Talen: English · Čeština · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Polski · Português · Română
Dit document bestaat in tien talen. De Engelse versie is de referentieversie.

Privacyverklaring cosmetiFULL

Laatst bijgewerkt: 31 oktober 2026 · Van toepassing op: het cosmetiFULL-platform en alle diensten die daarbinnen worden geleverd

De Engelse versie is de referentieversie en prevaleert bij afwijkingen tussen de versies. Voor consumenten prevaleert, waar de twee versies verschillen, de versie in de taal waarin u de overeenkomst hebt gesloten in uw voordeel, en waar een beding onduidelijk is, prevaleert de voor u gunstigste uitleg.

1. Wie wij zijn, en in welke hoedanigheid

cosmetiFULL is een platform met digitale diensten voor de cosmeticabranche, geëxploiteerd door:

Nicodemo & Signa Company Srl

Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, Roemenië

Btw-nummer / uniek registratienummer: RO15617609

Nummer in het handelsregister: J02/809/2003

E-mail: info@cosmetifull.com

In deze privacyverklaring betekenen „wij”, „ons” en „onze” Nicodemo & Signa Company Srl.

Wij hebben niet voor alle gegevens op het platform dezelfde rol, en dat verschil is voor u van belang.

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor account-, authenticatie- en toegangsgegevens, voor gegevens over vooruitbetaalde tegoeden en aankopen, voor facturatie- en boekhoudgegevens, voor de beveiliging van het platform en de technische logs, en voor onze correspondentie met u.
• Wij zijn verwerker voor de inhoud die een klant aanlevert en voor de persoonsgegevens die die inhoud bevat. Daar is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij op zijn schriftelijke instructies, op grond van een verwerkersovereenkomst die met hem is gesloten overeenkomstig art. 28 AVG. Artikel 4 van deze privacyverklaring legt uit wat dat in de praktijk betekent en tot wie u zich moet richten. Op instructie van de klant (verwerkersovereenkomst, clausule 17) leiden wij uit die inhoud ook geaggregeerde, gede-identificeerde kennis af: zie artikel 19.

Wij hebben dezelfde rol bij elke dienst van het platform, nu en in de toekomst. Vandaag omvat het platform LabelCheck (toetsing van cosmetica-etiketten aan de EU-regels, op dit moment in bèta), ExpertDesk (professionele begeleiding voortgebracht door een systeem voor kunstmatige intelligentie) en PIFBuilder (opstellen en controleren van het productinformatiedossier dat Verordening (EG) nr. 1223/2009 voorschrijft, op dit moment in de testfase en alleen op uitnodiging). ExpertDesk heeft een eigen privacyverklaring, bereikbaar binnen de applicatie, en die geldt voor de inhoud van die gesprekken in plaats van deze. Ook PIFBuilder heeft een eigen privacyverklaring, bereikbaar binnen de applicatie, en die geldt in plaats van deze voor wat er binnen die dienst gebeurt. FormulaArchive is in aanbouw en wordt nog niet verkocht. Zodra het beschikbaar komt, valt het onder deze zelfde privacyverklaring, tenzij wij er een afzonderlijke verklaring voor publiceren.

2. Contactpunt voor privacy en functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat onze verwerking niet valt onder de gevallen die zijn opgesomd in art. 37, lid 1, AVG: wij zijn geen overheidsinstantie, onze hoofdactiviteit bestaat niet uit regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen, en bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken wij niet op grote schaal.

Voor elke vraag over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u schrijven naar info@cosmetifull.com. Dat is ons enige openbare contactpunt voor privacyzaken.

3. Voor wie deze privacyverklaring geldt

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, en in het bijzonder voor:

• zakelijke klanten: bedrijven, specialisten en de door hen gemachtigde gebruikers;
• consumenten: natuurlijke personen die kopen voor doeleinden buiten hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit;
• personen die worden genoemd in de documenten die een klant aanlevert, voor wie artikel 4 de situatie uitlegt;
• auteurs van cosmetiLEARN, voor wie artikel 7.12 uitlegt wat wij over hun openbare pagina verwerken;
• personen die een pagina van cosmetiLEARN melden, voor wie artikel 7.13 uitlegt wat wij met de melding doen.

Waar een regel alleen voor consumenten geldt, zeggen wij dat erbij. Artikel 22 verzamelt de punten die consumenten in het bijzonder aangaan.

4. Waar wij verwerker zijn en niet verwerkingsverantwoordelijke

Een groot deel van wat over het platform gaat, zijn niet onze gegevens en wordt niet voor onze doeleinden verwerkt. Wanneer een fabrikant, een consultant of een veiligheidsbeoordelaar een etiketontwerp, een receptuur of een productdossier aanlevert, kan dat materiaal personen bij naam noemen: een verantwoordelijke persoon die op een verpakking is gedrukt, een technisch contactpersoon, een veiligheidsbeoordelaar die een document ondertekent.

Voor die gegevens geldt:

• de klant die ze aanlevert, is de verwerkingsverantwoordelijke. Hij bepaalt waarom ze worden verwerkt en wat ermee gebeurt.
• wij zijn de verwerker. Wij verwerken ze uitsluitend om de functies uit te voeren waar de klant om vraagt, op zijn schriftelijke instructies, en daarnaast uitsluitend om de geaggregeerde kennis af te leiden die de klant toestaat in clausule 17 van de verwerkersovereenkomst (artikel 19).
• De verhouding wordt beheerst door de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij onze Algemene Voorwaarden is gevoegd en die bevat wat art. 28, lid 3, AVG voorschrijft, waaronder de lijst van andere verwerkers en de kennisgeving die u ontvangt voordat een van hen verandert.

De betrokken personen zijn de organisatie van de klant en de leden die zij in haar bedrijfsaccount machtigt, volgens de rollen die het platform biedt (Algemene Voorwaarden, artikel 6). Wie lid wordt en met welke rol, bepaalt de organisatie binnen het platform.

Als u wordt genoemd in een document dat een van onze klanten heeft aangeleverd, rust de plicht om u te informeren op grond van art. 13 en art. 14 AVG op die organisatie en niet op ons, omdat het de organisatie is die de relatie met u onderhoudt en beslist wat er met uw gegevens gebeurt. Schrijft u ons om een recht op die gegevens uit te oefenen, dan beslissen wij niet over het verzoek: wij geven het zonder onredelijke vertraging door aan de organisatie en wij verlenen haar bijstand bij het beantwoorden ervan, zoals art. 28, lid 3, punt e), AVG voorschrijft. Laat ons weten bij welk bedrijf het document hoort, dan sturen wij het door.

De rest van deze privacyverklaring beschrijft de gegevens waarvoor wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn, tenzij anders vermeld.

5. Welke gegevens wij verwerken

5.1 Accountgegevens

Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam waar van toepassing, wachtwoord opgeslagen als hash, rol binnen een bedrijfsaccount, taal- en interfacevoorkeuren, uw keuze over de afgeleide kennis (artikel 19), registratiedatum.

Als de houder van een bedrijfsaccount u aan het team van het bedrijf toevoegt, ontvangen wij uw naam en e-mailadres van die houder, niet van u. Wij gebruiken ze om u de uitnodiging te sturen (artikel 7.11) en, zodra u een wachtwoord hebt gekozen, als de hierboven beschreven accountgegevens.

Als u bij uw toegangsverzoek een code invult (bijvoorbeeld een code die in een boek is gedrukt, of een code die al is ingevuld via de link die u hebt gevolgd), de ingevulde code. Als u houder van een code bent, de code zelf, waarvan de tekst uw naam kan zijn.

Als u uw toegangsverzoek via onze website doet, de pagina van onze website van waaruit u uw verzoek hebt gestart; en als de link die u hebt gevolgd campagnegegevens bevat, bijvoorbeeld omdat hij uit een van onze advertenties komt, die gegevens: de bron, het medium, de campagne en de advertentie.

5.2 De inhoud die u aanlevert (hiervoor zijn wij verwerker, zie artikel 4)

De etiketontwerpen, teksten, recepturen en productdocumentatie die u aanlevert, de analyses en documenten die in uw account zijn opgeslagen, en uw berichten in de chat voor verduidelijkingen.

De afbeeldingen die u voor een analyse aanlevert, worden verwerkt om het resultaat op te leveren en worden niet bewaard: wat in uw account achterblijft, is de analyse, de samenvatting ervan, de versies en uw berichten. Documenten die u aan een verklaring hecht, worden eveneens verwerkt om het resultaat op te leveren en worden nu niet bewaard: zij worden pas bewaard vanaf het moment waarop de functie voor bijlagen in de dienst actief is, en vanaf dan totdat u ze verwijdert of totdat het account wordt verwijderd. Bestanden die u aan een feedbackbericht hecht, worden wel bewaard.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en u dient die niet aan te leveren.

5.3 Aankoop- en facturatiegegevens

Deze categorie bestaat omdat het platform wordt verkocht. Wij verwerken:

• voor zakelijke klanten: bedrijfsnaam, factuuradres, land, btw-identificatienummer of fiscaal identificatienummer;
• voor consumenten: naam en factuuradres;
• de uitkomst van de controle van het btw-nummer die in artikel 15 wordt beschreven, met inbegrip van het geval waarin het systeem geen antwoord kon geven;
• het bewijs dat is gebruikt om uw land voor btw-doeleinden te bepalen, te weten het factuuradres dat u ons opgeeft en het IP-adres van de aankoop, zoals artikel 24 ter van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011 voorschrijft;
• aankoopgegevens: datum, hoeveelheid gekochte tegoeden, bedrag, valuta, toegepaste btw-behandeling;
• tegoedsaldo en verbruiksgeschiedenis over de diensten van het platform heen;
• factuurnummer, factuurdatum en een kopie van de factuur;
• transactie-identificatie en, waar van toepassing, de terugbetalingsidentificatie die wij van Stripe ontvangen;
• voor consumenten: de vastlegging van het uitdrukkelijke verzoek om onmiddellijke uitvoering en van de erkenning die is gegeven op grond van artikel 34 van de Algemene Voorwaarden, en de vastlegging van een eventuele herroepingsverklaring die u ons stuurt.

De facturatiegegevens zijn niet optioneel. Zij zijn wat de belastingwetgeving als inhoud van een factuur voorschrijft (art. 319 van wet nr. 227/2015, het Roemeense belastingwetboek).

5.4 Betaalkaartgegevens

Wij verwerken geen betaalkaartgegevens. Zie artikel 6.

5.5 Gebruiks- en technische gegevens

Logs die nodig zijn om het platform te laten draaien en te beveiligen: tijdstempels, IP-adres, user agent, metagegevens van verzoeken, foutlogs, verbruiksregistraties per account, beveiligingsgebeurtenissen.

Als u de pixel van Meta op onze website hebt geaccepteerd, gaan de in artikel 7.14 beschreven stappen van uw browser naar Meta wanneer u onze aanmeldpagina gebruikt. Wij ontvangen daar niets van.

5.6 Correspondentie

Berichten die u ons stuurt via het feedbackkanaal in de applicatie en per e-mail, met inbegrip van de bestanden die u eraan hecht, en onze antwoorden.

Deze categorie omvat ook de gegevens die u ons verstrekt wanneer u ons vraagt contact met u op te nemen over het Enterprise-plan: uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw telefoonnummer en, als u dat toevoegt, uw bericht.

6. Wat er met uw kaartgegevens gebeurt

De betaling verloopt via een betaalpagina die door Stripe wordt gehost. Uw kaartnummer, vervaldatum en veiligheidscode worden door Stripe rechtstreeks op de eigen systemen van Stripe verzameld. Zij passeren onze systemen nooit, wij zien ze nooit en wij bewaren ze nooit.

Van elke betaling ontvangen wij alleen de uitkomst (geslaagd, mislukt, terugbetaald), de transactie-identificatie en de gegevens die wij nodig hebben om de factuur uit te reiken.

7. Waarom wij uw gegevens verwerken, en op welke rechtsgrond

7.1 Om het platform te leveren en onze overeenkomst met u uit te voeren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), AVG (uitvoering van een overeenkomst).

Het aanmaken en beheren van uw account en uw bedrijfsaccount; het uitvoeren van de diensten die u aanvraagt; het opslaan van analyses en documenten in uw account; het laten werken van de chat en van de vertalingen waar u om vraagt; het verkopen en bijschrijven van vooruitbetaalde tegoeden; het in rekening brengen van de prijs; het afboeken van tegoeden naarmate u de diensten gebruikt; het afhandelen van terugbetalingen van niet verbruikte tegoeden; servicemeldingen die met uw aankoop samenhangen, zoals de bevestiging van de overeenkomst.

7.2 Om facturen uit te reiken, onze boekhouding te voeren en gegevens aan de belastingdienst door te geven

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt c), AVG (voldoen aan een wettelijke verplichting), met de verplichting bij naam genoemd:

• het uitreiken van de factuur en de verplichte inhoud daarvan: art. 319 van wet nr. 227/2015 (Roemeens belastingwetboek);
• het voeren van de boekhouding en het bewaren van de bewijsstukken: art. 23 en art. 25 van boekhoudwet nr. 82/1991;
• het bewaren van kopieën van uitgereikte en ontvangen facturen: art. 319, leden (31) tot en met (35), van wet nr. 227/2015;
• het doorsturen van de factuur via het nationale systeem RO e-Factura voor handelingen waarvan de plaats van de dienst in Roemenië ligt: OUG nr. 120/2021, uitgebreid naar B2B bij wet nr. 296/2023 en naar B2C bij OUG nr. 69/2024;
• het bewaren van het bewijs dat de precontractuele informatie is verstrekt en dat een consument uitdrukkelijk om onmiddellijke uitvoering heeft verzocht, het bewijs dat wij op grond van het consumentenrecht moeten kunnen overleggen.

Deze verwerking loopt door ook als u uw account sluit. Zie artikel 17.

7.3 Om uw btw-behandeling te bepalen en uw btw-nummer te controleren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt c), AVG (voldoen aan een wettelijke verplichting).

De verplichting bestaat erin de plaats van de dienst en de btw-behandeling van de transactie te bepalen en het bewijs te bewaren van uw hoedanigheid van belastingplichtige en van uw land: de artikelen 44 en 59 quater van Richtlijn 2006/112/EG en artikel 24 ter van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011, omgezet in wet nr. 227/2015 (Roemeens belastingwetboek). Zie artikel 15 voor de werking van de controle.

7.4 Om betalingsfraude en misbruik van vooruitbetaalde tegoeden te voorkomen

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang, uitdrukkelijk vermeld zoals art. 13, lid 1, punt d), AVG voorschrijft, is het voorkomen van frauduleuze betalingen, van het ongeoorloofde gebruik van andermans kaart en van misbruik van vooruitbetaalde tegoeden, ter bescherming van onszelf en van onze klanten. Daaronder valt de geautomatiseerde controle op een aankoop die in artikel 9 wordt beschreven. Fraudecontroles op de betalingstransactie zelf worden door Stripe uitgevoerd met eigen middelen en onder eigen regels, zoals artikel 12 uitlegt.

7.5 Om het platform veilig en goed werkend te houden

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is de dienst beschikbaar, veilig en goed werkend te houden: beveiligingslogs, het voorkomen van misbruik, foutdiagnose en capaciteitsplanning.

7.6 Om geaggregeerde kennis af te leiden uit het gebruik van het platform

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is de controles nauwkeuriger maken, onze kennisbank laten groeien en, in de toekomst, rapportages op sectorniveau publiceren. Wat wij afleiden, uit welke gegevens en binnen welke grenzen, staat in artikel 19. U kunt zich met één klik afmelden in uw accountvoorkeuren, en u kunt ook bezwaar maken op grond van artikel 21.

7.7 Om de feedback die u ons stuurt te classificeren

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang is ervoor te zorgen dat een echte regelgevingscorrectie die een gebruiker meldt, niet tussen de berichten verloren gaat. Hoe dit werkt, en welke rol onze aanbieder van kunstmatige intelligentie daarbij speelt, staat in artikel 8.

7.8 Om onze bibliotheek van volledige casussen op te bouwen

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Een uittreksel uit een productinformatiedossier wordt alleen in de bibliotheek opgenomen wanneer een veiligheidsbeoordelaar dat specifieke uittreksel daarvoor goedkeurt, nadat namen, contactgegevens en alles waaraan het product herkend kan worden zijn verwijderd, en na toetsing door een onafhankelijke deskundige. Ons gerechtvaardigd belang is een bibliotheek van echte, geverifieerde casussen die de diensten voor iedereen betrouwbaarder maakt. Is in een goedgekeurd uittreksel nog een resterend persoonsgegeven aanwezig, dan verwijderen wij het zodra wij het opmerken. Inhoud die vóór 3 oktober 2026 is hergebruikt, berust op de afzonderlijke schriftelijke toestemmingen die tijdens de bètafase zijn gegeven en die nog steeds kunnen worden ingetrokken door te schrijven naar info@cosmetifull.com.

7.9 Om u te antwoorden

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), en art. 6, lid 1, punt f), AVG.

Antwoorden op uw berichten en op uw feedback, en operationele mededelingen over de dienst.

Wanneer u ons vraagt contact met u op te nemen over het Enterprise-plan, gebruiken wij die gegevens alleen om u over dat verzoek te bellen of u schriftelijk te antwoorden. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, punt b), AVG (het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór de sluiting van een overeenkomst) en, wanneer u namens een bedrijf handelt, art. 6, lid 1, punt f), AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van een zakelijke aanvraag). Tegen de verwerking op die grond kunt u bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21. Wij gebruiken die gegevens niet voor marketingdoeleinden.

Wij gebruiken toestemming niet als rechtsgrond, behalve voor de schriftelijke toestemmingen die tijdens de bètafase zijn gegeven voor inhoud die vóór 3 oktober 2026 is hergebruikt (artikel 7.8) en voor de pixel van Meta op onze aanmeldpagina, die alleen draait als u hem op onze website hebt geaccepteerd (artikel 7.14). In het bijzonder gebruiken wij die niet voor facturatie, boekhouding of fraudepreventie, omdat die verwerking niet op verzoek kan worden stopgezet: zij wordt ons door de wet opgelegd of is nodig om de dienst te beschermen.

7.10 Om de codes die u invult toe te passen en te weten via welke kanalen klanten bij ons komen

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), AVG (het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór de sluiting van een overeenkomst, en de uitvoering van de overeenkomst) voor het toepassen van de promotie die hoort bij een code die u zelf hebt besloten in te vullen (artikel 23 van de Algemene Voorwaarden); art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang) voor de rest van de hier beschreven verwerking.

Ons gerechtvaardigd belang is weten via welke auteurs, partners en campagnes klanten bij ons komen, de relatie met elk klantbedrijf opvolgen, en de houder van een code de met hem afgesproken tegoeden toekennen. Wij leggen vast met welke code uw bedrijf is binnengekomen, per bedrijf en niet per persoon, en of dat bedrijf daarna tegoeden heeft gebruikt of gekocht. Wij leggen ook vast via welke campagne en advertentie uw bedrijf bij ons is gekomen en vanaf welke pagina van onze website u uw verzoek hebt gestart, zoals vermeld in de link die u hebt gevolgd. Wij bekijken de code of de campagne per bedrijf, om elke klantrelatie op te volgen, en in totaal, om te meten wat elke code en elke campagne waard is. Wij bekijken ook hoe elk bedrijf het platform gebruikt (wanneer het zich heeft geregistreerd, het soort bedrijf dat wij erbij noteren, zijn eerste analyse, hoe intensief het de diensten gebruikt, wat het heeft betaald), om elke klantrelatie op te volgen en te begrijpen via welke kanalen klanten bij ons komen die er waarde in vinden. Wanneer een verzoek dat met een code is gedaan, wordt goedgekeurd, kan de houder van die code tegoeden ontvangen. Wij vertellen de houder niet uw naam, uw bedrijf of uw e-mailadres, en ook niets over wat u op het platform doet, maar de houder kan wel zien wanneer die tegoeden binnenkomen. Als u houder van een code bent, kan de tekst ervan uw naam zijn: wij trekken de code in en wissen de tekst ervan wanneer uw bedrijfsaccount wordt gesloten, of eerder als u ons daarom vraagt. Tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21, los van de schakelaar die in artikel 19 wordt beschreven.

7.11 Om u de uitnodiging te sturen van een bedrijf dat u aan zijn team toevoegt

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang).

Ons gerechtvaardigd belang, dat ook dat van het bedrijf is, is een klant in staat te stellen de mensen die met hem samenwerken toegang te geven tot de dienst die hij gebruikt. Alleen de houder van het bedrijfsaccount kan iemand toevoegen, en die geeft ons de naam en het e-mailadres van die persoon. Wij gebruiken die gegevens alleen om de uitnodiging te sturen, waarin het bedrijf en de persoon die u heeft toegevoegd worden genoemd. Als u binnen 30 dagen na de laatste uitnodiging geen wachtwoord kiest, wissen wij uw naam en e-mailadres. Zodra u een wachtwoord hebt gekozen, wordt uw account behandeld zoals elk ander account dat in deze privacyverklaring wordt beschreven. U kunt de uitnodiging negeren, want zonder uw wachtwoord wordt er geen account geactiveerd, en u kunt bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21.

7.12 cosmetiLEARN, als u auteur bent

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt b), AVG (uitvoering van een overeenkomst, namelijk de overeenkomst met u als auteur, en, totdat wij uw bevestiging goedkeuren, het op uw verzoek nemen van maatregelen vóór de sluiting van een overeenkomst) voor het publiceren van uw pagina, om u te presenteren in andere delen van cosmetiLEARN en via onze kanalen, voor de wijzigingen die u met de hand of met de assistent aanbrengt, voor verzoeken om een boek toe te voegen, voor de versies in de andere talen en voor de registratie van uw bevestiging van de overeenkomst; art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang) voor de eerste versie van uw pagina en de voorbeeldweergave vóór uw aanvaarding van de overeenkomst, de automatische controles, de versiegeschiedenis, het dagelijkse overzicht, de posts die na het einde van de overeenkomst online blijven, de vingerafdruk van een gewiste pagina, de registratie van uw bevestiging na het einde van de overeenkomst of na onze afwijzing, het tellen van de klikken op de kooplinks van uw pagina en de uitnodiging om de overeenkomst te bevestigen.

cosmetiLEARN stelt op onze website, in tien talen, auteurs van boeken over cosmetische wetenschap voor. Als wij u als auteur hebben uitgenodigd, verwerken wij de gegevens van uw pagina: naam, functie, biografie, uw kanalen, uw foto, de gegevens van uw boeken (beschrijvingen, ISBN, uitgever, aantal pagina's, datum, aankooplinks, omslagen en bijschriften), de wijzigingen die u aanbrengt en de geschiedenis daarvan, en uw verzoeken om een boek toe te voegen. De eerste versie van uw pagina maken wij zelf, met wat u ons geeft en met wat wij verzamelen van uw openbare pagina's en uit andere online toegankelijke bronnen, en wij tonen die aan u in een voorbeeldweergave, samen met de uitnodiging om de overeenkomst te bevestigen; het eerste bericht dat wij u sturen en de voorbeeldweergave bevatten de link naar deze privacyverklaring. Zolang u de overeenkomst niet hebt aanvaard, maken wij de pagina en tonen wij die aan u op grond van ons gerechtvaardigd belang om u de pagina aan te bieden. Bronnen zijn bijvoorbeeld uw website, de pagina's van uw uitgevers en de openbare pagina's van uw boeken; op verzoek vertellen wij u waar elk onderdeel vandaan komt. Laat u ons weten dat u geen interesse hebt, of gaat de pagina niet online, dan wissen wij die pagina, samen met de verzamelde afbeeldingen en teksten, uit de bestanden van onze website binnen een maand na uw antwoord of na het verlopen van de link naar de voorbeeldweergave; wacht uw bevestiging op dat moment nog op ons besluit, dan binnen een maand na het besluit of, als wij nooit beslissen, na het verlopen van de bewaartermijn van de registratie. Een kopie blijft in de geschiedenis van de besloten repository met de code van onze website op GitHub staan, en die wissen wij binnen een maand na uw verzoek. Uw account is een gewoon account van het platform (artikel 5.1); wij zijn degenen die de toegang tot uw pagina in- en uitschakelen.

• De bevestiging van de overeenkomst. De overeenkomst met de auteurs, en de Algemene Voorwaarden waarnaar die verwijst, aanvaardt u met de knop waarmee u uw pagina bevestigt, op de pagina waar u inlogt op uw account of een account aanmaakt, zoals wij naast de knop vermelden. De uitnodiging kan al uw naam en uw e-mailadres bevatten, zodat het formulier vooraf is ingevuld: die gegevens staan alleen in de uitnodiging zolang die openstaat, en wij wissen ze eerder als u ons vraagt uw gegevens of uw account te wissen. Wanneer u aanvaardt, registreren wij wie heeft bevestigd (naam, e-mailadres, account en identificatiecode van de pagina), wanneer, welke versie van elk van de drie teksten en, wanneer u via de knop in de voorbeeldweergave komt, de digitale vingerafdruk (hash) van de pagina die u hebt gezien, afbeeldingen inbegrepen: die registratie is het bewijs van onze overeenkomst. Als u een nieuw account aanmaakt, sturen wij u een e-mail met een link die 72 uur geldig is: één klik bevestigt dat u het bent, en op dat moment registreren wij uw aanvaarding; tot dan bewaren wij uw naam, uw e-mailadres, het land, het bedrijf als u dat hebt ingevuld en wat nodig is om de bevestiging te registreren. Uw wachtwoord kiest u wanneer uw pagina online is, via de 72 uur geldige link in de e-mail die u dat laat weten; daarna via „Wachtwoord vergeten?” op de inlogpagina. Wij waarschuwen onze beheerders met een melding met een vaste tekst (artikel 11.2) en met een e-mail die via Amazon SES naar onze mailbox gaat, met uw naam, uw e-mailadres, de identificatiecode van uw pagina en de status van uw account; die e-mail blijft in de mailbox tot wij hem met de hand wissen, ook op uw verzoek. Daarna keurt een van de beheerders de publicatie van de pagina goed of wijst die af. Na het einde van de overeenkomst, of als wij de bevestiging afwijzen, bewaren wij de registratie op grond van ons gerechtvaardigd belang bij de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, gedurende de termijnen van artikel 17 van deze privacyverklaring. Als u ons vraagt uw gegevens of uw account te wissen, worden uw naam, uw e-mailadres, de koppeling met het account en de identificatiecode van de pagina uit de registratie gewist, en tot het einde van diezelfde termijnen blijven daarin alleen de digitale vingerafdrukken (hashes) van uw e-mailadres, van de identificatiecode van de pagina en van de pagina die u hebt gezien over, zoals art. 17, lid 3, punt e), AVG toestaat: een vingerafdruk bevat de gegevens zelf niet, maar wie onze database zou kunnen lezen en de gegevens al kent, zou hem kunnen herkennen. Als wij de bevestiging afwijzen, noteren wij in de registratie ook de reden: die reden wordt tot het einde van diezelfde termijnen bewaard en samen met uw naam gewist als u ons vraagt uw gegevens of uw account te wissen.
• Het account dat via het formulier is aangemaakt. Het account dat u via het formulier aanmaakt, kan pas worden gebruikt wanneer wij uw bevestiging goedkeuren. Heeft het geen andere toepassing (een afzonderlijk aangevraagde dienst van cosmetiFULL, een bedrijf dat u aan zijn team heeft toegevoegd of een andere bevestiging), dan wissen wij het samen met zijn toegangsverzoek, als dat nog openstaat: bij de afwijzing meteen; 13 maanden na uw aanvaarding, als er nooit over de bevestiging wordt beslist; binnen 7 dagen na de laatste bevestigingslink die wij u hebben gestuurd (wanneer u het formulier verzendt of om een nieuwe link vraagt), als u uw e-mailadres niet met die link bevestigt of als de bevestiging niet kan worden geregistreerd (bijvoorbeeld omdat de uitnodiging intussen is gesloten of verlopen); in dat geval registreren wij geen bevestiging en wissen wij binnen dezelfde 7 dagen ook de gegevens die u in het formulier hebt ingevuld (naam, land, bedrijf), ook als het account blijft bestaan. Bij de afwijzing wissen wij het toegangsverzoek dat met de bevestiging is ontstaan, ook als het account blijft bestaan. Het verzendlogboek van onze e-maildienst bewaart het adres waarnaar wij hebben geschreven 12 maanden vanaf de verzenddatum, zoals bij elke e-mail die wij versturen (artikel 17). De registratie van uw bevestiging blijft bewaard gedurende de termijnen van artikel 17.
• Waar wij u presenteren. Naast uw pagina gebruiken wij uw naam, uw foto, uw biografie en uw boeken om u te presenteren in andere delen van cosmetiLEARN op onze website, bijvoorbeeld op de homepage, en via onze kanalen: posts, nieuwsbrieven en evenementen, altijd om over cosmetiLEARN te vertellen. De platforms waarop wij de posts publiceren, verwerken wat wij daar publiceren als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, onder hun eigen regels.
• Uw wijzigingen, met de hand of met de assistent. U bewerkt uw pagina met de hand, veld voor veld, of door te schrijven aan een assistent, die een systeem voor kunstmatige intelligentie is en geen mens. Als u de assistent gebruikt, gaan uw berichten en de waarden van uw pagina naar onze aanbieder van kunstmatige intelligentie (Anthropic), onder de voorwaarden van artikel 8; uw e-mailadres en uw accountgegevens niet. Het gesprek bewaren wij niet: het blijft in uw browser zolang u de pagina openhoudt. Van elke wijziging, met de hand of met de assistent, bewaren wij de voorgestelde wijziging, dat wil zeggen de waarde ervoor en erna, de herkomst, de uitkomst van de controles en het tijdstip. Bij elke wijziging van de pagina bewaren wij ook wie die heeft voorgesteld (de identificatiecode van uw account, niet uw naam of e-mailadres) en of die van de assistent of van het potlood kwam, dus met de hand. Voorstellen die niet worden bevestigd, worden na 24 uur gewist; bevestigde voorstellen blijven in de geschiedenis van de pagina zolang de pagina bestaat, en worden samen met de pagina gewist.
• Vanzelf online, na de controles. Wanneer u een wijziging bevestigt, gaat die vanzelf online als ze de automatische controles doorstaat: vorm en lengte, links alleen naar toegestane sites, het controlecijfer van het ISBN, geen formulering die cosmetiFULL voorstelt als garant voor u of voor het boek, geen belofte over gezondheid of resultaten, en alleen onderwerpen over cosmetica. De laatste controle, ook bij wijzigingen met de hand, doet een classificator van onze aanbieder van kunstmatige intelligentie, en als de classificator niet antwoordt, gaat de wijziging niet online. Ons gerechtvaardigd belang is dat de openbare pagina's juist, rechtmatig en aan cosmetica gewijd blijven.
• Een nieuw boek. U kunt ons vragen een boek van u toe te voegen, met titel, ondertitel, taal, ISBN, uitgever, de link naar de pagina van het boek bij de uitgever en de aankooplinks. Het verzoek gaat niet online: het komt bij onze beheerders terecht, die het boek en de vermelding ervan bij de uitgever controleren en het verzoek aanvaarden of weigeren. Zodra wij een besluit hebben genomen, sturen wij de uitkomst per e-mail naar het adres van uw account, samen met de reden als wij het verzoek weigeren; u ziet de uitkomst ook in uw omgeving, waar u een geweigerd verzoek kunt aanpassen en opnieuw kunt versturen. Als wij het verzoek aanvaarden, maken wij het boek zelf klaar voor uw pagina: zodra het online staat, ziet u het in uw auteursomgeving, en vanaf dan bewerkt u het net als uw andere boeken. Wij bewaren het verzoek, met ons besluit, ten hoogste 13 maanden na het besluit (na het verzoek, als er nooit een besluit over is genomen), of korter als u ons vraagt uw auteurspagina of uw account te wissen.
• De andere talen. De versies in de andere negen talen worden automatisch geschreven door een systeem voor kunstmatige intelligentie, en een automatische controle toetst de technische en juridische termen. Zolang een taal die controle niet heeft doorstaan, blijft in die taal de vorige versie staan.
• De versiegeschiedenis. Wij bewaren elke versie van elk veld zolang de pagina bestaat. Ons gerechtvaardigd belang is dat wij naar een eerdere versie kunnen teruggaan als er iets niet klopt, en kunnen uitleggen wat er is gepubliceerd en waarom.
• Het dagelijkse overzicht. Eenmaal per dag ontvangen de beheerders van het platform per e-mail, via Amazon SES, de lijst van gepubliceerde wijzigingen, met een kort fragment van de situatie ervoor en erna, of elke wijziging met de hand of met de assistent is aangebracht, en de link om de vorige versie terug te zetten. Het is informatie, geen goedkeuring. Ons gerechtvaardigd belang is weten wat er online is gekomen zonder dat een mens het eerst heeft gezien. Hetzelfde overzicht vermeldt de openstaande verzoeken om een boek toe te voegen, met de identificatiecode van uw pagina, de titel en de taal van het boek zoals u ze hebt geschreven, het tijdstip waarop het verzoek is verstuurd en de link naar het beheerpaneel: ze staan erin zodat wij ze kunnen afhandelen, en ze bevatten geen gegevens van uw account, geen ISBN, geen links en geen uitgever.
• Klikken op de kooplinks. Op uw pagina tellen wij hoe vaak er op elke kooplink wordt geklikt: per dag, boek en winkel alleen het aantal. Over de lezer wordt niets vastgelegd: geen IP-adres, geen cookies, geen identificatiecode. De tellingen zijn alleen voor intern gebruik en u ziet ze niet in uw omgeving. Ons gerechtvaardigd belang is weten of de links op uw pagina lezers naar de winkels brengen.
• Moderatie, motivering en hoe u die aanvecht. De controles en de classificator zijn geautomatiseerde instrumenten die worden ingezet voor inhoudsmoderatie in de zin van artikel 14, lid 1, van Verordening (EU) 2022/2065 (digitaledienstenverordening), en onze beheerders vullen ze aan met menselijke controle: zij kunnen de vorige versie van een veld in één taal terugzetten, of een veld of de hele pagina opschorten. Een opschorting bevriest uw wijzigingen: zolang die duurt, gaan uw wijzigingen aan dat veld of aan de pagina niet online, en toont de website de uitgangsversie, de versie die wij voor de website hebben voorbereid. Een opschorting haalt de pagina niet van de website: een pagina van de website halen is een afzonderlijke beslissing, die ingaat wanneer wij de website opnieuw publiceren zonder die pagina. Als een controle een wijziging tegenhoudt, vertelt die u meteen waarom. Als wij inhoud beperken die al is gepubliceerd, sturen wij u een motivering op grond van artikel 17 van dezelfde verordening: wat wij hebben gedaan, waarom, op basis van welke feiten, of wij geautomatiseerde middelen hebben gebruikt en hoe u de beslissing kunt aanvechten. Om die aan te vechten, schrijft u naar info@cosmetifull.com, en een mens beoordeelt de beslissing opnieuw. Meldingen van lezers over uw pagina komen eerst bij ons binnen (artikel 7.13), en wij informeren u erover zonder de contactgegevens van de melder.
• De pagina verwijderen. U kunt ons vragen uw pagina, of alles wat erop betrekking heeft, te verwijderen door te schrijven naar info@cosmetifull.com. Wij halen de pagina in alle talen offline door de website opnieuw te publiceren zonder die pagina en zonder u in de andere delen van cosmetiLEARN, wissen de waarden, de geschiedenis ervan, de voorstellen, de verzoeken om een boek toe te voegen, de vertalingen die nog wachten en de operationele metingen die aan de pagina zijn gekoppeld, en vragen zoekmachines hun resultaten bij te werken. Een kopie van de pagina, de momentopname waaruit de website wordt opgebouwd, wordt met de geschiedenis ervan ook bewaard in de besloten repository met de code van onze website op GitHub: daar wissen wij die kopie en herschrijven wij die geschiedenis binnen een maand. Op verzoek wissen wij met de hand de overzichtsmails die op u betrekking hebben uit de mailboxen van de beheerders. De registratie van de verwijdering, met een pseudoniem in plaats van uw naam, wordt binnen 13 maanden gewist. Gedurende 13 maanden bewaren wij ook een digitale vingerafdruk (hash) van de identificatiecode van uw pagina: die voorkomt dat wij de pagina per vergissing opnieuw aanmaken en zorgt ervoor dat de website, totdat die zonder de pagina opnieuw is gepubliceerd, in elke taal antwoordt dat de pagina is verwijderd. Wanneer de website ons om die pagina vraagt, noteren wij bij de vingerafdruk alleen de datum van de laatste aanvraag. Heeft de website ons bij het verstrijken van de 13 maanden in de laatste 30 dagen om de pagina gevraagd, dan blijven vingerafdruk en datum bewaard zolang de website erom blijft vragen, en wissen wij ze 30 dagen na de laatste aanvraag. De vingerafdruk bevat uw naam niet, maar wie onze database zou kunnen lezen en de identificatiecode zou raden, die van uw achternaam is afgeleid, zou kunnen zien dat de pagina is gewist. Wij bewaren vingerafdruk en datum op grond van ons gerechtvaardigd belang om uw verzoek tot wissing volledig uit te voeren en te voorkomen dat de pagina opnieuw wordt gepubliceerd. De e-mails die wij u hebben gestuurd, blijven 12 maanden in het verzendlogboek (artikel 17). Back-upkopieën bestaan binnen 30 dagen niet meer, en hetzelfde geldt voor wat onze aanbieder van kunstmatige intelligentie bewaart, met uitzondering van de langere periode die de aanbieder hanteert bij een schending van zijn gebruiksbeleid (artikel 8). Na de verwijdering komen uw naam, uw foto en uw boeken niet meer in nieuw materiaal terecht. De posts waarin wij u al hebben gepresenteerd, halen wij weg als u ons daarom vraagt; zolang ze online staan, is ons gerechtvaardigd belang dat wij niet hoeven te herschrijven wat wij al hebben gepubliceerd. Een nieuwsbrief die al is verstuurd, kan niet meer worden teruggehaald.

Tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21.

7.13 Als u een pagina van cosmetiLEARN meldt

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt c), AVG (voldoen aan een wettelijke verplichting): artikel 16 van Verordening (EU) 2022/2065 (digitaledienstenverordening) verplicht ons meldingen over de inhoud van de pagina's die wij hosten in ontvangst te nemen en te behandelen; art. 6, lid 1, punt f), AVG (gerechtvaardigd belang) voor de vingerafdruk tegen herhaalde verzending.

Iedereen kan bij ons, via het formulier waarnaar elke pagina van cosmetiLEARN linkt, inhoud melden die hij of zij als illegaal beschouwt of als niet in overeenstemming met de regels van de pagina. Verwerkingsverantwoordelijke is Nicodemo & Signa Company Srl (artikel 1), die u kunt bereiken via info@cosmetifull.com (artikel 2).

• Wat wij verzamelen. De pagina, de taal en, als u dat aangeeft, het deel van de pagina dat u meldt; de reden, als categorie en in uw eigen woorden; uw verklaring dat u de melding te goeder trouw doet; en, alleen als u ervoor kiest ze te geven, uw naam en uw e-mailadres. Naam en e-mailadres zijn facultatief: u kunt ook zonder melden.
• Waarom. Om de melding te beoordelen, erover te beslissen en u, als u ons uw e-mailadres hebt gegeven, een ontvangstbevestiging en daarna ons besluit te sturen, met informatie over de verhaalmogelijkheden, zoals artikel 16, leden 4 en 5, van dezelfde verordening vereist.
• Wie de melding ziet. Ons team, dat over de melding beslist. De auteur van de pagina ontvangt de melding zonder uw naam en uw e-mailadres, en met de e-mailadressen, telefoonnummers en links in uw tekst onleesbaar gemaakt. De tekst van uw melding wordt nooit naar onze aanbieder van kunstmatige intelligentie gestuurd. Het formulier en de meldingen worden gehost door Cloudflare, en de e-mails die wij u sturen, gaan via Amazon SES (artikel 11.1).
• Hoe lang. In cosmetiLEARN worden uw naam en uw e-mailadres gewist wanneer de melding is afgesloten, of zodra onze e-mail aan u onbestelbaar blijkt, en in elk geval 90 dagen na de melding, ook als die nog niet is afgesloten. Het verzendlogboek van onze e-maildienst bewaart het adres waarnaar wij hebben geschreven 12 maanden vanaf de verzenddatum, zoals bij elke e-mail die wij versturen (artikel 17). Als onze e-mail onbestelbaar blijkt, of als u die als spam markeert, blijft het adres ook op onze lijst van adressen die van verzending zijn uitgesloten, 12 maanden vanaf het laatste van die signalen, zodat wij dat signaal respecteren. De rest van de melding wordt 13 maanden na het besluit gewist, of eerder als de pagina waarop de melding betrekking heeft, wordt verwijderd.
• Tegen herhaalde verzending. Wanneer u een melding doet, bewaren wij één dag een digitale vingerafdruk (hash) van uw IP-adres, berekend met een geheime sleutel en gekoppeld aan de pagina en de dag (niet het adres zelf): zo kan één afzender de limiet van de pagina niet opgebruiken en de meldingen van anderen niet blokkeren. De volgende dag wordt die gewist. Zonder de sleutel is het adres niet te achterhalen, en de vingerafdruk is niet aan de melding gekoppeld. Voor deze vingerafdruk alleen is de rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang om het formulier voor iedereen beschikbaar te houden (art. 6, lid 1, punt f), AVG), en u kunt bezwaar maken zoals beschreven in artikel 21.
• Uw rechten. De rechten uit artikel 20 zijn van toepassing. Op de melding is het recht van bezwaar uit artikel 21 niet van toepassing, omdat deze verwerking wettelijk verplicht is (op de hierboven beschreven vingerafdruk wel); om dezelfde reden kan het wissen van de melding worden beperkt zolang die verplichting geldt (art. 17, lid 3, punt b), AVG).

7.14 Om onze advertenties te meten, alleen als u toestemt

Rechtsgrond: art. 6, lid 1, punt a), AVG (uw toestemming), die art. 5, lid 3, van Richtlijn 2002/58/EG, in Roemenië omgezet bij art. 4, lid 5, van wet nr. 506/2004, ook vereist voor het opslaan van informatie op uw apparaat en de toegang daartoe.

Onze advertenties op Facebook en Instagram leiden naar de pagina van LabelCheck op onze website, waar een venster u vraagt of u de pixel van Meta toestaat. De twee knoppen, Accepteren en Weigeren, zijn even groot. Uw antwoord wordt bewaard in de cookie `cf_consenso` (artikel 23) en geldt ook voor onze aanmeldpagina op app.cosmetifull.com: één antwoord geldt voor de website en voor die pagina.

Alleen als u hebt geaccepteerd, laadt de aanmeldpagina de pixel van Meta, en laat uw browser Meta weten wanneer u de pagina opent, dat het aanmeldformulier open is en wanneer u het verstuurt. Met elke stap gaan het adres van de pagina en dat van de pagina waar u vandaan komt, uw IP-adres, de gegevens van uw browser en de identificatiecodes uit de cookies van Meta mee. Het automatisch uitlezen van knoppen en formulieren door de pixel zelf hebben wij uitgeschakeld, en het automatisch koppelen van formuliervelden door de pixel staat uit, dus wat u in het formulier typt, wordt niet naar Meta verstuurd; elke nacht draait een controle die ons waarschuwt als die instelling wordt aangezet. Meta kan deze stappen koppelen aan uw Facebook- of Instagram-account, als u er een hebt, zodat wij kunnen zien welke advertenties mensen opleveren die zich aanmelden en Meta onze advertenties kan tonen aan mensen die op hen lijken. Deze stappen gaan rechtstreeks van uw browser naar Meta: wij bewaren daar niets van, en wat wij lezen zijn de rapporten van Meta over hoe onze advertenties presteren.

Voor het verzamelen en doorgeven van deze gegevens zijn Meta Platforms Ireland Limited en ons bedrijf gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (art. 26 AVG). Meta publiceert de wezenlijke inhoud van onze regeling, zijn Controller Addendum, op facebook.com/legal/controller_addendum, en u kunt uw rechten voor dit deel bij elk van beide uitoefenen: bij ons via info@cosmetifull.com, of bij Meta via de contactgegevens in zijn Privacybeleid. Wanneer Meta onze advertenties voor ons meet, treedt Meta op als onze verwerker volgens zijn Data Processing Terms (art. 28 AVG); wat Meta daarna voor eigen doeleinden met de gegevens doet, beslist Meta als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, volgens dat Privacybeleid.

Als u het venster niet hebt beantwoord, of hebt geweigerd, laadt de aanmeldpagina niets van Meta en werkt zij precies hetzelfde. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina van onze website: de pixel stopt dan, op de website en op de aanmeldpagina, en de cookies van Meta op ons domein worden verwijderd. De intrekking geldt vanaf dat moment, dus wat daarvoor is verstuurd, blijft rechtmatig.

8. Verwerking met kunstmatige intelligentie en transparantie daarover

De analyses, concepten en antwoorden die het platform oplevert, worden voortgebracht door een systeem voor kunstmatige intelligentie. Wanneer u de chat of een ondersteunde functie gebruikt, communiceert u met een systeem voor kunstmatige intelligentie en niet met een menselijke medewerker. Wij vermelden dat ook in de interface, in lijn met de transparantieverplichting van artikel 50 van Verordening (EU) 2024/1689, die van toepassing is vanaf 2 augustus 2026.

De inhoud die u aanlevert, wordt verwerkt via de API van onze aanbieder van kunstmatige intelligentie (Anthropic) om uw resultaten op te leveren. Op grond van de commerciële voorwaarden die ons gebruik van die API beheersen, wordt de aangeleverde inhoud niet gebruikt om de modellen van de aanbieder te trainen.

Wij gebruiken dezelfde aanbieder ook om de feedback die u ons stuurt te classificeren, zodat een echte regelgevingscorrectie niet tussen de berichten verloren gaat. Het bericht, een kort fragment van de analyse waarop het betrekking heeft en de classificatie worden bewaard, het voorstel dat eruit voortkomt wordt altijd door een mens beoordeeld voordat er iets verandert, en dezelfde contractuele uitsluiting van training is van toepassing.

Onze aanbieder van kunstmatige intelligentie bewaart de doorgestuurde inhoud en de resultaten niet langer dan 30 dagen na ontvangst of aanmaak, behalve gedurende de langere periode die de aanbieder hanteert bij een schending van zijn gebruiksbeleid, voor het opsporen van misbruik, en voor geen enkel ander doel. Wij geven geen toestemming voor verder gebruik.

De resultaten zijn informatief van aard en kunnen fouten bevatten. Zij ondersteunen de beoordeling door een specialist, zij vervangen het oordeel van een gekwalificeerde specialist niet en zij certificeren geen conformiteit. De verantwoordelijkheid voor de conformiteit van een cosmetisch product blijft bij de marktdeelnemer en bij de verantwoordelijke persoon op grond van Verordening (EG) nr. 1223/2009.

9. Geautomatiseerde controles op aankopen en accounts

Zelf passen wij geen profilering op u toe. Als u de pixel van Meta accepteert, kan Meta de stappen die het op onze aanmeldpagina verzamelt, gebruiken voor zijn advertentiediensten, zoals beschreven in artikel 7.14.

Er bestaat een geautomatiseerde controle op de aankoop en die is tot één ding beperkt: een aankoop waarvan de gegevens afwijkend zijn, bijvoorbeeld een ongebruikelijk grote hoeveelheid tegoeden of een account dat wij niet kunnen koppelen, wordt automatisch aangehouden en door een mens beoordeeld voordat de tegoeden worden bijgeschreven. De beslissing om een account op te schorten of een aankoop te weigeren wordt altijd door een mens genomen, nooit door het systeem. U kunt ons vragen de uitkomst te herzien door te schrijven naar info@cosmetifull.com.

De betaling zelf kan ook automatisch worden geweigerd of geblokkeerd door de fraudesystemen van Stripe, volgens de eigen criteria van Stripe. Die beoordeling wordt door Stripe gemaakt, niet door ons. Als een betaling van u wordt geweigerd, kunt u ons schrijven en kunt u zich ook rechtstreeks tot Stripe wenden.

10. Wat er gebeurt als u uw gegevens niet verstrekt

Sommige gegevens zijn vereist door de wet, andere door de overeenkomst:

• Vereist door de belastingwetgeving: bedrijfsnaam of naam, factuuradres en, voor belastingplichtigen, het btw-nummer. Zonder deze gegevens kunnen wij geen factuur uitreiken en kunnen wij u dus geen tegoeden verkopen.
• Vereist door de overeenkomst: e-mailadres en wachtwoord, zonder welke wij geen account kunnen aanmaken of beveiligen.
• Optioneel: al het overige, bijvoorbeeld een extra administratief contactpersoon. Het niet verstrekken daarvan heeft geen ander gevolg dan het verlies van dat gemak.

11. Wie uw gegevens ontvangt

Wij houden de keten van aanbieders kort. De ontvangers vallen uiteen in vier verschillende groepen, en dat verschil is van belang, want zij hebben niet dezelfde plichten jegens u.

11.1 Groep A: verwerkers die op onze instructies handelen (art. 28 AVG)

Wij schakelen geen verwerker in zonder een verwerkersovereenkomst die in overeenstemming is met art. 28 AVG. Elk van de bovengenoemde ontvangers verwerkt de gegevens uitsluitend op onze schriftelijke instructies en mag ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

11.2 Telegram: een intern kanaal, gepresenteerd zoals het is

Wij gebruiken een Telegram-kanaal, strikt intern binnen ons eigen team, om onmiddellijk gewaarschuwd te worden wanneer er een toegangsverzoek voor het platform binnenkomt, ingediend via de presentatiepagina van een van onze diensten dan wel via de inlogpagina van het platform, of wanneer wij feedback, een reactie op feedback, een verzoek om contact over het Enterprise-plan of de bevestiging van de overeenkomst door een auteur van cosmetiLEARN ontvangen. Met ingang van 16 september 2026 bevat elk van deze meldingen alleen een vaste tekst, voor iedereen dezelfde, zonder uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam of de tekst van uw bericht. De details blijven in ons beheerpaneel en, bij toegangsverzoeken en bij verzoeken over het Enterprise-plan, in onze zakelijke e-mailbox. Hetzelfde geldt voor de bevestiging van de overeenkomst door een auteur van cosmetiLEARN (artikel 7.12). De overige meldingen die wij via dit kanaal ontvangen, betreffen de werking van het platform en bevatten geen persoonsgegevens.

Telegram stelt voor bots geen verwerkersovereenkomst beschikbaar. Wij zeggen dat ronduit in plaats van ons te beroepen op een waarborg die wij niet hebben, en dat is de reden waarom wij dit kanaal beperken tot interne meldingen en de inhoud van uw documenten erbuiten houden. Telegram is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd.

11.3 Groep B: ontvangers die zelf bepalen hoe zij de gegevens verwerken

Deze ontvangers bepalen zelf hoe zij de gegevens verwerken die zij ontvangen. Zij treden op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, elk onder een eigen privacyverklaring en eigen wettelijke plichten:

11.4 Stripe: een gemengde rol

Stripe wordt apart behandeld omdat zijn rol gemengd is. Zie artikel 12.

11.5 Meta: gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke, alleen als u toestemt

Als u de pixel van Meta op onze website hebt geaccepteerd, ontvangt Meta Platforms Ireland Limited (Ierland) van uw browser de in artikel 7.14 beschreven stappen. Voor het verzamelen en doorgeven daarvan zijn Meta en ons bedrijf gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (art. 26 AVG); voor het meten van onze advertenties treedt Meta op als onze verwerker volgens zijn Data Processing Terms (art. 28 AVG); voor wat Meta daarna voor eigen doeleinden ermee doet, is Meta zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen Privacybeleid. Als u niet hebt geaccepteerd, ontvangt Meta niets van onze aanmeldpagina.

12. Waarom Stripe een gemengde rol heeft

Stripe vervult een gemengde rol, en wij zeggen dat liever ronduit dan dat wij het vereenvoudigen:

• Stripe is onze verwerker voor het deel waarin het de betaling op onze instructies int en ons de uitkomst meldt.
• Stripe is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor het deel waarin het zelf bepaalt, of waarin de wet voor Stripe bepaalt, wat er met uw gegevens gebeurt. Stripe is een gereglementeerde betaaldienstverlener, die in eigen naam onderworpen is aan regels inzake het voorkomen van witwassen, cliëntidentificatie en betalingsdiensten. Die doeleinden worden door de wet en door Stripe bepaald, niet door ons. Wij kunnen Stripe geen instructies geven over welke gegevens het verzamelt, hoe lang het ze bewaart of aan wie het ze verstrekt.

Stripe ontvangt uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw factuuradres, uw btw-nummer waar van toepassing, en het bedrag en de identificatie van de transactie. Voor het deel waarin Stripe verwerkingsverantwoordelijke is, is het toezenden van uw gegevens aan Stripe een verstrekking tussen twee afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken. Wij zijn geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken met Stripe.

13. Waarom SmartBill verwerker is

SmartBill is het omgekeerde geval, en het is de moeite waard te zeggen waarom.

SmartBill is de software die wij gebruiken om onze factuur uit te reiken. Het ontvangt uw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer omdat wij die eraan doorgeven, het verwerkt ze volgens onze instructies, en het heeft geen eigen beroepsplicht ten aanzien van de inhoud van de factuur. Daarom is het verwerker in de zin van art. 28 AVG, gebonden door een verwerkersovereenkomst.

Onze externe accountant of auditor, die dezelfde stukken ontvangt, is daarentegen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, omdat die rol bij wet is geregeld en de accountant zelf bepaalt wat hij nodig heeft en voor hoe lang.

14. ANAF en e-Factura

Voor klanten van wie de handeling haar plaats van de dienst in Roemenië heeft, wordt de factuur via het nationale systeem RO e-Factura naar de Roemeense belastingdienst doorgestuurd.

ANAF is niet onze leverancier en handelt niet namens ons. Het is een autoriteit die de gegevens op grond van een wettelijke verplichting ontvangt en ze als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Deze doorzending vereist uw toestemming niet en kan niet worden uitgezet. Hetzelfde geldt voor een creditnota die na een terugbetaling wordt uitgereikt.

15. Controle van het btw-nummer (VIES)

Voordat wij de verleggingsregeling wel of niet toepassen, controleren wij het btw-nummer dat u ons opgeeft in VIES, het systeem van de Europese Commissie, voor btw-nummers die in de Europese Unie zijn afgegeven. VIES is een systeem van een instelling van de Unie en de bevraging brengt geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte mee.

Als antwoord ontvangen wij of het nummer geldig is, dan wel dat het systeem geen antwoord kon geven, wat als een afzonderlijke uitkomst wordt vastgelegd, en, waar het systeem die verstrekt, de naam en het adres die bij dat nummer horen. Wij bewaren het bewijs van de controle, met inbegrip van de datum en de uitkomst ervan, als onderliggend stuk bij de btw-behandeling die wij op uw aankoop hebben toegepast.

Voor een eenmanszaak is het btw-nummer een persoonsgegeven, en daarom vermelden wij deze controle, ook al ziet zij eruit als bedrijfsinformatie.

16. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze aanbieders zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd, of behoren tot groepen die dat zijn. Voor elk van hen vermelden wij het land en de waarborg die daadwerkelijk wordt toegepast:

U kunt bij ons een kopie van de waarborgen opvragen door te schrijven naar info@cosmetifull.com.

17. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Verschillende gegevens hebben verschillende bewaartermijnen. Wij hanteren geen enkele algemene formule.

17.1 De boekhoudkundige termijn, uitgelegd

Het Roemeense recht (art. 23 en art. 25 van boekhoudwet nr. 82/1991, zoals gewijzigd bij wet nr. 36/2023, van kracht sinds 15 januari 2023) schrijft voor dat de verplichte boekhoudkundige stukken en de bewijsstukken die daaraan ten grondslag liggen, facturen inbegrepen, moeten worden bewaard gedurende vijf jaar, gerekend vanaf 1 juli van het jaar volgend op het boekjaar waarin zij zijn opgesteld. In de praktijk loopt de termijn voor een in 2026 uitgereikte factuur vanaf 1 juli 2027 en eindigt hij op 30 juni 2032.

Die termijn valt samen met de fiscale verjaringstermijn: op grond van art. 110 van wet nr. 207/2015 (Wetboek van fiscale procedure) vervalt het recht van de belastingdienst om belastingvorderingen vast te stellen na vijf jaar, gerekend vanaf 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de belastingverplichting betrekking heeft. Het getal komt uit de wet, het is geen schatting van ons.

17.2 Het sluiten van uw account wist uw facturen niet

Dit is het punt dat klanten het vaakst verrast, dus zeggen wij het vooraf. Het sluiten van uw account wist uw account, uw analyses en de inhoud die u hebt aangeleverd, volgens het schema in de tabel hierboven. Het wist niet de factuur en de facturatiegegevens die daarachter liggen, die wij moeten bewaren totdat de hierboven genoemde wettelijke termijn is verstreken. Een verzoek om gegevenswissing kan die termijn niet bekorten (art. 17, lid 3, punt b), AVG).

Een verwijdering haalt de gegevens volgens het bovenstaande schema uit de actieve systemen. Back-upkopieën die ze nog bevatten, rouleren binnen 30 dagen, waarna de kopie zelf niet meer bestaat.

18. Beveiliging

Het verkeer loopt over HTTPS en de gegevens worden tijdens het transport versleuteld. Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen: zij worden opgeslagen als een PBKDF2-SHA256-afleiding met een salt per gebruiker en 100.000 iteraties. Elk account ziet alleen de eigen analyses, en bedrijfsaccounts delen uitsluitend onder hun goedgekeurde leden. Administratieve toegang is beperkt tot de personen die deze nodig hebben. Kaartgegevens bereiken onze systemen nooit, zoals artikel 6 uitlegt.

19. Afgeleide kennis: registraties en aggregaten

Terwijl u de diensten gebruikt, bewaren wij registraties van metagegevens van de controles, nooit van inhoud: bijvoorbeeld het type en de ernst van de gevonden kwesties, de wettelijke bepaling waarop zij berusten, de markten, de talen en de score van een analyse, of, bij een productinformatiedossier, welke verplichtingen nog openstaan, als gesloten codes. Elke registratie is gekoppeld aan een eenrichtingscode die van uw e-mailadres is afgeleid, niet aan uw naam, en zij blijft gepseudonimiseerd: het zijn geen anonieme gegevens, dus behandelen wij ze als persoonsgegevens en behoudt u uw rechten erop.

Uit die registraties leiden wij geaggregeerde kennis af, die wij gebruiken om de diensten en onze kennisbank te verbeteren, ook na afloop van de overeenkomst, en, in de toekomst, om op sectorniveau te rapporteren. Een aggregaat wordt alleen gebruikt of vrijgegeven wanneer het ten minste 20 gebeurtenissen en ten minste 5 verschillende accounts omvat. Het wordt uitsluitend gedeeld in een vorm die noch u, noch uw bedrijf, noch uw producten identificeert.

De afgeleide kennis laat originele documenten, recepturen, samenstellingen waaraan een product herkend zou kunnen worden, productnamen en de namen van bedrijven en personen buiten beschouwing. Wat ExpertDesk afleidt uit het gebruik van zijn chat, beschrijft ExpertDesk in zijn eigen privacyverklaring.

U kunt zich met één klik afmelden. In uw accountvoorkeuren staat de schakelaar „Bijdragen aan de kennis van cosmetiFULL” aanvankelijk aan. Zet u hem uit, of schrijft u ons via info@cosmetifull.com, dan leiden wij vanaf dat moment niets meer af uit uw activiteit, kosteloos en zonder gevolg voor de dienst. Wat al deel uitmaakt van een aggregaat, kan daar niet meer van worden gescheiden; bestaande registraties worden losgekoppeld van uw account wanneer het account wordt verwijderd, en u kunt ons vragen ze eerder los te koppelen.

De afgeleide kennis geldt voor gegevens die vanaf 3 oktober 2026 worden gegenereerd. Wat daarvoor is gebeurd, berust op de beschrijving die toen gold en, voor het hergebruik van inhoud, op de schriftelijke toestemmingen die tijdens de bètafase zijn gegeven.

20. Uw rechten

U hebt het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens en daarvan een kopie te verkrijgen;
• gegevens die onjuist of onvolledig zijn te laten rectificeren;
• uw gegevens te laten wissen, binnen de grenzen van artikel 17.2;
• de verwerking te laten beperken in de door de wet bepaalde gevallen;
• overdraagbaarheid van gegevens te verlangen voor de gegevens die u ons hebt verstrekt en die wij via geautomatiseerde procedés verwerken op grond van de overeenkomst of van uw toestemming;
• bezwaar te maken tegen verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, zoals uiteengezet in artikel 21;
• uw toestemming in te trekken die u tijdens de bètafase hebt gegeven voor het in artikel 7.8 beschreven hergebruik van inhoud, en uw toestemming voor de in artikel 7.14 beschreven pixel van Meta via Cookie-instellingen onderaan elke pagina van onze website, te allen tijde en zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden;
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@cosmetifull.com. Wij antwoorden binnen de termijnen die de AVG stelt, in de regel binnen een maand. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Roemeense ANSPDCP (Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Boekarest, dataprotection.ro). U kunt zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt.

Als uw verzoek gegevens betreft die staan in een document dat door een van onze klanten is aangeleverd, legt artikel 4 uit wat wij ermee doen.

21. Uw recht van bezwaar

Dit recht wordt apart uiteengezet, omdat het uw aandacht verdient.

Waar wij uw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang (de artikelen 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12 en, alleen voor de vingerafdruk tegen herhaalde verzending, 7.13), hebt u te allen tijde het recht om bezwaar te maken vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen. Schrijf naar info@cosmetifull.com, vermeld tegen welke verwerking u bezwaar maakt en waarom. Wij staken die verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij wij de gegevens nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Twee eerlijke verduidelijkingen:

• een bezwaar kan geen gegevens verwijderen die wij op grond van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen uit artikel 7.2 en artikel 17 moeten bewaren;
• fraudepreventie op de betaling zelf wordt door Stripe als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke uitgevoerd, dus een bezwaar dat aan ons is gericht kan de eigen controles van Stripe niet uitzetten. Op dat punt kunt u zich rechtstreeks tot Stripe wenden.

22. Als u consument bent

Dit artikel geldt alleen voor natuurlijke personen die kopen voor doeleinden buiten hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit. Het komt bovenop de rest van deze privacyverklaring en gaat daar bij tegenstrijdigheid voor.

• Wij vragen u minder facturatiegegevens. Voor een aankoop door een consument hebben wij uw naam en uw factuuradres nodig. Wij vragen niet om een btw-nummer.
• Wij vragen niet om uw Roemeense persoonlijke identificatienummer (CNP) en wij bewaren het niet. De factuur wordt met uw naam en adres uitgereikt. Waar het systeem e-Factura een code voor de begunstigde verlangt en u zich niet met een fiscaal nummer identificeert, wordt de generieke code gebruikt die de technische specificaties van ANAF voorzien. Wij hebben die keuze bewust gemaakt, om de gegevensverzameling tot het minimum te beperken.
• Wij bewaren de vastlegging van uw herroepingsrecht. Wij bewaren de vastlegging van het uitdrukkelijke verzoek om onmiddellijke uitvoering en van de erkenning die u bij het afrekenen hebt gegeven, en de vastlegging van een eventuele herroepingsverklaring die u ons stuurt, omdat de wet verlangt dat wij kunnen bewijzen dat de informatie is verstrekt. Die vastlegging volgt de boekhoudkundige bewaartermijn.
• Terugbetalingen. Herroept u binnen 14 dagen na de aankoop, dan verwerken wij de terugbetaling van de tegoeden die u niet hebt verbruikt. De persoonsgegevens die voor die handeling worden gebruikt (aankoopgegevens, transactie-identificatie, terugbetalingsidentificatie) worden verwerkt om de overeenkomst uit te voeren, art. 6, lid 1, punt b), AVG, en de creditnota die daarop volgt valt onder de boekhoudkundige verplichtingen van artikel 7.2.
• Klachten. U kunt een klacht indienen bij de Roemeense ANSPDCP of bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont.

23. Cookies en lokale opslag

Het platform gebruikt op uw apparaat uitsluitend strikt noodzakelijke technische opslag: het sessietoken dat u ingelogd houdt, uw e-mailadres en bedrijfsnaam zodat de interface die kan tonen zonder een nieuw verzoek, een vastlegging dat u de juridische kennisgevingen hebt gezien, en voorkeuren zoals taal, thema en de manier waarop uw archief wordt weergegeven. De enige uitzondering hangt van u af: als u de pixel van Meta op onze website hebt geaccepteerd, leest onze aanmeldpagina dat antwoord en laadt zij de pixel, die dan op uw apparaat opslaat wat hieronder is beschreven (artikel 7.14).

Vijf van die elementen zijn cookies, en die plaatsen wij zelf:

PIFBuilder vermeldt zijn cookie, en wat het in de lokale opslag van de browser bewaart, ook in zijn eigen privacyverklaring.

Drie andere cookies hebben met de pixel van Meta te maken (artikel 7.14). De eerste plaatst onze website wanneer u het venster beantwoordt, en onze aanmeldpagina leest hem; de andere twee plaatst de pixel van Meta, op ons domein, alleen als u hebt geaccepteerd:

Met elke stap kan uw browser Meta ook de cookies meesturen die Meta op facebook.com plaatst, en zo herkent Meta uw account. De pixel van Meta kan ook enkele vermeldingen in de lokale opslag van de browser op ons domein schrijven, bijvoorbeeld `lastExternalReferrer`, dat noteert of u van Facebook, van Instagram of van een andere site kwam. Als u uw toestemming intrekt, stopt de pixel en worden `_fbp` en `_fbc` verwijderd; die vermeldingen in de lokale opslag worden niet meer gelezen of verstuurd, en verdwijnen als u de gegevens van de site wist.

Onze infrastructuuraanbieder plaatst er vandaag geen enkele, en dat hebben wij niet aangenomen: wij hebben het gemeten. Op 23 augustus 2026 hebben wij de vier publiek toegankelijke omgevingen met een echte browser geopend (de applicatie LabelCheck, de presentatiepagina daarvan, ExpertDesk en de website) en de aanwezige cookies geteld: nul, op alle vier. Zetten wij op een dag een functie van Cloudflare aan die er wel een plaatst (botdetectie bijvoorbeeld), dan zal deze tabel dat vermelden voordat het gebeurt.

In de lokale opslag van de browser, die geen cookie is en niet met verzoeken meereist, bewaren wij het token dat u ingelogd houdt in de applicatie, uw e-mailadres, uw bedrijfsnaam, uw taal en uw thema. Dat alles verdwijnt als u de gegevens van de site wist. In cosmetiLEARN bewaren wij daar alleen uw taal, uw thema en waar u de assistent het liefst hebt, naast de pagina of in een paneel: nooit iets wat u hebt geschreven, en nooit het gesprek.

Afgezien van de pixel van Meta, die alleen met uw toestemming draait zoals hierboven beschreven, gebruiken wij geen advertentiecookies, geen analyse door derden en geen tracking over websites heen; de campagne die wordt vermeld in een link die u volgt, wordt alleen vastgelegd zoals beschreven in artikel 5.1. De eigen cookies van het platform zijn strikt noodzakelijk en vrijgesteld van toestemming op grond van art. 4, lid 6, van wet nr. 506/2004, en daarom toont het platform geen eigen cookiebanner: de enige keuze die u maakt, gaat over de pixel van Meta, en die maakt u op onze website, waar u die altijd kunt wijzigen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Deze conclusie houdt alleen stand zolang de eerste tabel hierboven niets bevat dat verder gaat dan het strikt noodzakelijke.

De betaalpagina wordt door Stripe op het eigen domein van Stripe gehost. Elke opslag of uitlezing van informatie op uw apparaat die op die pagina plaatsvindt, gebeurt door Stripe onder de eigen privacyverklaring van Stripe, en valt buiten onze pagina's.

24. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wijzigen wij deze privacyverklaring, dan werken wij de datum bovenaan bij, en bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u binnen het platform op de hoogte. Betreft een wijziging een nieuw doel of een nieuwe ontvanger, dan informeren wij u voordat die verwerking begint, niet achteraf. De afgeleide kennis (artikel 19) geldt alleen voor gegevens die vanaf 3 oktober 2026 worden gegenereerd.

Deze privacyverklaring, in de versie die op dat moment van kracht is, geldt voor elke aankoop die op het platform wordt gedaan.

Nicodemo & Signa Company Srl · Strada Lucian Blaga nr. 21, ap. 16, 310023 Arad, Roemenië · CUI RO15617609 · Reg. J02/809/2003 · info@cosmetifull.com

Algemene voorwaarden

Verwerkersovereenkomst van cosmetiFULL