Talen: English · Čeština · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Polski · Português · Română
Dit document bestaat in tien talen. De Engelse versie is de referentieversie.

Privacyverklaring cosmetiFULL

Laatst bijgewerkt: 10 september 2026 · Van toepassing op: het cosmetiFULL-platform en alle diensten die daarbinnen worden geleverd

De Engelse versie is de referentieversie en prevaleert bij afwijkingen tussen de versies. Voor consumenten prevaleert, waar de twee versies verschillen, de versie in de taal waarin u de overeenkomst hebt gesloten in uw voordeel, en waar een beding onduidelijk is, prevaleert de voor u gunstigste uitleg.

1. Wie wij zijn, en in welke hoedanigheid

cosmetiFULL is een platform met digitale diensten voor de cosmeticabranche, geëxploiteerd door:

Nicodemo & Signa Company Srl

Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, Roemenië

Btw-nummer / uniek registratienummer: RO15617609

Nummer in het handelsregister: J02/809/2003

E-mail: info@cosmetifull.com

In deze privacyverklaring betekenen „wij”, „ons” en „onze” Nicodemo & Signa Company Srl.

Wij hebben niet voor alle gegevens op het platform dezelfde rol, en dat verschil is voor u van belang.

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor account-, authenticatie- en toegangsgegevens, voor gegevens over vooruitbetaalde tegoeden en aankopen, voor facturatie- en boekhoudgegevens, voor de beveiliging van het platform en de technische logs, en voor onze correspondentie met u.
• Wij zijn verwerker voor de inhoud die een klant aanlevert en voor de persoonsgegevens die die inhoud bevat. Daar is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij op zijn schriftelijke instructies, op grond van een verwerkersovereenkomst die met hem is gesloten overeenkomstig art. 28 AVG. Artikel 4 van deze privacyverklaring legt uit wat dat in de praktijk betekent en tot wie u zich moet richten.

Wij hebben dezelfde rol bij elke dienst van het platform, nu en in de toekomst. Vandaag omvat het platform LabelCheck (toetsing van cosmetica-etiketten aan de EU-regels, op dit moment in bèta) en ExpertDesk (professionele begeleiding voortgebracht door een systeem voor kunstmatige intelligentie, in test bij een kleine groep specialisten). ExpertDesk heeft een eigen privacyverklaring, bereikbaar binnen de applicatie, en die geldt voor de inhoud van die gesprekken in plaats van deze. Andere diensten, waaronder PIFBuilder en FormulaArchive, zijn in aanbouw en worden nog niet verkocht. Zodra zij beschikbaar komen, vallen zij onder deze zelfde privacyverklaring, tenzij wij voor een ervan een afzonderlijke verklaring publiceren.

2. Contactpunt voor privacy en functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat onze verwerking niet valt onder de gevallen die zijn opgesomd in art. 37, lid 1, AVG: wij zijn geen overheidsinstantie, onze hoofdactiviteit bestaat niet uit regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen, en bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken wij niet op grote schaal.

Voor elke vraag over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u schrijven naar info@cosmetifull.com. Dat is ons enige openbare contactpunt voor privacyzaken.

3. Voor wie deze privacyverklaring geldt

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, en in het bijzonder voor:

• zakelijke klanten: bedrijven, specialisten en de door hen gemachtigde gebruikers;
• consumenten: natuurlijke personen die kopen voor doeleinden buiten hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit;
• personen die worden genoemd in de documenten die een klant aanlevert, voor wie artikel 4 de situatie uitlegt.

Waar een regel alleen voor consumenten geldt, zeggen wij dat erbij. Artikel 22 verzamelt de punten die consumenten in het bijzonder aangaan.

4. Waar wij verwerker zijn en niet verwerkingsverantwoordelijke

Een groot deel van wat over het platform gaat, zijn niet onze gegevens en wordt niet voor onze doeleinden verwerkt. Wanneer een fabrikant, een consultant of een veiligheidsbeoordelaar een etiketontwerp, een receptuur of een productdossier aanlevert, kan dat materiaal personen bij naam noemen: een verantwoordelijke persoon die op een verpakking is gedrukt, een technisch contactpersoon, een veiligheidsbeoordelaar die een document ondertekent.

Voor die gegevens geldt:

• de klant die ze aanlevert, is de verwerkingsverantwoordelijke. Hij bepaalt waarom ze worden verwerkt en wat ermee gebeurt.
• wij zijn de verwerker. Wij verwerken ze uitsluitend om de functies uit te voeren waar de klant om vraagt, op zijn schriftelijke instructies, en nooit voor onze eigen doeleinden.
• De verhouding wordt beheerst door de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij onze Algemene Voorwaarden is gevoegd en die bevat wat art. 28, lid 3, AVG voorschrijft, waaronder de lijst van andere verwerkers en de kennisgeving die u ontvangt voordat een van hen verandert.

Er komen verschillende niveaus van mensen aan te pas: de organisatie van de klant, haar eigen personeel, de gebruikers die zij uitnodigt met uitsluitend leesrechten, en de externe specialisten met wie zij besluit een document te delen. Dat alles bepaalt de organisatie binnen het platform.

Als u wordt genoemd in een document dat een van onze klanten heeft aangeleverd, rust de plicht om u te informeren op grond van art. 13 en art. 14 AVG op die organisatie en niet op ons, omdat het de organisatie is die de relatie met u onderhoudt en beslist wat er met uw gegevens gebeurt. Schrijft u ons om een recht op die gegevens uit te oefenen, dan beslissen wij niet over het verzoek: wij geven het zonder onredelijke vertraging door aan de organisatie en wij verlenen haar bijstand bij het beantwoorden ervan, zoals art. 28, lid 3, punt e), AVG voorschrijft. Laat ons weten bij welk bedrijf het document hoort, dan sturen wij het door.

De rest van deze privacyverklaring beschrijft de gegevens waarvoor wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn, tenzij anders vermeld.

5. Welke gegevens wij verwerken

5.1 Accountgegevens

Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam waar van toepassing, wachtwoord opgeslagen als hash, rol binnen een bedrijfsaccount, taal- en interfacevoorkeuren, registratiedatum.

5.2 De inhoud die u aanlevert (hiervoor zijn wij verwerker, zie artikel 4)

De etiketontwerpen, teksten, recepturen en productdocumentatie die u aanlevert, de analyses en documenten die in uw account zijn opgeslagen, en uw berichten in de chat voor verduidelijkingen.

De afbeeldingen die u voor een analyse aanlevert, worden verwerkt om het resultaat op te leveren en worden niet bewaard: wat in uw account achterblijft, is de analyse, de samenvatting ervan, de versies en uw berichten. Documenten die u aan een verklaring hecht, en bestanden die u aan een feedbackbericht hecht, worden wel bewaard.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en u dient die niet aan te leveren.

5.3 Aankoop- en facturatiegegevens

Deze categorie bestaat omdat het platform wordt verkocht. Wij verwerken:

• voor zakelijke klanten: bedrijfsnaam, factuuradres, land, btw-identificatienummer of fiscaal identificatienummer;
• voor consumenten: naam en factuuradres;
• de uitkomst van de controle van het btw-nummer die in artikel 15 wordt beschreven, met inbegrip van het geval waarin het systeem geen antwoord kon geven;
• het bewijs dat is gebruikt om uw land voor btw-doeleinden te bepalen, te weten het factuuradres dat u ons opgeeft en het IP-adres van de aankoop, zoals artikel 24 ter van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011 voorschrijft;
• aankoopgegevens: datum, hoeveelheid gekochte tegoeden, bedrag, valuta, toegepaste btw-behandeling;
• tegoedsaldo en verbruiksgeschiedenis over de diensten van het platform heen;
• factuurnummer, factuurdatum en een kopie van de factuur;
• transactie-identificatie en, waar van toepassing, de terugbetalingsidentificatie die wij van Stripe ontvangen;
• voor consumenten: de vastlegging van het uitdrukkelijke verzoek om onmiddellijke uitvoering en van de erkenning die is gegeven op grond van artikel 34 van de Algemene Voorwaarden, en de vastlegging van een eventuele herroepingsverklaring die u ons stuurt.

De facturatiegegevens zijn niet optioneel. Zij zijn wat de belastingwetgeving als inhoud van een factuur voorschrijft (art. 319 van wet nr. 227/2015, het Roemeense belastingwetboek).

5.4 Betaalkaartgegevens

Wij verwerken geen betaalkaartgegevens. Zie artikel 6.

5.5 Gebruiks- en technische gegevens

Logs die nodig zijn om het platform te laten draaien en te beveiligen: tijdstempels, IP-adres, user agent, metagegevens van verzoeken, foutlogs, verbruiksregistraties per account, beveiligingsgebeurtenissen.

5.6 Correspondentie

Berichten die u ons stuurt via het feedbackkanaal in de applicatie en per e-mail, met inbegrip van de bestanden die u eraan hecht, en onze antwoorden.

Deze categorie omvat ook de gegevens die u ons verstrekt wanneer u ons vraagt contact met u op te nemen over het Enterprise-plan: uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw telefoonnummer en, als u dat toevoegt, uw bericht.

6. Wat er met uw kaartgegevens gebeurt

De betaling verloopt via een betaalpagina die door Stripe wordt gehost. Uw kaartnummer, vervaldatum en veiligheidscode worden door Stripe rechtstreeks op de eigen systemen van Stripe verzameld. Zij passeren onze systemen nooit, wij zien ze nooit en wij bewaren ze nooit.

Van elke betaling ontvangen wij alleen de uitkomst (geslaagd, mislukt, terugbetaald), de transactie-identificatie en de gegevens die wij nodig hebben om de factuur uit te reiken.

7. Waarom wij uw gegevens verwerken, en op welke rechtsgrond

7.1 Om het platform te leveren en onze overeenkomst met u uit te voeren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), AVG (uitvoering van een overeenkomst).

Het aanmaken en beheren van uw account en uw bedrijfsaccount; het uitvoeren van de diensten die u aanvraagt; het opslaan van analyses en documenten in uw account; het laten werken van de chat en van de vertalingen waar u om vraagt; het verkopen en bijschrijven van vooruitbetaalde tegoeden; het in rekening brengen van de prijs; het afboeken van tegoeden naarmate u de diensten gebruikt; het afhandelen van terugbetalingen van niet verbruikte tegoeden; servicemeldingen die met uw aankoop samenhangen, zoals de bevestiging van de overeenkomst.

7.2 Om facturen uit te reiken, onze boekhouding te voeren en gegevens aan de belastingdienst door te geven

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt c), AVG (voldoen aan een wettelijke verplichting), met de verplichting bij naam genoemd:

• het uitreiken van de factuur en de verplichte inhoud daarvan: art. 319 van wet nr. 227/2015 (Roemeens belastingwetboek);
• het voeren van de boekhouding en het bewaren van de bewijsstukken: art. 23 en art. 25 van boekhoudwet nr. 82/1991;
• het bewaren van kopieën van uitgereikte en ontvangen facturen: art. 319, leden (31) tot en met (35), van wet nr. 227/2015;
• het doorsturen van de factuur via het nationale systeem RO e-Factura voor handelingen waarvan de plaats van de dienst in Roemenië ligt: OUG nr. 120/2021, uitgebreid naar B2B bij wet nr. 296/2023 en naar B2C bij OUG nr. 69/2024;
• het bewaren van het bewijs dat de precontractuele informatie is verstrekt en dat een consument uitdrukkelijk om onmiddellijke uitvoering heeft verzocht, het bewijs dat wij op grond van het consumentenrecht moeten kunnen overleggen.

Deze verwerking loopt door ook als u uw account sluit. Zie artikel 17.

7.3 Om uw btw-behandeling te bepalen en uw btw-nummer te controleren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt c), AVG (voldoen aan een wettelijke verplichting).

De verplichting bestaat erin de plaats van de dienst en de btw-behandeling van de transactie te bepalen en het bewijs te bewaren van uw hoedanigheid van belastingplichtige en van uw land: de artikelen 44 en 59 quater van Richtlijn 2006/112/EG en artikel 24 ter van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011, omgezet in wet nr. 227/2015 (Roemeens belastingwetboek). Zie artikel 15 voor de werking van de controle.

7.4 Om betalingsfraude en misbruik van vooruitbetaalde tegoeden te voorkomen

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang, uitdrukkelijk vermeld zoals art. 13, lid 1, punt d), AVG voorschrijft, is het voorkomen van frauduleuze betalingen, van het ongeoorloofde gebruik van andermans kaart en van misbruik van vooruitbetaalde tegoeden, ter bescherming van onszelf en van onze klanten. Daaronder valt de geautomatiseerde controle op een aankoop die in artikel 9 wordt beschreven. Fraudecontroles op de betalingstransactie zelf worden door Stripe uitgevoerd met eigen middelen en onder eigen regels, zoals artikel 12 uitlegt.

7.5 Om het platform veilig en goed werkend te houden

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is de dienst beschikbaar, veilig en goed werkend te houden: beveiligingslogs, het voorkomen van misbruik, foutdiagnose en capaciteitsplanning.

7.6 Om geaggregeerde statistieken over het gebruik van het platform te maken

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is inzicht krijgen in welke regelgevingskwesties het vaakst voorkomen, om de diensten te verbeteren en om op sectorniveau te kunnen rapporteren. Wat wij daarvoor bewaren, en hoe, staat in artikel 19. U kunt tegen deze verwerking bezwaar maken op grond van artikel 21, en zakelijke klanten kunnen ons daarnaast vragen hun account ervan uit te sluiten.

7.7 Om de feedback die u ons stuurt te classificeren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is ervoor te zorgen dat een echte regelgevingscorrectie die een gebruiker meldt, niet tussen de berichten verloren gaat. Hoe dit werkt, en welke rol onze aanbieder van kunstmatige intelligentie daarbij speelt, staat in artikel 8.

7.8 Om onze samengestelde kennisbank over regelgeving te verbeteren met aangeleverde inhoud

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt a), AVG (toestemming).

Wanneer een organisatie ons daarvoor een afzonderlijke schriftelijke toestemming geeft, kunnen wij de inhoud van de etiketten en dossiers die zij heeft aangeleverd hergebruiken om onze samengestelde kennisbank over regelgeving te verbeteren. Zonder die toestemming wordt de inhoud niet voor dit doel hergebruikt. De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door te schrijven naar info@cosmetifull.com; het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet (art. 7, lid 3, AVG), en het intrekken heeft geen gevolgen voor de dienst.

7.9 Om u te antwoorden

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), en art. 6, lid 1, punt f), AVG.

Antwoorden op uw berichten en op uw feedback, en operationele mededelingen over de dienst.

Wanneer u ons vraagt contact met u op te nemen over het Enterprise-plan, gebruiken wij die gegevens alleen om u over dat verzoek te bellen of u schriftelijk te antwoorden. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, punt b), AVG (het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór de sluiting van een overeenkomst) en, wanneer u namens een bedrijf handelt, art. 6, lid 1, punt f), AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van een zakelijke aanvraag). Tegen de verwerking op die grond kunt u bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21. Wij gebruiken die gegevens niet voor marketingdoeleinden.

Behalve voor het doel in artikel 7.8 gebruiken wij toestemming niet als rechtsgrond. In het bijzonder gebruiken wij die niet voor facturatie, boekhouding of fraudepreventie, omdat die verwerking niet op verzoek kan worden stopgezet: zij wordt ons door de wet opgelegd of is nodig om de dienst te beschermen.

8. Verwerking met kunstmatige intelligentie en transparantie daarover

De analyses, concepten en antwoorden die het platform oplevert, worden voortgebracht door een systeem voor kunstmatige intelligentie. Wanneer u de chat of een ondersteunde functie gebruikt, communiceert u met een systeem voor kunstmatige intelligentie en niet met een menselijke medewerker. Wij vermelden dat ook in de interface, in lijn met de transparantieverplichting van artikel 50 van Verordening (EU) 2024/1689, die van toepassing is vanaf 2 augustus 2026.

De inhoud die u aanlevert, wordt verwerkt via de API van onze aanbieder van kunstmatige intelligentie (Anthropic) om uw resultaten op te leveren. Op grond van de commerciële voorwaarden die ons gebruik van die API beheersen, wordt de aangeleverde inhoud niet gebruikt om de modellen van de aanbieder te trainen.

Wij gebruiken dezelfde aanbieder ook om de feedback die u ons stuurt te classificeren, zodat een echte regelgevingscorrectie niet tussen de berichten verloren gaat. Het bericht, een kort fragment van de analyse waarop het betrekking heeft en de classificatie worden bewaard, het voorstel dat eruit voortkomt wordt altijd door een mens beoordeeld voordat er iets verandert, en dezelfde contractuele uitsluiting van training is van toepassing.

Onze aanbieder van kunstmatige intelligentie bewaart de doorgestuurde inhoud en de resultaten niet langer dan 30 dagen na ontvangst of aanmaak, behalve gedurende de langere periode die de aanbieder hanteert bij een schending van zijn gebruiksbeleid, voor het opsporen van misbruik, en voor geen enkel ander doel. Wij geven geen toestemming voor verder gebruik.

De resultaten zijn informatief van aard en kunnen fouten bevatten. Zij ondersteunen de beoordeling door een specialist, zij vervangen het oordeel van een gekwalificeerde specialist niet en zij certificeren geen conformiteit. De verantwoordelijkheid voor de conformiteit van een cosmetisch product blijft bij de marktdeelnemer en bij de verantwoordelijke persoon op grond van Verordening (EG) nr. 1223/2009.

9. Geautomatiseerde controles op aankopen en accounts

Wij passen geen profilering op u toe.

Er bestaat een geautomatiseerde controle op de aankoop en die is tot één ding beperkt: een aankoop waarvan de gegevens afwijkend zijn, bijvoorbeeld een ongebruikelijk grote hoeveelheid tegoeden of een account dat wij niet kunnen koppelen, wordt automatisch aangehouden en door een mens beoordeeld voordat de tegoeden worden bijgeschreven. De beslissing om een account op te schorten of een aankoop te weigeren wordt altijd door een mens genomen, nooit door het systeem. U kunt ons vragen de uitkomst te herzien door te schrijven naar info@cosmetifull.com.

De betaling zelf kan ook automatisch worden geweigerd of geblokkeerd door de fraudesystemen van Stripe, volgens de eigen criteria van Stripe. Die beoordeling wordt door Stripe gemaakt, niet door ons. Als een betaling van u wordt geweigerd, kunt u ons schrijven en kunt u zich ook rechtstreeks tot Stripe wenden.

10. Wat er gebeurt als u uw gegevens niet verstrekt

Sommige gegevens zijn vereist door de wet, andere door de overeenkomst:

• Vereist door de belastingwetgeving: bedrijfsnaam of naam, factuuradres en, voor belastingplichtigen, het btw-nummer. Zonder deze gegevens kunnen wij geen factuur uitreiken en kunnen wij u dus geen tegoeden verkopen.
• Vereist door de overeenkomst: e-mailadres en wachtwoord, zonder welke wij geen account kunnen aanmaken of beveiligen.
• Optioneel: al het overige, bijvoorbeeld een extra administratief contactpersoon. Het niet verstrekken daarvan heeft geen ander gevolg dan het verlies van dat gemak.

11. Wie uw gegevens ontvangt

Wij houden de keten van aanbieders kort. De ontvangers vallen uiteen in drie verschillende groepen, en dat verschil is van belang, want zij hebben niet dezelfde plichten jegens u.

11.1 Groep A: verwerkers die op onze instructies handelen (art. 28 AVG)

Wij schakelen geen verwerker in zonder een verwerkersovereenkomst die in overeenstemming is met art. 28 AVG. Elk van de bovengenoemde ontvangers verwerkt de gegevens uitsluitend op onze schriftelijke instructies en mag ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

11.2 Telegram: een intern kanaal, gepresenteerd zoals het is

Wij gebruiken een Telegram-kanaal, strikt intern binnen ons eigen team, om onmiddellijk gewaarschuwd te worden wanneer een feedbackbericht binnenkomt. Die melding bevat uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam en de tekst van het bericht dat u ons hebt gestuurd, met inbegrip van een kort fragment van de analyse waarop een feedbackbericht betrekking heeft. Zij bevat nooit de inhoud van de documenten die u aanlevert. Wij gebruiken dit kanaal ook om gewaarschuwd te worden wanneer er een verzoek om contact over het Enterprise-plan binnenkomt: die melding bevat alleen een vaste tekst en geen van uw gegevens.

Telegram stelt voor bots geen verwerkersovereenkomst beschikbaar. Wij zeggen dat ronduit in plaats van ons te beroepen op een waarborg die wij niet hebben, en dat is de reden waarom wij dit kanaal beperken tot interne meldingen en de inhoud van uw documenten erbuiten houden. Telegram is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd.

11.3 Groep B: ontvangers die zelf bepalen hoe zij de gegevens verwerken

Deze ontvangers bepalen zelf hoe zij de gegevens verwerken die zij ontvangen. Zij treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, elk onder een eigen privacyverklaring en eigen wettelijke plichten:

11.4 Stripe: een gemengde rol

Stripe wordt apart behandeld omdat zijn rol gemengd is. Zie artikel 12.

12. Waarom Stripe een gemengde rol heeft

Stripe vervult een gemengde rol, en wij zeggen dat liever ronduit dan dat wij het vereenvoudigen:

• Stripe is onze verwerker voor het deel waarin het de betaling op onze instructies int en ons de uitkomst meldt.
• Stripe is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het deel waarin het zelf bepaalt, of waarin de wet voor Stripe bepaalt, wat er met uw gegevens gebeurt. Stripe is een gereglementeerde betaaldienstverlener, die in eigen naam onderworpen is aan regels inzake het voorkomen van witwassen, cliëntidentificatie en betalingsdiensten. Die doeleinden worden door de wet en door Stripe bepaald, niet door ons. Wij kunnen Stripe geen instructies geven over welke gegevens het verzamelt, hoe lang het ze bewaart of aan wie het ze verstrekt.

Stripe ontvangt uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw factuuradres, uw btw-nummer waar van toepassing, en het bedrag en de identificatie van de transactie. Voor het deel waarin Stripe verwerkingsverantwoordelijke is, is het toezenden van uw gegevens aan Stripe een verstrekking tussen twee afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken. Wij zijn geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken met Stripe.

13. Waarom SmartBill verwerker is

SmartBill is het omgekeerde geval, en het is de moeite waard te zeggen waarom.

SmartBill is de software die wij gebruiken om onze factuur uit te reiken. Het ontvangt uw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer omdat wij die eraan doorgeven, het verwerkt ze volgens onze instructies, en het heeft geen eigen beroepsplicht ten aanzien van de inhoud van de factuur. Daarom is het verwerker in de zin van art. 28 AVG, gebonden door een verwerkersovereenkomst.

Onze externe accountant of auditor, die dezelfde stukken ontvangt, is daarentegen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, omdat die rol bij wet is geregeld en de accountant zelf bepaalt wat hij nodig heeft en voor hoe lang.

14. ANAF en e-Factura

Voor klanten van wie de handeling haar plaats van de dienst in Roemenië heeft, wordt de factuur via het nationale systeem RO e-Factura naar de Roemeense belastingdienst doorgestuurd.

ANAF is niet onze leverancier en handelt niet namens ons. Het is een autoriteit die de gegevens op grond van een wettelijke verplichting ontvangt en ze als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Deze doorzending vereist uw toestemming niet en kan niet worden uitgezet. Hetzelfde geldt voor een creditnota die na een terugbetaling wordt uitgereikt.

15. Controle van het btw-nummer (VIES)

Voordat wij de verleggingsregeling wel of niet toepassen, controleren wij het btw-nummer dat u ons opgeeft in VIES, het systeem van de Europese Commissie, voor btw-nummers die in de Europese Unie zijn afgegeven. VIES is een systeem van een instelling van de Unie en de bevraging brengt geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte mee.

Als antwoord ontvangen wij of het nummer geldig is, dan wel dat het systeem geen antwoord kon geven, wat als een afzonderlijke uitkomst wordt vastgelegd, en, waar het systeem die verstrekt, de naam en het adres die bij dat nummer horen. Wij bewaren het bewijs van de controle, met inbegrip van de datum en de uitkomst ervan, als onderliggend stuk bij de btw-behandeling die wij op uw aankoop hebben toegepast.

Voor een eenmanszaak is het btw-nummer een persoonsgegeven, en daarom vermelden wij deze controle, ook al ziet zij eruit als bedrijfsinformatie.

16. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze aanbieders zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd, of behoren tot groepen die dat zijn. Voor elk van hen vermelden wij het land en de waarborg die daadwerkelijk wordt toegepast:

U kunt bij ons een kopie van de waarborgen opvragen door te schrijven naar info@cosmetifull.com.

17. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Verschillende gegevens hebben verschillende bewaartermijnen. Wij hanteren geen enkele algemene formule.

17.1 De boekhoudkundige termijn, uitgelegd

Het Roemeense recht (art. 23 en art. 25 van boekhoudwet nr. 82/1991, zoals gewijzigd bij wet nr. 36/2023, van kracht sinds 15 januari 2023) schrijft voor dat de verplichte boekhoudkundige stukken en de bewijsstukken die daaraan ten grondslag liggen, facturen inbegrepen, moeten worden bewaard gedurende vijf jaar, gerekend vanaf 1 juli van het jaar volgend op het boekjaar waarin zij zijn opgesteld. In de praktijk loopt de termijn voor een in 2026 uitgereikte factuur vanaf 1 juli 2027 en eindigt hij op 30 juni 2032.

Die termijn valt samen met de fiscale verjaringstermijn: op grond van art. 110 van wet nr. 207/2015 (Wetboek van fiscale procedure) vervalt het recht van de belastingdienst om belastingvorderingen vast te stellen na vijf jaar, gerekend vanaf 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de belastingverplichting betrekking heeft. Het getal komt uit de wet, het is geen schatting van ons.

17.2 Het sluiten van uw account wist uw facturen niet

Dit is het punt dat klanten het vaakst verrast, dus zeggen wij het vooraf. Het sluiten van uw account wist uw account, uw analyses en de inhoud die u hebt aangeleverd, volgens het schema in de tabel hierboven. Het wist niet de factuur en de facturatiegegevens die daarachter liggen, die wij moeten bewaren totdat de hierboven genoemde wettelijke termijn is verstreken. Een verzoek om gegevenswissing kan die termijn niet bekorten (art. 17, lid 3, punt b), AVG).

Een verwijdering haalt de gegevens volgens het bovenstaande schema uit de actieve systemen. Back-upkopieën die ze nog bevatten, rouleren binnen 30 dagen, waarna de kopie zelf niet meer bestaat.

18. Beveiliging

Het verkeer loopt over HTTPS en de gegevens worden tijdens het transport versleuteld. Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen: zij worden opgeslagen als een PBKDF2-SHA256-afleiding met een salt per gebruiker en 100.000 iteraties. Elk account ziet alleen de eigen analyses, en bedrijfsaccounts delen uitsluitend onder hun goedgekeurde leden. Administratieve toegang is beperkt tot de personen die deze nodig hebben. Kaartgegevens bereiken onze systemen nooit, zoals artikel 6 uitlegt.

19. Statistische metagegevens en geaggregeerde statistieken

Van elke analyse bewaren wij een registratie van statistische metagegevens, nooit van inhoud: het type en de ernst van de gevonden kwesties, de markten, de talen en de score. Die registratie is gekoppeld aan een eenrichtingscode die van uw e-mailadres is afgeleid, niet aan uw naam, en zij blijft gepseudonimiseerd: het zijn geen anonieme gegevens, dus behandelen wij ze als persoonsgegevens en behoudt u uw rechten erop.

Wij gebruiken die registraties uitsluitend in geaggregeerde vorm, om te zien welke soorten etiketteringskwesties het vaakst voorkomen en waar, om de diensten te verbeteren en, in de toekomst, om op sectorniveau te rapporteren. Een aggregaat wordt alleen gebruikt of vrijgegeven wanneer het ten minste 20 analyses en ten minste 5 verschillende accounts omvat. De aggregaten bevatten nooit de inhoud van uw documenten, productnamen, uw identiteit of iets waarmee uw bedrijf zou kunnen worden geïdentificeerd.

Zij zijn uitsluitend van metagegevens afgeleid. Zij zijn niet afgeleid van de inhoud van de documenten die u aanlevert, van productnamen of van recepturen. Zakelijke klanten kunnen ons via info@cosmetifull.com vragen hun account van deze verwerking uit te sluiten, kosteloos en zonder enig gevolg voor de dienst.

20. Uw rechten

U hebt het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens en daarvan een kopie te verkrijgen;
• gegevens die onjuist of onvolledig zijn te laten rectificeren;
• uw gegevens te laten wissen, binnen de grenzen van artikel 17.2;
• de verwerking te laten beperken in de door de wet bepaalde gevallen;
• overdraagbaarheid van gegevens te verlangen voor de gegevens die u ons hebt verstrekt en die wij via geautomatiseerde procedés verwerken op grond van de overeenkomst of van uw toestemming;
• bezwaar te maken tegen verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, zoals uiteengezet in artikel 21;
• uw toestemming in te trekken, te allen tijde, voor het ene doel dat op toestemming berust en dat in artikel 7.8 wordt beschreven, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden;
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@cosmetifull.com. Wij antwoorden binnen de termijnen die de AVG stelt, in de regel binnen een maand. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Roemeense ANSPDCP (Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Boekarest, dataprotection.ro). U kunt zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt.

Als uw verzoek gegevens betreft die staan in een document dat door een van onze klanten is aangeleverd, legt artikel 4 uit wat wij ermee doen.

21. Uw recht van bezwaar

Dit recht wordt apart uiteengezet, omdat het uw aandacht verdient.

Waar wij uw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang (de artikelen 7.4, 7.5, 7.6, 7.7 en 7.9), hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen. Schrijf naar info@cosmetifull.com, vermeld tegen welke verwerking u bezwaar maakt en waarom. Wij staken die verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij wij de gegevens nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Twee eerlijke verduidelijkingen:

• een bezwaar kan geen gegevens verwijderen die wij op grond van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen uit artikel 7.2 en artikel 17 moeten bewaren;
• fraudepreventie op de betaling zelf wordt door Stripe als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke uitgevoerd, dus een bezwaar dat aan ons is gericht kan de eigen controles van Stripe niet uitzetten. Op dat punt kunt u zich rechtstreeks tot Stripe wenden.

22. Als u consument bent

Dit artikel geldt alleen voor natuurlijke personen die kopen voor doeleinden buiten hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit. Het komt bovenop de rest van deze privacyverklaring en gaat daar bij tegenstrijdigheid voor.

• Wij vragen u minder facturatiegegevens. Voor een aankoop door een consument hebben wij uw naam en uw factuuradres nodig. Wij vragen niet om een btw-nummer.
• Wij vragen niet om uw Roemeense persoonlijke identificatienummer (CNP) en wij bewaren het niet. De factuur wordt met uw naam en adres uitgereikt. Waar het systeem e-Factura een code voor de begunstigde verlangt en u zich niet met een fiscaal nummer identificeert, wordt de generieke code gebruikt die de technische specificaties van ANAF voorzien. Wij hebben die keuze bewust gemaakt, om de gegevensverzameling tot het minimum te beperken.
• Wij bewaren de vastlegging van uw herroepingsrecht. Wij bewaren de vastlegging van het uitdrukkelijke verzoek om onmiddellijke uitvoering en van de erkenning die u bij het afrekenen hebt gegeven, en de vastlegging van een eventuele herroepingsverklaring die u ons stuurt, omdat de wet verlangt dat wij kunnen bewijzen dat de informatie is verstrekt. Die vastlegging volgt de boekhoudkundige bewaartermijn.
• Terugbetalingen. Herroept u binnen 14 dagen na de aankoop, dan verwerken wij de terugbetaling van de tegoeden die u niet hebt verbruikt. De persoonsgegevens die voor die handeling worden gebruikt (aankoopgegevens, transactie-identificatie, terugbetalingsidentificatie) worden verwerkt om de overeenkomst uit te voeren, art. 6, lid 1, punt b), AVG, en de creditnota die daarop volgt valt onder de boekhoudkundige verplichtingen van artikel 7.2.
• Klachten. U kunt een klacht indienen bij de Roemeense ANSPDCP of bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont.

23. Cookies en lokale opslag

Het platform gebruikt op uw apparaat uitsluitend strikt noodzakelijke technische opslag: het sessietoken dat u ingelogd houdt, uw e-mailadres en bedrijfsnaam zodat de interface die kan tonen zonder een nieuw verzoek, een vastlegging dat u de juridische kennisgevingen hebt gezien, en voorkeuren zoals taal, thema en de manier waarop uw archief wordt weergegeven.

Slechts één van die elementen is een cookie, en die plaatsen wij zelf:

Onze infrastructuuraanbieder plaatst er vandaag geen enkele, en dat hebben wij niet aangenomen: wij hebben het gemeten. Op 23 augustus 2026 hebben wij de vier publiek toegankelijke omgevingen met een echte browser geopend (de applicatie LabelCheck, de presentatiepagina daarvan, ExpertDesk en de website) en de aanwezige cookies geteld: nul, op alle vier. Zetten wij op een dag een functie van Cloudflare aan die er wel een plaatst (botdetectie bijvoorbeeld), dan zal deze tabel dat vermelden voordat het gebeurt.

In de lokale opslag van de browser, die geen cookie is en niet met verzoeken meereist, bewaren wij het token dat u ingelogd houdt in de applicatie, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw taal en uw thema. Dat alles verdwijnt als u de gegevens van de site wist.

Wij gebruiken geen advertentiecookies, geen analyse door derden en geen tracking. Strikt noodzakelijke technische cookies zijn vrijgesteld van toestemming op grond van art. 4, lid 5, van wet nr. 506/2004, en daarom toont de site geen cookiebanner. Deze conclusie houdt alleen stand zolang de tabel hierboven niets bevat dat verder gaat dan het strikt noodzakelijke.

De betaalpagina wordt door Stripe op het eigen domein van Stripe gehost. Elke opslag of uitlezing van informatie op uw apparaat die op die pagina plaatsvindt, gebeurt door Stripe onder de eigen privacyverklaring van Stripe, en valt buiten onze pagina's.

24. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wijzigen wij deze privacyverklaring, dan werken wij de datum bovenaan bij, en bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u binnen het platform op de hoogte. Betreft een wijziging een nieuw doel of een nieuwe ontvanger, dan informeren wij u voordat die verwerking begint, niet achteraf.

Deze privacyverklaring, in de versie die op dat moment van kracht is, geldt voor elke aankoop die op het platform wordt gedaan.

Nicodemo & Signa Company Srl · Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, Roemenië · CUI RO15617609 · Reg. J02/809/2003 · info@cosmetifull.com

Algemene voorwaarden