l'intérieur de l'application, et c'est elle qui s'applique à la place de celle-ci pour le contenu de ses conversations. PIFBuilder dispose lui aussi de sa propre politique de confidentialité, accessible à l'intérieur de l'application, et c'est elle qui s'applique à la place de celle-ci pour ce qui se passe à l'intérieur du service. FormulaArchive est en construction et n'est pas encore commercialisé. Lorsqu'il sera disponible, il sera couvert par la présente politique, sauf si nous en publions une spécifique pour lui.

2. Contact en matière de protection des données et délégué à la protection des données

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nos traitements ne relèvent pas des cas énumérés à l'art. 37, paragraphe 1, du RGPD : nous ne sommes pas une autorité publique, nos activités de base ne consistent pas en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées, et nous ne traitons pas de catégories particulières de données à grande échelle.

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données, écrivez à info@cosmetifull.com. C'est notre unique point de contact public pour les questions de protection des données.

3. À qui s'applique la présente politique

La présente politique s'applique à toute personne dont nous traitons les données à caractère personnel, et en particulier :

• aux clients professionnels : entreprises, professionnels et les utilisateurs qu'ils autorisent ;
• aux consommateurs : personnes physiques qui achètent à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale ;
• aux personnes nommées à l'intérieur des documents qu'un client dépose, dont l'article 4 explique la situation ;
• aux auteurs de cosmetiLEARN, pour lesquels l'article 7.12 explique ce que nous traitons au sujet de leur page publique ;
• aux personnes qui signalent une page de cosmetiLEARN, pour lesquelles l'article 7.13 explique ce que nous faisons de leur notification.

Lorsqu'une règle ne vaut que pour les consommateurs, nous le disons. L'article 22 rassemble les points qui concernent spécifiquement les consommateurs.

4. Lorsque nous sommes sous-traitant, et non responsable du traitement

Une grande partie de ce qui transite par la plateforme n'est pas notre donnée et n'est pas traitée pour nos finalités. Lorsqu'un fabricant, un consultant ou une personne chargée de l'évaluation de la sécurité dépose une maquette d'étiquette, une formule ou un dossier, ce matériel peut nommer des personnes : une personne responsable imprimée sur un emballage, un contact technique, une personne chargée de l'évaluation de la sécurité qui signe un document.

Pour ces données :

• le responsable du traitement est le client qui les dépose. C'est lui qui décide pourquoi elles sont traitées et ce qu'elles deviennent.
• nous sommes sous-traitant. Nous ne les traitons que pour exécuter les fonctions que le client demande, sur son instruction documentée, et, au-delà, uniquement pour en tirer les connaissances agrégées que le client autorise à la clause 17 du contrat de sous-traitance (article 19).
• La relation est régie par le contrat de sous-traitance annexé à nos Conditions générales de service, qui contient ce qu'exige l'art. 28, paragraphe 3, du RGPD, y compris la liste des autres sous-traitants et l'information que vous recevez avant que l'un d'eux ne change.

Les personnes qui interviennent sont l'organisation cliente et les membres qu'elle autorise dans son compte d'entreprise, selon les rôles disponibles dans la plateforme (Conditions générales de service, article 6). Qui y entre et avec quel rôle, c'est l'organisation qui le décide à l'intérieur de la plateforme.

Si vous êtes nommé dans un document déposé par l'un de nos clients, l'obligation de vous informer au titre des art. 13 et 14 du RGPD incombe à cette organisation, et non à nous, parce que c'est elle qui entretient la relation avec vous et qui décide de ce qu'il advient de vos données. Si vous nous écrivez pour exercer un droit sur ces données, ce n'est pas nous qui statuons sur la demande : nous la transmettons à l'organisation dans les meilleurs délais et nous l'aidons à vous répondre, comme l'exige l'art. 28, paragraphe 3, point e), du RGPD. Indiquez-nous à quelle entreprise appartient le document et nous l'orienterons.

Le reste de la présente politique décrit les données pour lesquelles nous sommes responsable du traitement, sauf indication contraire.

5. Quelles données nous traitons

5.1 Données de compte

Nom, adresse email, raison sociale le cas échéant, mot de passe conservé sous forme d'empreinte (hash), rôle au sein d'un compte d'entreprise, langue et préférences d'interface, votre choix concernant les connaissances dérivées (article 19), date d'inscription.

Si le titulaire d'un compte d'entreprise vous ajoute à son équipe, votre nom et votre adresse email nous sont communiqués par ce titulaire, et non par vous. Nous les utilisons pour vous envoyer l'invitation (article 7.11) et, une fois que vous avez choisi un mot de passe, en tant que données de compte décrites ci-dessus.

Si vous saisissez un code lorsque vous demandez l'accès (par exemple un code imprimé dans un livre, ou un code déjà renseigné par le lien que vous avez suivi), le code saisi. Si vous êtes titulaire d'un code, le code lui-même, dont le texte peut être votre nom.

Si vous demandez l'accès depuis notre site, la page de notre site à partir de laquelle vous avez commencé votre demande ; et si le lien que vous avez suivi contient les données d'une campagne, par exemple parce qu'il provient de l'une de nos publicités, ces données : la source, le support, la campagne et la publicité.

5.2 Contenus que vous déposez (nous sommes sous-traitant pour ces contenus, voir l'article 4)

Les maquettes d'étiquettes, les textes, les formules et la documentation produit que vous déposez, les analyses et les documents enregistrés dans votre compte, ainsi que vos messages dans le chat de clarification.

Les images que vous déposez pour une analyse sont traitées afin de produire le résultat et ne sont pas conservées : ce qui reste dans votre compte, c'est l'analyse, son résumé, les versions et vos messages. Les documents que vous joignez à une déclaration sont eux aussi traités afin de produire le résultat et ne sont pas conservés aujourd'hui : ils ne le seront qu'à compter du moment où la fonction de pièce jointe est active dans le service, et dès lors jusqu'à ce que vous les supprimiez ou jusqu'à la suppression du compte. Les fichiers que vous joignez à un message de retour sont conservés.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données à caractère personnel et vous ne devez pas en déposer.

5.3 Données d'achat et de facturation

Cette catégorie existe parce que la plateforme est vendue. Nous traitons :

• pour les clients professionnels : la raison sociale, l'adresse de facturation, le pays, le numéro d'identification TVA ou le code d'identification fiscale ;
• pour les consommateurs : le nom et l'adresse de facturation ;
• le résultat de la vérification du numéro d'identification TVA décrite à l'article 15, y compris le cas où le système n'a pas pu répondre ;
• les éléments de preuve utilisés pour déterminer votre pays aux fins de la TVA, à savoir l'adresse de facturation que vous nous communiquez et l'adresse IP de l'achat, comme l'exige l'article 24 ter du règlement d'exécution (UE) n° 282/2011 ;
• les données d'achat : date, quantité de crédits achetés, montant, devise, traitement TVA appliqué ;
• le solde de crédits et l'historique de consommation sur les services de la plateforme ;
• le numéro de facture, la date de la facture et une copie de la facture ;
• l'identifiant de la transaction et, le cas échéant, l'identifiant du remboursement reçu de Stripe ;
• pour les consommateurs : l'enregistrement de la demande expresse d'exécution immédiate et de la reconnaissance donnée au titre de l'article 34 des Conditions générales de service, ainsi que l'enregistrement de toute déclaration de rétractation que vous nous adressez.

Les éléments de facturation ne sont pas facultatifs. Ils sont ce que la loi fiscale impose de faire figurer sur une facture (art. 319 de la loi n° 227/2015, le code fiscal roumain).

5.4 Données de carte de paiement

Nous ne traitons pas les données de carte de paiement. Voir l'article 6.

5.5 Données d'utilisation et données techniques

Les journaux nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme : horodatages, adresse IP, user agent, métadonnées des requêtes, journaux d'erreurs, relevés d'utilisation par compte, événements de sécurité.

Si vous avez accepté le pixel de Meta sur notre site, les étapes décrites à l'article 7.14 partent de votre navigateur vers Meta lorsque vous utilisez notre page d'inscription. Nous n'en recevons aucune.

5.6 Communications

Les messages que vous nous adressez via le canal de retours intégré à l'application et par email, y compris les fichiers que vous y joignez, ainsi que nos réponses.

Cette catégorie comprend aussi les données que vous nous communiquez lorsque vous nous demandez de vous recontacter au sujet de la formule Enterprise : votre nom, votre adresse email, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et, si vous en ajoutez un, votre message.

6. Ce qu'il advient des données de votre carte

Le paiement s'effectue sur une page de paiement hébergée par Stripe. Votre numéro de carte, sa date d'expiration et son code de sécurité sont collectés par Stripe directement sur les systèmes de Stripe. Ils ne transitent jamais par nos systèmes, nous ne les voyons jamais et nous ne les conservons jamais.

Pour chaque paiement, nous ne recevons que le résultat (réussi, échoué, remboursé), l'identifiant de la transaction et les éléments dont nous avons besoin pour émettre la facture.

7. Pourquoi nous traitons vos données, et sur quelle base juridique

7.1 Pour fournir la plateforme et exécuter notre contrat avec vous

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution d'un contrat).

Création et gestion de votre compte et de votre compte d'entreprise ; exécution des services que vous demandez ; enregistrement des analyses et des documents dans votre compte ; fonctionnement du chat et des traductions que vous demandez ; vente des crédits prépayés et leur inscription au compte ; encaissement du prix ; déduction des crédits au fur et à mesure que vous utilisez les services ; traitement des remboursements de crédits non consommés ; messages de service liés à votre achat, comme la confirmation du contrat.

7.2 Pour émettre les factures, tenir notre comptabilité et transmettre les données à l'administration fiscale

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (respect d'une obligation légale), l'obligation étant désignée nommément :

• émission de la facture et son contenu obligatoire : art. 319 de la loi n° 227/2015 (code fiscal roumain) ;
• tenue des documents comptables et des pièces justificatives : art. 23 et art. 25 de la loi comptable n° 82/1991 ;
• conservation des copies des factures émises et reçues : art. 319, paragraphes (31) à (35), de la loi n° 227/2015 ;
• transmission de la facture par le système national RO e-Factura pour les opérations dont le lieu de la prestation se situe en Roumanie : OUG n° 120/2021, étendue au B2B par la loi n° 296/2023 et au B2C par l'OUG n° 69/2024 ;
• conservation de la preuve que les informations précontractuelles ont été fournies et qu'un consommateur a expressément demandé l'exécution immédiate, preuve que nous devons être en mesure de produire au titre du droit de la consommation.

Ce traitement se poursuit même si vous fermez votre compte. Voir l'article 17.

7.3 Pour déterminer votre traitement TVA et vérifier votre numéro d'identification TVA

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (respect d'une obligation légale).

L'obligation consiste à déterminer le lieu de la prestation et le traitement TVA de l'opération et à conserver la preuve de votre qualité d'assujetti et de votre pays : articles 44 et 59 quater de la directive 2006/112/CE et article 24 ter du règlement d'exécution (UE) n° 282/2011, transposés dans la loi n° 227/2015 (code fiscal roumain). Voir l'article 15 pour le fonctionnement de la vérification.

7.4 Pour prévenir la fraude aux paiements et les abus sur les crédits prépayés

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Notre intérêt légitime, énoncé de manière explicite comme l'exige l'art. 13, paragraphe 1, point d), du RGPD, est de prévenir les paiements frauduleux, l'utilisation non autorisée de la carte d'autrui et l'abus des crédits prépayés, pour notre protection et pour celle de nos clients. Cela comprend le contrôle automatisé sur un achat décrit à l'article 9. Les contrôles antifraude sur la transaction de paiement elle-même sont effectués par Stripe avec ses propres outils et selon ses propres règles, comme l'explique l'article 12.

7.5 Pour maintenir la plateforme sûre et en bon état de fonctionnement

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Notre intérêt légitime est de maintenir le service disponible, sûr et fonctionnant correctement : journaux de sécurité, prévention des abus, diagnostic des erreurs et planification de la capacité.

7.6 Pour tirer des connaissances agrégées de l'utilisation de la plateforme

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Notre intérêt légitime est de rendre les contrôles plus précis, d'enrichir notre base de connaissances et, à l'avenir, de publier des analyses sectorielles. Ce que nous en tirons, à partir de quelles données et dans quelles limites, est décrit à l'article 19. Vous pouvez vous en exclure en un clic dans les préférences de votre compte, et vous pouvez aussi vous y opposer au titre de l'article 21.

7.7 Pour classer les retours que vous nous envoyez

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Notre intérêt légitime est de faire en sorte qu'une véritable correction réglementaire signalée par un utilisateur ne se perde pas parmi les messages. Le fonctionnement de ce dispositif, et le rôle qu'y joue notre fournisseur d'intelligence artificielle, sont décrits à l'article 8.

7.8 Pour constituer notre bibliothèque de cas complets

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Un extrait d'un dossier d'information sur le produit n'entre dans la bibliothèque que lorsqu'une personne chargée de l'évaluation de la sécurité approuve cet extrait précis pour celle-ci, après suppression des noms, des coordonnées et de tout ce qui permet de reconnaître le produit, et après examen par un expert indépendant. Notre intérêt légitime est une bibliothèque de cas réels et vérifiés qui rend les services plus fiables pour tous. Si une donnée à caractère personnel résiduelle subsiste dans un extrait approuvé, nous la supprimons dès que nous nous en apercevons. Les contenus réutilisés avant le 3 octobre 2026 reposent sur les consentements écrits distincts donnés pendant la phase bêta, qui peuvent toujours être retirés en écrivant à info@cosmetifull.com.

7.9 Pour vous répondre

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b), et art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Réponses à vos messages et à vos retours, et communications opérationnelles sur le service.

Lorsque vous nous demandez de vous recontacter au sujet de la formule Enterprise, nous utilisons ces données uniquement pour vous appeler ou vous répondre par écrit à propos de cette demande. La base juridique est l'art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande) et, lorsque vous agissez pour le compte d'une entreprise, l'art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (notre intérêt légitime à répondre à une demande commerciale). Dans ce second cas, vous pouvez vous opposer au traitement au titre de l'article 21. Nous n'utilisons pas ces données à des fins de prospection.

Nous n'utilisons pas le consentement comme base juridique, sauf pour les consentements écrits donnés pendant la phase bêta pour les contenus réutilisés avant le 3 octobre 2026 (article 7.8) et pour le pixel de Meta sur notre page d'inscription, qui ne fonctionne que si vous l'avez accepté sur notre site (article 7.14). En particulier, nous ne l'utilisons pas pour la facturation, la comptabilité ou la prévention de la fraude, parce que ces traitements ne peuvent pas s'arrêter sur demande : ils nous sont imposés par la loi ou sont nécessaires à la protection du service.

7.10 Pour appliquer les codes que vous saisissez et savoir quels canaux nous amènent des clients

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et exécution du contrat) pour appliquer la promotion associée à un code que vous avez choisi de saisir (article 23 des Conditions générales de service) ; art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes) pour le reste du traitement décrit ici.

Notre intérêt légitime est de savoir quels auteurs, partenaires et campagnes nous amènent des clients, de suivre la relation avec chaque entreprise cliente, et d'attribuer au titulaire d'un code les crédits convenus avec lui. Nous enregistrons le code avec lequel votre entreprise est entrée, par entreprise et non par personne, et nous relevons si cette entreprise a ensuite utilisé ou acheté des crédits. Nous enregistrons aussi la campagne et la publicité qui ont amené votre entreprise jusqu'à nous, ainsi que la page de notre site à partir de laquelle vous avez commencé votre demande, telles qu'elles figurent dans le lien que vous avez suivi. Nous consultons le code ou la campagne entreprise par entreprise, pour suivre chaque relation client, et globalement, pour mesurer ce que vaut chaque code et chaque campagne. Nous consultons aussi la façon dont chaque entreprise utilise la plateforme (sa date d'inscription, le type d'activité que nous notons pour elle, sa première analyse, son niveau d'utilisation des services, ce qu'elle a payé) pour suivre chaque relation client et comprendre quels canaux nous amènent des clients qui y trouvent de la valeur. Lorsqu'une demande faite avec un code est approuvée, le titulaire de ce code peut recevoir des crédits. Nous ne communiquons au titulaire ni votre nom, ni votre entreprise, ni votre adresse email, ni rien de ce que vous faites sur la plateforme, mais le titulaire peut voir quand ces crédits arrivent. Si vous êtes titulaire d'un code, son texte peut être votre nom : nous retirons le code et supprimons son texte lors de la fermeture de votre compte d'entreprise, ou plus tôt si vous nous le demandez. Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes au titre de l'article 21, indépendamment de l'interrupteur décrit à l'article 19.

7.11 Pour vous envoyer l'invitation d'une entreprise qui vous ajoute à son équipe

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes).

Notre intérêt légitime, qui est aussi celui de l'entreprise, est de permettre à un client de donner aux personnes qui travaillent avec lui l'accès au service qu'il utilise. Seul le titulaire du compte d'entreprise peut ajouter quelqu'un, et c'est lui qui nous communique le nom et l'adresse email de cette personne. Nous les utilisons uniquement pour envoyer l'invitation, qui indique le nom de l'entreprise et celui de la personne qui en est à l'origine. Si vous ne choisissez pas de mot de passe dans les 30 jours qui suivent la dernière invitation, nous supprimons votre nom et votre adresse email. Une fois votre mot de passe choisi, votre compte est traité comme tout autre compte décrit dans la présente politique. Vous pouvez ignorer l'invitation, car sans votre mot de passe aucun compte n'est activé, et vous pouvez vous opposer au traitement au titre de l'article 21.

7.12 cosmetiLEARN, si vous êtes auteur

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (exécution d'un contrat, c'est-à-dire de l'accord conclu avec vous en tant qu'auteur, et, avant que nous approuvions votre confirmation, exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande) pour publier votre page, pour vous présenter dans d'autres parties de cosmetiLEARN et sur nos canaux, pour les modifications que vous apportez manuellement ou avec l'assistant, pour les demandes d'ajout d'un livre, pour les versions dans les autres langues et pour l'enregistrement de votre confirmation de l'accord ; art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes) pour la première version de votre page et l'aperçu avant votre acceptation de l'accord, les contrôles automatiques, l'historique des versions, le récapitulatif quotidien, les posts qui restent en ligne après la fin de l'accord, l'empreinte d'une page supprimée, l'enregistrement de votre confirmation après la fin de l'accord ou après notre refus, le comptage des clics sur les liens d'achat de votre page et l'invitation à le confirmer.

cosmetiLEARN présente sur notre site, en dix langues, des auteurs de livres de science cosmétique. Si nous vous avons invité en tant qu'auteur, nous traitons les données de votre page : nom, fonction, biographie, vos canaux, votre photo, les données de vos livres (descriptions, ISBN, éditeur, nombre de pages, date, liens d'achat, couvertures et légendes), les modifications que vous apportez et leur historique, ainsi que vos demandes d'ajout d'un livre. La première version de votre page, c'est nous qui la préparons, à partir de ce que vous nous fournissez et de ce que nous recueillons sur vos pages publiques et dans d'autres sources accessibles en ligne, et nous vous la montrons dans un aperçu avec l'invitation à confirmer l'accord ; le premier message que nous vous envoyons et l'aperçu contiennent le lien vers la présente politique. Tant que vous n'avez pas accepté l'accord, nous préparons la page et vous la montrons sur la base de notre intérêt légitime à vous la proposer. Les sources sont par exemple votre site, les pages de vos éditeurs et les pages publiques de vos livres ; sur demande, nous vous indiquons d'où provient chaque élément. Si vous nous dites que cela ne vous intéresse pas, ou si la page n'est pas mise en ligne, nous la supprimons des fichiers de notre site, avec les images et les textes recueillis, dans un délai d'un mois à compter de votre réponse ou de l'expiration du lien de l'aperçu ; si votre confirmation attend encore notre décision à ce moment-là, dans un délai d'un mois à compter de la décision ou, si nous ne décidons jamais, de l'expiration de son enregistrement. Une copie reste dans l'historique du dépôt privé du code de notre site sur GitHub, et nous la supprimons dans un délai d'un mois à compter de votre demande. Votre compte est un compte ordinaire de la plateforme (article 5.1) ; c'est nous qui activons et désactivons l'accès à votre page.

• La confirmation de l'accord. Vous acceptez l'accord avec les auteurs, ainsi que les Conditions générales de service auxquelles il renvoie, avec le bouton par lequel vous confirmez votre page, sur la page où vous vous connectez à votre compte ou en créez un, comme nous vous l'indiquons à côté du bouton. L'invitation peut déjà contenir votre nom et votre adresse email, pour préremplir le formulaire : ces données ne restent dans l'invitation que tant qu'elle est ouverte, et nous les supprimons plus tôt si vous nous demandez de supprimer vos données ou votre compte. Lorsque vous acceptez, nous enregistrons qui a confirmé (nom, adresse email, compte et identifiant de la page), quand, quelle version de chacun des trois textes et, lorsque vous passez par le bouton de l'aperçu, l'empreinte (hash) de la page que vous avez vue, images comprises, ce qui prouve l'accord conclu entre nous. Si vous créez un nouveau compte, nous vous envoyons un email avec un lien valable 72 heures : un clic confirme que c'est bien vous, et c'est à ce moment-là que nous enregistrons votre acceptation ; jusque-là, nous conservons votre nom, votre adresse email, le pays, l'entreprise si vous l'avez indiquée et ce qui est nécessaire pour enregistrer la confirmation. Vous choisissez votre mot de passe lorsque votre page est en ligne, depuis le lien de l'email qui vous l'annonce, valable 72 heures ; ensuite, avec « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion. Nous en avertissons nos administrateurs par une alerte à texte fixe (article 11.2) et par un email envoyé via Amazon SES à notre boîte email professionnelle, qui contient votre nom, votre adresse email, l'identifiant de votre page et l'état de votre compte et qui reste dans la boîte jusqu'à ce que nous le supprimions manuellement, y compris à votre demande ; l'un des administrateurs approuve ou refuse ensuite la publication de la page. Après la fin de l'accord, ou si nous refusons la confirmation, nous conservons cet enregistrement sur la base de notre intérêt légitime à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, pendant les durées indiquées à l'article 17 de la présente politique. Si vous nous demandez de supprimer vos données ou votre compte, votre nom, votre adresse email, le lien avec votre compte et l'identifiant de la page sont supprimés de l'enregistrement, et jusqu'aux mêmes échéances il n'y reste que les empreintes (hash) de votre adresse email, de l'identifiant de la page et de la page que vous avez vue, comme le permet l'art. 17, paragraphe 3, point e), du RGPD : une empreinte ne contient pas la donnée elle-même, mais une personne ayant accès à notre base de données et connaissant déjà la donnée pourrait la reconnaître. Si nous refusons la confirmation, nous notons aussi le motif dans l'enregistrement : ce motif est conservé jusqu'aux mêmes échéances et supprimé avec votre nom si vous nous demandez de supprimer vos données ou votre compte.
• Le compte créé depuis le formulaire. Le compte que vous créez depuis le formulaire ne peut pas être utilisé tant que nous n'avons pas approuvé votre confirmation. S'il n'a pas d'autre usage (un service de cosmetiFULL demandé à part, une entreprise qui vous a ajouté à son équipe ou une autre confirmation), nous le supprimons avec sa demande d'accès, si elle est encore ouverte : lors du refus, immédiatement ; 13 mois après votre acceptation, si aucune décision n'est prise sur la confirmation ; dans un délai de 7 jours à compter du dernier lien de confirmation que nous vous avons envoyé (lorsque vous envoyez le formulaire ou demandez un nouveau lien), si vous ne confirmez pas votre adresse email avec ce lien ou si la confirmation ne peut pas être enregistrée (par exemple parce que l'invitation a été clôturée ou a expiré entre-temps) ; dans ce cas, nous n'enregistrons aucune confirmation et supprimons dans les mêmes 7 jours les données saisies dans le formulaire (nom, pays, entreprise), même si le compte est conservé. Lors du refus, nous supprimons la demande d'accès créée avec la confirmation même si le compte est conservé. Le journal d'envoi de notre service d'emails conserve l'adresse à laquelle nous avons écrit pendant 12 mois à compter de la date d'envoi, comme pour tout email que nous envoyons (article 17). L'enregistrement de votre confirmation est conservé pendant les durées de l'article 17.
• Où nous vous présentons. En plus de votre page, nous utilisons votre nom, votre photo, votre biographie et vos livres pour vous présenter dans d'autres parties de cosmetiLEARN sur notre site, par exemple sur la page d'accueil, et sur nos canaux : posts, newsletters et événements, toujours pour parler de cosmetiLEARN. Les plateformes sur lesquelles nous publions les posts traitent ce que nous y publions en tant que responsables du traitement autonomes, selon leurs propres règles.
• Vos modifications, manuellement ou avec l'assistant. Vous modifiez votre page manuellement, champ par champ, ou en écrivant à un assistant, qui est un système d'intelligence artificielle et non une personne. Si vous utilisez l'assistant, vos messages et les valeurs de votre page sont transmis à notre fournisseur d'intelligence artificielle (Anthropic) dans les conditions de l'article 8 ; votre adresse email et les données de votre compte ne le sont pas. Nous ne conservons pas la conversation : elle reste dans votre navigateur tant que vous gardez la page ouverte. Pour chaque modification, manuelle ou faite avec l'assistant, nous conservons la proposition de modification, c'est-à-dire la valeur avant et après, sa provenance, le résultat des contrôles et l'heure. Pour chaque modification de la page, nous conservons aussi qui l'a proposée (l'identifiant de votre compte, pas votre nom ni votre email) et si elle vient de l'assistant ou du crayon, c'est-à-dire à la main. Les propositions non confirmées sont supprimées au bout de 24 heures ; les propositions confirmées restent dans l'historique de la page tant que la page existe, et sont supprimées avec elle.
• Mise en ligne automatique, après les contrôles. Lorsque vous confirmez une modification, elle est mise en ligne d'elle-même si elle passe les contrôles automatiques : format et longueur, liens uniquement vers des sites autorisés, chiffre de contrôle de l'ISBN, aucune formulation qui présente cosmetiFULL comme votre garant ou celui du livre, aucune promesse de santé ou de résultat, et uniquement des sujets de cosmétique. Le dernier contrôle, y compris sur les modifications manuelles, est effectué par un classificateur de notre fournisseur d'intelligence artificielle, et si le classificateur ne répond pas, la modification n'est pas mise en ligne. Notre intérêt légitime est que les pages publiques restent exactes, licites et consacrées à la cosmétique.
• Un nouveau livre. Vous pouvez nous demander d'ajouter l'un de vos livres, avec son titre, son sous-titre, sa langue, son ISBN, son éditeur, le lien vers la page du livre chez l'éditeur et les liens d'achat. La demande n'est pas mise en ligne : elle parvient à nos administrateurs, qui vérifient le livre et sa fiche chez l'éditeur, puis acceptent ou refusent la demande. Une fois la décision prise, nous vous écrivons à l'adresse email de votre compte pour vous en indiquer le résultat et, en cas de refus, le motif ; vous voyez aussi le résultat dans votre espace, où vous pouvez corriger et renvoyer une demande refusée. Si nous acceptons la demande, c'est nous qui préparons le livre pour votre page : une fois qu'il est en ligne, vous le voyez dans votre espace d'auteur, et vous le modifiez ensuite comme vos autres livres. Nous conservons la demande, avec notre décision, 13 mois au plus après la décision (ou après la demande, si aucune décision n'a été prise), ou moins longtemps si vous nous demandez de supprimer votre page d'auteur ou votre compte.
• Les autres langues. Les versions dans les neuf autres langues sont rédigées automatiquement par un système d'intelligence artificielle, et un contrôle automatique vérifie les termes techniques et juridiques. Tant qu'une langue n'a pas passé ce contrôle, cette langue conserve la version précédente.
• L'historique des versions. Nous conservons chaque version de chaque champ tant que la page existe. Notre intérêt légitime est de pouvoir revenir à une version précédente si quelque chose ne va pas, et de pouvoir expliquer ce qui a été publié et pourquoi.
• Le récapitulatif quotidien. Une fois par jour, les administrateurs de la plateforme reçoivent par email, via Amazon SES, la liste des modifications publiées, avec un court extrait de l'avant et de l'après, l'indication que chacune a été faite manuellement ou avec l'assistant, et le lien pour rétablir la version précédente. C'est une information, pas une approbation. Notre intérêt légitime est de savoir ce qui a été mis en ligne sans qu'une personne l'ait vu au préalable. Le même récapitulatif énumère les demandes d'ajout d'un livre en attente, avec l'identifiant de votre page, le titre et la langue du livre tels que vous les avez écrits, le moment où la demande a été envoyée et le lien vers le panneau d'administration : elles y figurent pour que nous puissions y donner suite, et elles ne contiennent ni les données de votre compte, ni l'ISBN, ni les liens, ni l'éditeur.
• Les clics sur les liens d'achat. Sur votre page, nous comptons combien de fois chaque lien d'achat est cliqué : pour chaque jour, livre et boutique, seulement le nombre. Rien n'est enregistré sur le lecteur : ni adresse IP, ni cookie, ni identifiant. Les comptages servent uniquement à notre usage interne et vous ne les voyez pas dans votre espace. Notre intérêt légitime est de savoir si les liens de votre page amènent des lecteurs vers les boutiques.
• Modération, exposé des motifs et contestation. Les contrôles et le classificateur sont des outils automatisés utilisés à des fins de modération des contenus au sens de l'article 14, paragraphe 1, du règlement (UE) 2022/2065 (règlement sur les services numériques), et nos administrateurs y ajoutent le réexamen par un être humain : ils peuvent rétablir la version précédente d'un champ dans une langue, ou suspendre un champ ou la page entière. Une suspension gèle vos modifications : tant qu'elle dure, vos modifications de ce champ ou de la page ne sont pas mises en ligne, et le site affiche la version initiale, celle que nous avons préparée pour le site. Une suspension ne retire pas la page du site : retirer une page du site est une décision distincte, qui prend effet lorsque nous publions à nouveau le site sans cette page. Si un contrôle bloque une modification, il vous en indique aussitôt la raison. Si nous restreignons un contenu déjà publié, nous vous envoyons un exposé des motifs au titre de l'article 17 du même règlement : ce que nous avons fait, pourquoi, sur quels faits, si nous avons utilisé des moyens automatisés et comment le contester. Pour le contester, écrivez à info@cosmetifull.com, et une personne réexamine la décision. Les signalements des lecteurs concernant votre page nous parviennent d'abord (article 7.13), et nous vous en informons sans les coordonnées de la personne qui les a faits.
• Retirer la page. Vous pouvez nous demander de retirer votre page, ou tout ce qui la concerne, en écrivant à info@cosmetifull.com. Nous retirons la page dans toutes les langues en publiant à nouveau le site sans elle et sans vous dans les autres parties de cosmetiLEARN, supprimons les valeurs, leur historique, les propositions, les demandes d'ajout d'un livre, les traductions en attente et les mesures de fonctionnement liées à la page, et demandons aux moteurs de recherche de mettre à jour leurs résultats. Une copie de la page, l'instantané à partir duquel le site est construit, est également conservée avec son historique dans le dépôt privé du code de notre site sur GitHub : nous l'y supprimons et réécrivons cet historique dans un délai d'un mois. Sur demande, nous supprimons manuellement des boîtes email des administrateurs les emails de récapitulatif qui vous concernent. L'enregistrement du retrait, avec un pseudonyme à la place de votre nom, est supprimé dans les 13 mois. Pendant 13 mois, nous conservons aussi une empreinte (hash) de l'identifiant de votre page : elle nous empêche de la recréer par erreur et, tant que le site n'est pas publié à nouveau sans la page, elle permet au site d'indiquer, dans toutes les langues, que la page a été retirée. Lorsque le site nous demande cette page, nous notons, avec l'empreinte, uniquement la date de sa dernière demande. Si, à l'échéance des 13 mois, le site nous a demandé la page au cours des 30 derniers jours, l'empreinte et la date sont conservées tant que le site continue à la demander, et nous les supprimons 30 jours après sa dernière demande. L'empreinte ne contient pas votre nom, mais une personne qui pourrait lire notre base de données et devinerait l'identifiant, tiré de votre nom de famille, saurait que la page a été supprimée. Nous conservons l'empreinte et la date sur la base de notre intérêt légitime à mener à bien votre demande d'effacement et à empêcher que la page soit publiée de nouveau. Les emails que nous vous avons envoyés restent dans le journal d'envoi pendant 12 mois (article 17). Les copies de sauvegarde cessent d'exister dans les 30 jours, tout comme ce que conserve notre fournisseur d'intelligence artificielle, sous réserve de la période plus longue que le fournisseur applique aux cas de violation de sa politique d'utilisation (article 8). Après le retrait, votre nom, votre photo et vos livres n'entrent plus dans aucun nouveau contenu. Si vous nous le demandez, nous retirons les posts dans lesquels nous vous avons déjà présenté ; tant qu'ils restent en ligne, notre intérêt légitime est de ne pas avoir à réécrire ce que nous avons déjà publié. Une newsletter déjà envoyée ne peut plus être retirée des boîtes de réception.

Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes au titre de l'article 21.

7.13 Si vous nous adressez une notification concernant une page de cosmetiLEARN

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (respect d'une obligation légale) : l'article 16 du règlement (UE) 2022/2065 (règlement sur les services numériques) nous impose de recevoir les notifications relatives au contenu des pages que nous hébergeons et d'y donner suite ; art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (intérêts légitimes) pour l'empreinte contre les envois répétés.

Toute personne peut nous signaler, au moyen du formulaire accessible par un lien depuis chaque page de cosmetiLEARN, un contenu qu'elle estime illicite ou non conforme aux règles de la page. Le responsable du traitement est Nicodemo & Signa Company Srl (article 1), que vous pouvez joindre à l'adresse info@cosmetifull.com (article 2).

• Ce que nous collectons. La page, la langue et, si vous l'indiquez, la partie de la page que vous signalez ; le motif, sous forme de catégorie et dans vos propres mots ; votre déclaration selon laquelle la notification est faite de bonne foi ; et, uniquement si vous choisissez de nous les donner, votre nom et votre adresse email. Le nom et l'adresse email sont facultatifs : vous pouvez faire un signalement sans eux.
• Pourquoi. Pour examiner la notification, statuer sur celle-ci et, si vous nous avez donné votre adresse email, vous envoyer un accusé de réception puis notre décision, avec les possibilités de recours, comme l'exige l'article 16, paragraphes 4 et 5, du même règlement.
• Qui la voit. Notre équipe, qui statue sur la notification. L'auteur de la page reçoit la notification sans votre nom ni votre adresse email, et avec les adresses email, les numéros de téléphone et les liens de votre texte masqués. Le texte de votre notification n'est jamais transmis à notre fournisseur d'intelligence artificielle. Le formulaire et les notifications sont hébergés par Cloudflare, et les emails que nous vous envoyons passent par Amazon SES (article 11.1).
• Combien de temps. Dans cosmetiLEARN, votre nom et votre adresse email sont supprimés lorsque la notification est clôturée, ou dès que notre email à votre intention s'avère impossible à remettre, et en tout état de cause 90 jours après la notification, même si elle n'est pas encore clôturée. Le journal d'envoi de notre service d'emails conserve l'adresse à laquelle nous avons écrit pendant 12 mois à compter de la date d'envoi, comme pour tout email que nous envoyons (article 17). Si notre email s'avère impossible à remettre, ou si vous le signalez comme spam, l'adresse figure aussi sur notre liste d'adresses exclues des envois, pendant 12 mois à compter du dernier de ces signaux, afin de respecter ce signal. Le reste de la notification est supprimé 13 mois après la décision, ou plus tôt si la page qu'elle concerne est retirée.
• Contre les envois répétés. Lorsque vous faites une notification, nous conservons pendant un jour une empreinte (hash) de votre adresse IP, calculée avec une clé secrète et liée à la page et au jour (pas l'adresse elle-même) : elle sert à éviter qu'un seul expéditeur épuise la limite de la page et bloque les notifications des autres. Elle est supprimée le lendemain. Sans la clé, on ne peut pas remonter à l'adresse, et l'empreinte n'est pas liée à la notification. Pour cette seule empreinte, la base juridique est notre intérêt légitime à garder le formulaire disponible pour tous (art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD), et vous pouvez vous y opposer comme indiqué à l'article 21.
• Vos droits. Les droits de l'article 20 s'appliquent. Le droit d'opposition de l'article 21 ne s'applique pas à la notification, parce que ce traitement est imposé par la loi (il s'applique en revanche à l'empreinte décrite ci-dessus) ; pour la même raison, tant que dure cette obligation, l'effacement de la notification peut être limité (art. 17, paragraphe 3, point b), du RGPD).

7.14 Pour mesurer nos annonces, uniquement si vous acceptez

Base juridique : art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD (votre consentement), que l'art. 5, paragraphe 3, de la directive 2002/58/CE, transposé en Roumanie par l'art. 4, paragraphe 5, de la loi n° 506/2004, exige aussi pour stocker des informations sur votre appareil et y accéder.

Nos annonces sur Facebook et Instagram mènent à la page LabelCheck de notre site, où un bandeau vous demande si vous acceptez le pixel de Meta. Les deux boutons, Accepter et Refuser, ont la même taille. Votre réponse est conservée dans le cookie `cf_consenso` (article 23) et vaut aussi pour notre page d'inscription sur app.cosmetifull.com : une seule réponse vaut pour le site et pour cette page.

Uniquement si vous avez accepté, la page d'inscription charge le pixel de Meta, et votre navigateur signale à Meta quand vous ouvrez la page, que le formulaire d'inscription est ouvert et quand vous l'envoyez. À chaque étape partent l'adresse de la page et celle de la page d'où vous venez, votre adresse IP, les caractéristiques de votre navigateur et les identifiants contenus dans les cookies de Meta. Nous avons désactivé la lecture automatique des boutons et des formulaires par le pixel, et sa correspondance automatique des champs du formulaire est désactivée, si bien que ce que vous tapez dans le formulaire n'est pas envoyé à Meta ; un contrôle tourne chaque nuit et nous alerte si ce réglage est activé. Meta peut relier ces étapes à votre compte Facebook ou Instagram, si vous en avez un, pour que nous puissions voir quelles annonces amènent des personnes qui s'inscrivent et que Meta puisse montrer nos annonces à des personnes qui leur ressemblent. Ces étapes vont directement de votre navigateur à Meta : nous n'en conservons rien, et ce que nous lisons, ce sont les rapports de Meta sur les résultats de nos annonces.

Pour la collecte et la transmission de ces données, Meta Platforms Ireland Limited et notre société sont responsables conjoints du traitement (art. 26 du RGPD). Meta publie les grandes lignes de notre accord, son Controller Addendum, sur facebook.com/legal/controller_addendum, et vous pouvez exercer vos droits sur cette partie auprès de l'une ou de l'autre : auprès de nous à info@cosmetifull.com, ou auprès de Meta par les contacts indiqués dans sa Politique de confidentialité. Quand elle mesure nos annonces pour nous, Meta agit comme notre sous-traitant selon ses Data Processing Terms (art. 28 du RGPD) ; ce qu'elle fait ensuite des données pour ses propres fins, elle le décide en tant que responsable du traitement autonome, selon cette Politique de confidentialité.

Si vous n'avez pas répondu au bandeau, ou si vous avez refusé, la page d'inscription ne charge rien de Meta et fonctionne exactement de la même façon. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis le lien Paramètres des cookies, en bas de chaque page de notre site : le pixel s'arrête alors, sur le site et sur la page d'inscription, et les cookies de Meta sur notre domaine sont supprimés. Le retrait vaut à partir de ce moment, si bien que ce qui a été envoyé avant reste licite.

8. Traitements par intelligence artificielle et transparence

Les analyses, les projets de documents et les réponses produits par la plateforme sont générés par un système d'intelligence artificielle. Lorsque vous utilisez le chat ou une fonction assistée quelconque, vous interagissez avec un système d'intelligence artificielle et non avec un opérateur humain. Nous le disons également dans l'interface, conformément à l'obligation de transparence de l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689, applicable à compter du 2 août 2026.

Les contenus que vous déposez sont traités via l'API de notre fournisseur d'intelligence artificielle (Anthropic) afin de produire vos résultats. En vertu des conditions commerciales qui régissent notre utilisation de cette API, les contenus déposés ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles du fournisseur.

Nous utilisons également le même fournisseur pour classer les retours que vous nous envoyez, afin qu'une véritable correction réglementaire ne se perde pas parmi les messages. Le message, un court extrait de l'analyse à laquelle il se rapporte et le classement sont conservés, la proposition qui en résulte est toujours revue par une personne avant que quoi que ce soit ne change, et la même exclusion contractuelle de l'entraînement s'applique.

Notre fournisseur d'intelligence artificielle conserve les contenus transmis et les résultats pendant 30 jours au plus à compter de leur réception ou de leur génération, sauf pendant la période plus longue que le fournisseur applique aux cas de violation de sa politique d'utilisation, aux fins de la surveillance des abus, et à aucune autre fin. Nous n'autorisons aucune utilisation ultérieure.

Les résultats ont une valeur informative et peuvent contenir des erreurs. Ils assistent l'examen professionnel, ils ne remplacent pas le jugement d'un professionnel qualifié et ils ne certifient pas la conformité. La responsabilité de la conformité d'un produit cosmétique demeure celle de l'opérateur économique et de la personne responsable au sens du règlement (CE) n° 1223/2009.

9. Contrôles automatisés sur les achats et les comptes

Nous ne réalisons pas nous-mêmes de profilage. Si vous acceptez le pixel de Meta, Meta peut utiliser pour ses services publicitaires les étapes qu'elle recueille sur notre page d'inscription, comme décrit à l'article 7.14.

Un contrôle automatisé sur l'achat existe et il se limite à une seule chose : un achat dont les données sont anormales, par exemple une quantité de crédits inhabituellement élevée ou un compte que nous n'arrivons pas à rapprocher, est mis en attente automatiquement et examiné par une personne avant que les crédits ne soient ajoutés. La décision de suspendre un compte ou de refuser un achat est toujours prise par une personne, jamais par le système. Vous pouvez nous demander de réexaminer le résultat en écrivant à info@cosmetifull.com.

Le paiement lui-même peut également être refusé ou bloqué automatiquement par les systèmes antifraude de Stripe, selon les critères propres à Stripe. Cette appréciation est faite par Stripe, non par nous. Si l'un de vos paiements est refusé, vous pouvez nous écrire et vous pouvez également contacter Stripe directement.

10. Ce qui se passe si vous ne fournissez pas vos données

Certaines données sont exigées par la loi, d'autres par le contrat :

• Exigées par la loi fiscale : la raison sociale ou le nom, l'adresse de facturation et, pour les assujettis, le numéro d'identification TVA. Sans ces éléments, nous ne pouvons pas émettre de facture et nous ne pouvons donc pas vous vendre de crédits.
• Exigées par le contrat : l'adresse email et le mot de passe, sans lesquels nous ne pouvons ni créer ni sécuriser un compte.
• Facultatives : tout le reste, par exemple un contact administratif supplémentaire. Ne pas les fournir n'a pas d'autre conséquence que la perte de cette commodité.

11. Qui reçoit vos données

Nous gardons la chaîne de fournisseurs courte. Les destinataires se répartissent en quatre groupes différents, et la différence compte, parce qu'ils n'ont pas les mêmes obligations envers vous.

11.1 Groupe A : sous-traitants agissant sur notre instruction (art. 28 du RGPD)

Nous ne recourons pas à un sous-traitant sans un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD. Chacun des destinataires ci-dessus ne traite les données que sur notre instruction documentée et ne peut pas les utiliser pour ses propres finalités.

11.2 Telegram : un canal interne, présenté tel qu'il est

Nous utilisons un canal Telegram, strictement interne à notre équipe, pour être alertés immédiatement lorsque nous parvient une demande d'accès à la plateforme envoyée depuis la page de présentation d'un service ou depuis la page de connexion à la plateforme, un retour, une réponse à un retour, une demande de contact au sujet de la formule Enterprise ou la confirmation de l'accord par un auteur de cosmetiLEARN. À compter du 16 septembre 2026, chacune de ces alertes ne comporte qu'un texte fixe, identique pour tous, sans votre nom, votre adresse email, votre raison sociale ni le texte de votre message. Les détails restent dans notre panneau d'administration et, pour les demandes d'accès à la plateforme et pour celles relatives à la formule Enterprise, dans notre boîte email professionnelle. Il en va de même pour la confirmation de l'accord par un auteur de cosmetiLEARN (article 7.12). Les autres alertes que nous recevons sur ce canal concernent le fonctionnement de la plateforme et ne contiennent aucune donnée à caractère personnel.

Telegram ne met pas de contrat de sous-traitance à disposition pour les bots. Nous le disons franchement plutôt que de revendiquer une garantie que nous n'avons pas, et c'est la raison pour laquelle nous limitons ce canal aux alertes internes et en tenons le contenu de vos documents à l'écart. Telegram est établie en dehors de l'Espace économique européen.

11.3 Groupe B : destinataires qui décident eux-mêmes de la manière de traiter les données

Ces destinataires décident eux-mêmes de la manière de traiter les données qu'ils reçoivent. Ils agissent en tant que responsables du traitement autonomes, chacun selon sa propre politique de confidentialité et ses propres obligations légales :

11.4 Stripe : un rôle mixte

Stripe est traitée à part parce que son rôle est mixte. Voir l'article 12.

11.5 Meta : responsable conjoint du traitement, uniquement si vous acceptez

Si vous avez accepté le pixel de Meta sur notre site, Meta Platforms Ireland Limited (Irlande) reçoit de votre navigateur les étapes décrites à l'article 7.14. Pour leur collecte et leur transmission, Meta et notre société sont responsables conjoints du traitement (art. 26 du RGPD) ; pour la mesure de nos annonces, Meta agit comme notre sous-traitant selon ses Data Processing Terms (art. 28 du RGPD) ; pour ce que Meta en fait ensuite pour ses propres fins, Meta est responsable du traitement autonome, selon sa propre Politique de confidentialité. Si vous n'avez pas accepté, Meta ne reçoit rien de notre page d'inscription.

12. Pourquoi Stripe a un rôle mixte

Stripe a un rôle mixte, et nous préférons le dire franchement plutôt que de le simplifier :

• Stripe est notre sous-traitant pour la partie dans laquelle elle encaisse le paiement sur notre instruction et nous en communique le résultat.
• Stripe est responsable du traitement autonome pour la partie dans laquelle elle décide, ou la loi décide pour elle, de ce qu'il advient de vos données. Stripe est un prestataire de services de paiement agréé, soumis en propre aux règles de lutte contre le blanchiment de capitaux, d'identification de la clientèle et sur les services de paiement. Ces finalités sont déterminées par la loi et par Stripe, non par nous. Nous ne pouvons pas donner d'instruction à Stripe sur les données à collecter, sur leur durée de conservation ni sur les personnes à qui les communiquer.

Stripe reçoit votre nom, votre adresse email, votre raison sociale, votre adresse de facturation, votre numéro d'identification TVA le cas échéant, ainsi que le montant et l'identifiant de la transaction. Pour la partie dans laquelle Stripe est responsable du traitement, l'envoi de vos données à Stripe est une communication entre deux responsables du traitement distincts. Nous ne sommes pas responsables conjoints du traitement avec Stripe.

13. Pourquoi SmartBill est sous-traitant

SmartBill est le cas inverse, et il vaut la peine d'en dire la raison.

SmartBill est le logiciel que nous utilisons pour émettre notre facture. Il reçoit votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d'identification TVA parce que c'est nous qui les lui transmettons, il les traite selon nos instructions et il n'a pas d'obligation professionnelle propre quant au contenu de la facture. Il est donc sous-traitant au sens de l'art. 28 du RGPD, lié par un contrat de sous-traitance.

Notre expert-comptable ou commissaire aux comptes externe, qui reçoit les mêmes documents, est en revanche responsable du traitement autonome, parce que ce rôle est encadré par la loi et que c'est lui qui décide de ce dont il a besoin et pour combien de temps.

14. L'ANAF et e-Factura

Pour les clients dont l'opération a son lieu de prestation en Roumanie, la facture est transmise à l'administration fiscale roumaine par le système national RO e-Factura.

L'ANAF n'est pas notre fournisseur et n'agit pas pour notre compte. C'est une autorité qui reçoit les données en vertu d'une obligation légale et qui les traite en tant que responsable du traitement distinct. Cette transmission ne requiert pas votre consentement et ne peut pas être désactivée. Il en va de même pour la note de crédit émise après un remboursement.

15. Vérification du numéro d'identification TVA (VIES)

Avant d'appliquer ou de ne pas appliquer l'autoliquidation, nous vérifions le numéro d'identification TVA que vous nous communiquez dans VIES, le système de la Commission européenne, pour les numéros délivrés dans l'Union européenne. VIES est un système d'une institution de l'UE et la requête n'entraîne aucun transfert en dehors de l'Espace économique européen.

En réponse, nous recevons l'indication que le numéro est valide, ou celle que le système n'a pas pu répondre, résultat qui est enregistré séparément, et, lorsque le système les fournit, le nom et l'adresse associés à ce numéro. Nous conservons la preuve de la vérification, avec sa date et son résultat, comme pièce justificative du traitement TVA appliqué à votre achat.

Pour un entrepreneur individuel, le numéro d'identification TVA est une donnée à caractère personnel, et c'est pourquoi nous déclarons cette vérification même si elle semble porter sur une information d'entreprise.

16. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Certains de nos fournisseurs sont établis en dehors de l'Espace économique européen (EEE), ou appartiennent à des groupes qui le sont. Pour chacun d'eux, nous indiquons le pays et la garantie effectivement appliquée :

Vous pouvez nous demander une copie des garanties que nous détenons en écrivant à info@cosmetifull.com.

17. Combien de temps nous conservons vos données

Des données différentes ont des durées de conservation différentes. Nous n'utilisons pas une formule unique et générique.

17.1 La durée comptable, expliquée

La loi roumaine (art. 23 et art. 25 de la loi comptable n° 82/1991, modifiée par la loi n° 36/2023 en vigueur depuis le 15 janvier 2023) impose de conserver les documents comptables obligatoires et les pièces justificatives qui les appuient, factures comprises, pendant cinq ans comptés à partir du 1er juillet de l'année suivant l'exercice au cours duquel ils ont été établis. En pratique, pour une facture émise en 2026, la durée court à partir du 1er juillet 2027 et se termine le 30 juin 2032.

Cette durée coïncide avec le délai de prescription fiscale : au titre de l'art. 110 de la loi n° 207/2015 (code de procédure fiscale), le droit de l'administration fiscale d'établir des créances fiscales se prescrit par cinq ans, courant à partir du 1er juillet de l'année suivant celle à laquelle se rapporte l'obligation fiscale. Le chiffre est tiré de la loi, ce n'est pas une estimation de notre part.

17.2 Fermer votre compte ne supprime pas vos factures

C'est le point qui surprend le plus souvent les clients, alors nous le disons à l'avance. La fermeture de votre compte supprime votre compte, vos analyses et les contenus que vous avez déposés, selon le calendrier du tableau ci-dessus. Elle ne supprime pas la facture ni les données de facturation qui sont derrière, que nous devons conserver jusqu'à l'expiration de la durée légale indiquée ci-dessus. Une demande d'effacement ne peut pas raccourcir cette durée (art. 17, paragraphe 3, point b), du RGPD).

Une suppression retire les données des systèmes actifs selon le calendrier ci-dessus. Les copies de sauvegarde qui les contiennent encore font l'objet d'une rotation dans les 30 jours, après quoi la copie elle-même n'existe plus.

18. Sécurité

Le trafic passe par HTTPS et les données sont chiffrées en transit. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair : ils sont conservés sous la forme d'une dérivation PBKDF2-SHA256 avec un sel propre à chaque utilisateur et 100 000 itérations. Chaque compte ne voit que ses propres analyses, et les comptes d'entreprise ne partagent qu'entre leurs membres approuvés. L'accès administratif est réservé aux personnes qui en ont besoin. Les données de carte n'arrivent jamais jusqu'à nos systèmes, comme l'explique l'article 6.

19. Connaissances dérivées : enregistrements et agrégats

Lorsque vous utilisez les services, nous conservons des enregistrements de métadonnées des contrôles, jamais de contenu : par exemple le type et la gravité des anomalies relevées, la disposition légale sur laquelle elles reposent, les marchés, les langues et le score d'une analyse ou, pour un dossier d'information sur le produit, les obligations qui restent en suspens, sous forme de codes fermés. Chaque enregistrement est lié à un code à sens unique dérivé de votre adresse email, et non à votre nom, et la pseudonymisation est maintenue : ce n'est pas une donnée anonyme, nous le traitons donc comme une donnée à caractère personnel et vous conservez vos droits sur cet enregistrement.

À partir de ces enregistrements, nous tirons des connaissances agrégées, que nous utilisons pour améliorer les services et notre base de connaissances, y compris après la fin du contrat, et, à l'avenir, pour publier des analyses sectorielles. Un agrégat n'est utilisé ou diffusé que s'il couvre au moins 20 événements et au moins 5 comptes distincts. Il n'est partagé que sous une forme qui ne permet d'identifier ni vous, ni votre entreprise, ni vos produits.

Les connaissances dérivées excluent les documents originaux, les formules, les compositions à partir desquelles un produit pourrait être reconnu, les noms de produits et les noms d'entreprises et de personnes. ExpertDesk décrit dans sa propre politique ce qu'il tire de l'utilisation de son chat.

Vous pouvez vous en exclure en un clic. Dans les préférences de votre compte, l'interrupteur « Contribuer aux connaissances de cosmetiFULL » est activé au départ. Si vous le désactivez, ou si vous nous écrivez à info@cosmetifull.com, à partir de ce moment nous ne tirons plus rien de votre activité, sans frais et sans aucun effet sur le service. Ce qui fait déjà partie d'un agrégat ne peut plus en être séparé ; les enregistrements existants sont détachés de votre compte lorsque le compte est supprimé, et vous pouvez nous demander de les détacher plus tôt.

Les connaissances dérivées s'appliquent aux données générées à partir du 3 octobre 2026. Ce qui a été fait auparavant repose sur la description en vigueur à l'époque et, pour la réutilisation de contenus, sur les consentements écrits donnés pendant la phase bêta.

20. Vos droits

Vous avez le droit :

• d'accès à vos données à caractère personnel et d'en obtenir une copie ;
• de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• à l'effacement de vos données, dans les limites de l'article 17.2 ;
• à la limitation du traitement dans les cas prévus par la loi ;
• à la portabilité des données que vous nous avez fournies et que nous traitons de façon automatisée sur la base du contrat ou de votre consentement ;
• d'opposition au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, dans les conditions de l'article 21 ;
• de retirer votre consentement, donné pendant la phase bêta pour la réutilisation de contenus décrite à l'article 7.8, ainsi que votre consentement au pixel de Meta décrit à l'article 7.14, depuis le lien Paramètres des cookies en bas de chaque page de notre site, à tout moment et sans que cela ne compromette la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
• d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@cosmetifull.com. Nous répondons dans les délais prévus par le RGPD, en règle générale dans un délai d'un mois. Notre autorité de contrôle chef de file est l'ANSPDCP roumaine (Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, secteur 1, Bucarest, dataprotection.ro). Vous pouvez également vous adresser à l'autorité de contrôle du pays où vous vivez ou travaillez.

Si votre demande porte sur des données contenues dans un document déposé par l'un de nos clients, l'article 4 explique ce que nous en faisons.

21. Votre droit d'opposition

Ce droit est exposé séparément, parce qu'il mérite votre attention.

Lorsque nous traitons vos données sur la base de nos intérêts légitimes (articles 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12 et, pour la seule empreinte contre les envois répétés, 7.13), vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Écrivez à info@cosmetifull.com, indiquez-nous à quel traitement vous vous opposez et pourquoi. Nous cessons ce traitement, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou à moins que les données ne nous soient nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Deux précisions honnêtes :

• une opposition ne peut pas faire disparaître des données que nous sommes tenus de conserver au titre des obligations comptables et fiscales décrites aux articles 7.2 et 17 ;
• la prévention de la fraude sur le paiement lui-même est assurée par Stripe en tant que responsable du traitement autonome, de sorte qu'une opposition qui nous est adressée ne peut pas désactiver les contrôles propres à Stripe. Sur ce point, vous pouvez vous adresser directement à Stripe.

22. Si vous êtes un consommateur

Le présent article ne s'applique qu'aux personnes physiques qui achètent à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. Il s'ajoute au reste de la présente politique et, en cas de contradiction, il prévaut sur lui.

• Nous vous demandons moins d'informations de facturation. Pour un achat effectué par un consommateur, nous avons besoin de votre nom et de votre adresse de facturation. Nous ne demandons pas de numéro d'identification TVA.
• Nous ne demandons pas et nous ne conservons pas votre code numérique personnel roumain (CNP). La facture est émise avec votre nom et votre adresse. Lorsque le système e-Factura exige un code du bénéficiaire et que vous ne vous identifiez pas par un code fiscal, le code générique prévu par les spécifications techniques de l'ANAF est utilisé. Nous avons fait ce choix délibérément, afin de réduire la collecte de données au minimum.
• Nous conservons l'enregistrement relatif à votre droit de rétractation. Nous conservons l'enregistrement de la demande expresse d'exécution immédiate et de la reconnaissance que vous avez donnée au moment de l'achat, ainsi que l'enregistrement de toute déclaration de rétractation que vous nous adressez, parce que la loi nous impose de pouvoir prouver que l'information a été fournie. Cet enregistrement suit la durée de conservation comptable.
• Remboursements. Si vous vous rétractez dans les 14 jours suivant l'achat, nous procédons au remboursement des crédits que vous n'avez pas consommés. Les données à caractère personnel utilisées pour cette opération (données d'achat, identifiant de la transaction, identifiant du remboursement) sont traitées pour exécuter le contrat, art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, et la note de crédit qui en découle relève des obligations comptables de l'article 7.2.
• Réclamations. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'ANSPDCP roumaine ou auprès de l'autorité de contrôle du pays où vous vivez.

23. Cookies et stockage local

La plateforme n'utilise sur votre appareil qu'un stockage technique strictement nécessaire : le jeton de session qui vous maintient connecté, votre adresse email et votre raison sociale pour que l'interface puisse les afficher sans une requête supplémentaire, l'enregistrement du fait que vous avez vu les informations légales, et des préférences telles que la langue, le thème et le mode d'affichage de vos archives. La seule exception dépend de vous : si vous avez accepté le pixel de Meta sur notre site, notre page d'inscription lit cette réponse et charge le pixel, qui stocke alors sur votre appareil ce qui est décrit ci-dessous (article 7.14).

Cinq de ces éléments sont des cookies, et c'est nous qui les déposons :

PIFBuilder mentionne également son cookie, ainsi que ce qu'il conserve dans le stockage local du navigateur, dans sa propre politique de confidentialité.

Trois autres cookies concernent le pixel de Meta (article 7.14). Notre site dépose le premier quand vous répondez à son bandeau, et notre page d'inscription le lit ; les deux autres sont déposés par le pixel de Meta, sur notre domaine, uniquement si vous avez accepté :

À chaque étape, votre navigateur peut aussi envoyer à Meta les cookies que Meta garde sur facebook.com, et c'est ainsi que Meta reconnaît votre compte. Le pixel de Meta peut aussi écrire quelques entrées dans le stockage local du navigateur sur notre domaine, par exemple `lastExternalReferrer`, qui note si vous êtes arrivé de Facebook, d'Instagram ou d'un autre site. Si vous retirez votre consentement, le pixel s'arrête et `_fbp` et `_fbc` sont supprimés ; ces entrées du stockage local ne sont plus lues ni envoyées, et elles disparaissent si vous effacez les données du site.

Notre fournisseur d'infrastructure n'en dépose aucun aujourd'hui, et nous ne l'avons pas supposé : nous l'avons mesuré. Le 23 août 2026, nous avons ouvert avec un vrai navigateur les quatre surfaces publiques (l'application LabelCheck, sa page de présentation, ExpertDesk et le site) et compté les cookies présents : zéro, sur les quatre. Si un jour nous activons une fonction Cloudflare qui en dépose un (la détection des bots, par exemple), ce tableau le dira avant que cela n'arrive.

Dans le stockage local du navigateur, qui n'est pas un cookie et qui ne voyage pas avec les requêtes, nous gardons le jeton qui vous maintient connecté à l'application, votre adresse email, votre raison sociale, votre langue et votre thème. Il disparaît si vous effacez les données du site. Dans cosmetiLEARN, nous n'y gardons que votre langue, votre thème et l'endroit où vous préférez l'assistant, à côté de la page ou dans un panneau : jamais rien de ce que vous avez écrit, ni la conversation.

En dehors du pixel de Meta, qui ne fonctionne qu'avec votre consentement comme décrit ci-dessus, nous n'utilisons aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience tierce et aucun traceur qui vous suive d'un site à l'autre ; la campagne indiquée dans un lien que vous suivez n'est enregistrée que de la manière décrite à l'article 5.1. Les cookies propres à la plateforme sont strictement nécessaires et exemptés de consentement au titre de l'art. 4, paragraphe 6, de la loi roumaine n° 506/2004, et c'est pourquoi la plateforme n'affiche pas de bandeau cookies qui lui soit propre : le seul choix à faire concerne le pixel de Meta, et vous le faites sur notre site, où vous pouvez le modifier à tout moment depuis le lien Paramètres des cookies, en bas de chaque page. Cette conclusion ne tient qu'aussi longtemps que le premier tableau ci-dessus ne contient rien qui aille au-delà du strictement nécessaire.

La page de paiement est hébergée par Stripe sur le domaine de Stripe. Tout stockage ou toute lecture d'informations sur votre appareil qui se produit sur cette page est effectué par Stripe selon sa propre politique de confidentialité, et se situe en dehors de nos pages.

24. Modifications de la présente politique

Si nous modifions la présente politique, nous mettons à jour la date en haut et, pour les modifications substantielles, nous vous en informons à l'intérieur de la plateforme. Lorsqu'une modification porte sur une nouvelle finalité ou un nouveau destinataire, nous vous en informons avant que ce traitement ne commence, et non après. Les connaissances dérivées (article 19) ne s'appliquent qu'aux données générées à partir du 3 octobre 2026.

La présente politique, dans la version en vigueur au moment considéré, s'applique à tout achat effectué sur la plateforme.

La version anglaise de la présente politique est la version de référence et prévaut en cas de divergence entre les versions. Pour les consommateurs, la remarque figurant au début du document s'applique.

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